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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali

 

TeamSystem S.p.A. (nel seguito "TeamSystem"), in qualità di titolare del trattamento vi informa, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali ("GDPR") di quanto segue.

 

Indice

1. Titolare del trattamento e responsabile per la protezione dei dati
2. Tipologia di dati trattati
3. Finalità e base giuridica del trattamento
4. Modalità del trattamento
5. Conservazione dei Dati
6. Comunicazione, diffusione e trasferimento dei Dati
7. Quali sono i diritti dell'Interessato

 

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
Il titolare del trattamento, cioè chi assume le decisioni in merito alle modalità e alle finalità del trattamento, è TeamSystem S.p.A., con sede legale in Pesaro (PU), Via Sandro Pertini 8, CF e P. IVA 01035310414. Il Responsabile per la protezione dei dati, che è la figura incaricata della sorveglianza circa l'osservanza della normativa in materia di protezione dei dati personali può essere contattato all'indirizzo email privacy@teamsystem.com ovvero scrivendo alla sede di Teamsystem.

 

2. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
Teamsystem mantiene un proprio Elenco dei fornitori, con i quali ha intrattenuto rapporti contrattuali, e dei fornitori con i quali intende avviare un rapporto di fornitura (di seguito i "Fornitori").

 

TeamSystem potrà pertanto trattare i dati che saranno comunicati in occasione del processo di selezione dei Fornitori mediante la compilazione del questionario di qualificazione necessario per valutare il possesso dei requisiti di capacità e idoneità richieste dal proprio Manuale di Qualificazione dei Fornitori. Inoltre, Teamsystem potrà raccogliere ulteriori informazioni al momento della sottoscrizione del Contratto e, successivamente, in occasione dell'esecuzione del Contratto.

 

I dati personali che TeamSystem raccoglie in relazione alla gestione del rapporto contrattuale e nelle eventuali fasi precontrattuali possono essere forniti

 

a) direttamente dall'interessato, qualora il Fornitore sia una persona fisica o una ditta individuale; oppure

 

b) dal Fornitore, ove gli interessati siano referenti interni al Fornitore addetti alla gestione del Contratto, nonché figure che ricoprono determinate funzioni o qualifiche, quali ruoli apicali nell'ambito dell'organizzazione aziendale del Fornitore, ivi ricompresi il presidente, l'amministratore delegato/unico, il procuratore, il legale rappresentante.

 

Alcune informazioni, relative ad esempio ai rappresentanti e procuratori, sono acquisite e/o verificate anche presso fonti pubbliche, ad esempio presso la Camera di Commercio, i servizi di informazione commerciale o gli albi pubblici.

 

I dati personali trattati da TeamSystem possono essere, in via esemplificativa e non esaustiva, i nominativi, le qualifiche, i numeri di telefono, codice fiscale, dati contenuti nei documenti identificativi, dati di pagamento e bancari, eventualmente la ragione sociale e gli indirizzi di posta elettronica. Inoltre potranno essere raccolte informazioni sulla regolarità contributiva e retributiva del Fornitore nei confronti del proprio personale e sul possesso di specifiche autorizzazioni, permessi e licenze da parte del Fornitore, che possono incidentalmente ricomprendere informazioni relative a persone fisiche.

 

Con riferimento a taluni interessati, quali soci persone fisiche, legali rappresentanti, amministratori e procuratori, Teamsystem potrà raccogliere dati relativi a condanne penali, reati o a connesse misure di sicurezza, quali informazioni sull'esistenza di provvedimenti di condanna (anche non definitivi) o sulla pendenza di procedimenti penali per responsabilità dell'ente derivante da reato ai sensi del D.lgs. 231/2001, e informazioni sull'esistenza di misure di prevenzione in materia di contrasto alla criminalità mafiosa.

 

3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati è effettuato da Teamsystem nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all'instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali, ivi incluso la gestione del rapporto precontrattuale. In particolare, i dati forniti dagli interessati saranno oggetto di trattamento, prevalentemente mediante strumenti informatici, per le seguenti finalità:

 

a) procedere alla selezione dei Fornitori, conformemente al processo di qualificazione dei Fornitori previsto dal relativo Manuale e delle norme contenute nel Modello Organizzativo, di Gestione e di Controllo nonché nel Codice Etico adottati da Teamsystem. Il conferimento dei dati è essenziale allo svolgimento del processo di selezione dei Fornitori e non richiede il consenso dell'interessato. La base giuridica del trattamento si individua alternativamente nell'esecuzione degli obblighi normativi derivanti dal D.lgs. 231/2001, che impone l'adozione di un Modello Organizzativo e l'ottemperanza delle sue prescrizioni, e del D.lgs. 165/2001. Limitatamente alle verifiche sull'adempimento degli obblighi retributivi, contributivi e fiscali da parte del Fornitore, la base giuridica si individua nel legittimo interesse di Teamsystem a non incorrere in ipotesi di responsabilità solidale introdotte dalla normativa.

 

b) eseguire gli obblighi strettamente connessi all'instaurazione, gestione e all'esecuzione del Contratto, tra cui la gestione amministrativa e contabile dei contratti, la gestione dei pagamenti e delle fatture. Il conferimento dei dati per tali attività è essenziale per la corretta instaurazione e gestione del Contratto e non necessita del consenso dell'interessato. La base giuridica del trattamento si individua nella esecuzione del contratto e delle relative misure precontrattuali.

 

c) adempiere agli obblighi derivanti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria per esempio in materia fiscale e contabile, per cui il conferimento dei dati è obbligatorio e il trattamento non necessita del consenso dell'interessato. La base giuridica si individua nel rispetto degli obblighi derivanti dalla vigente normativa.

 

4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati saranno trattati dalla Società con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza dell'interessato tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

 

5. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati necessari alla realizzazione delle finalità di cui alla presente informativa saranno conservati da TeamSystem per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono raccolti e comunque per un tempo non superiore a 10 anni successivi alla cessazione del rapporto esistente con il Fornitore in ottemperanza agli obblighi civili e fiscali imposti dalla normativa vigente.

 

6. COMUNICAZIONE, DIFFUSIONE E TRASFERIMENTO DEI DATI

I dati saranno trattati, nei limiti di quanto necessario, dal personale autorizzato, adeguatamente istruito e formato, di TeamSystem, nonché dal personale dei soggetti terzi che prestano servizi a TeamSystem ed effettuano trattamenti di dati per conto e su istruzione di quest'ultimo quali responsabili del trattamento. Si tratta di coloro che forniscono servizi informatici (es. hosting provider) e società terze, ivi incluse società del Gruppo TeamSystem. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta al Responsabile per la Protezione dei dati.

 

Nello svolgimento delle proprie attività ordinarie aziendali i dati potranno essere comunicati a soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere da TeamSystem, consulenti e liberi professionisti nel contesto di servizi di assistenza fiscale, giudiziale e in caso di operazioni societarie per cui si renda necessario valutare gli asset aziendali, banche per la gestione dei pagamenti e altre società del Gruppo TeamSystem ove ciò sia necessario ai fini di coordinamento e di controllo di Gruppo, enti e amministrazioni pubbliche, ivi incluse autorità fiscali ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all'adempimento di obblighi legali, o per l'espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali a clienti e/o fornitori di TeamSystem, ad esempio qualora debbano collaborare con tali soggetti ai fini della prestazione dei servizi.

 

I dati non saranno in alcun caso diffusi né saranno generalmente trasferiti fuori dall'Unione Europea. Tuttavia, per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione del terzo con cui i dati potranno essere condivisi, secondo quanto sopra descritto, alcuni dati possono sono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo verso paesi che offrono una protezione adeguata ma anche in Paesi terzi la cui legislazione non garantisce un livello di protezione adeguato. Nei casi in cui il Paese terzo non offre una protezione adeguata TeamSystem si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia adeguati, anche di carattere contrattuale, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo (si potrà richiedere copia degli impegni assunti dai terzi nel contesto di tali clausole mediante richiesta da inviarsi al Responsabile della Protezione dei Dati).

 

 

7. QUALI SONO I DIRITTI DELL'INTERESSATO
L'interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-21), ivi inclusi:

 

• ricevere conferma dell’esistenza dei dati e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);

 

• aggiornare, modificare e/o correggere i dati (diritto di rettifica);

 

• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all'oblio e diritto alla limitazione);

 

• opporsi al trattamento (diritto di opposizione);

 

• ricevere copia in formato elettronico dei dati che lo riguardano come interessato, quando tali dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

 

Per esercitare tali diritti l'interessato dovrà rivolgersi al Responsabile per della Protezione dei Dati, che è contattabile inviando una richiesta all'indirizzo privacy@teamsystem.com, oppure indirizzando la comunicazione via posta a:

TeamSystem S.p.A.
Via Sandro Pertini 88
61122 - Pesaro
c.a.: Responsabile della Protezione dei Dati
Nel contattarci, dovrà accertarsi di includere il proprio nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la sua richiesta possa essere gestita correttamente.

 

 

Qualora l'interessato ritenga che vi sia stata una violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali, potrà proporre reclamo all'autorità di controllo nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo in cui si è verificata la presunta violazione.