Verbale di assemblea di un’associazione: cos’è e come si scrive

Alla base delle associazioni vi è il principio di democraticità: ogni socio maggiorenne in regola con le quote associative può prendere parte alla vita associativa, e quindi partecipare alle assemblee indette dall’Ente, votare l’approvazione del bilancio, candidarsi per ricoprire il ruolo di membro degli organi direttivi e votare per la loro elezione. L’assemblea può essere convocata dal consiglio direttivo oppure dagli stessi soci, mediante un avviso di almeno 10 giorni, o di 15 giorni in caso di assemblea straordinaria.

Al fine di testimoniare la corretta gestione dell’Ente, nel pieno rispetto del principio democratico, l’associazione è tenuta a compilare e successivamente a conservare i verbali delle singole assemblee dei soci e del consiglio direttivo. Ma cos’è, nel concreto, il verbale dell’assemblea di un’associazione? In quali casi è obbligatorio, e quali elementi deve contenere?

Cos’è il verbale di assemblea di un’associazione?

Il verbale di assemblea di un’associazione è il resoconto completo, sintetico ma dettagliato, dell’assemblea dei soci o del consiglio direttivo, che riporta quindi tutte le informazioni fondamentali sulla data di convocazione, sulle persone presenti, sui temi trattati e sulle decisioni prese. Di seguito vedremo in quali casi il verbale deve essere obbligatoriamente compilato e quali informazioni precise devono essere inserite per essere ritenuto valido e completo.

Chi redige il verbale dell’assemblea dell’associazione

Il responsabile della compilazione del verbale dell’assemblea è il segretario dell’associazione. Ma se la responsabilità della creazione del documento è tutta sulle sue spalle, va sottolineato che il presidente dell’assemblea è obbligato a controllare il verbale per poi apporre in calce la propria firma, insieme per l’appunto a quella del segretario stesso. È sempre buona norma leggere il verbale anche a tutti i presenti prima di procedere con le firme.

Quando il verbale delle assemblee dell’associazione è obbligatorio

Il verbale assemblea di un’associazione è un documento obbligatorio da produrre in tutti i casi in cui l’assemblea stessa viene convocata in sede ordinaria per:

• eleggere il consiglio direttivo e il presidente
• rinnovare le cariche sociali
• decidere il trasferimento della sede dell’associazione
• approvare il bilancio annuale o il rendiconto economico e finanziario
• stabilire il programma annuale delle attività
• approvare i regolamenti dell’associazione
• deliberare su argomenti portati all’attenzione dal consiglio direttivo oppure riservati – così come indicato dalle normative in vigore o dallo statuto – alla decisione dell’assemblea.

Il verbale dell’assemblea di un’associazione è inoltre obbligatorio nel caso in cui la stessa venga convocata in sede straordinaria per:

• modificare lo statuto dell’Ente
• deliberare sull’eventuale scioglimento dell’associazione
• deliberare sull’eventuale fusione, incorporazione o scissione con altre strutture associative
• deliberare su altri temi previsti dalla legge.

Come redigere un verbale di assemblea associazione: le informazioni da inserire

Ancora prima di spiegare quali sono le informazioni che devono essere obbligatoriamente presenti nel verbale dell’assemblea dei soci e del consiglio direttivo, è bene sottolineare il fatto che tali verbali devono essere successivamente conservati, insieme ai libri sociali obbligatori, presso la sede dell’Ente, e che debbono essere resi disponibili a chiunque (legittimato) ne faccia richiesta. Con Terzo Settore in Cloud, il software gestionale per ETS sviluppato da TeamSystem, gestire e archiviare i verbali diventa più semplice e più sicuro, grazie alle apposite funzioni dedicate a verbali e libri sociali.

Come redigere il verbale dell’assemblea dei soci

Detto questo, ogni verbale delle assemblee dei soci deve contenere:

• la data della riunione e il luogo
• Il titolo del verbale (ad esempio: “Verbale dell’assemblea dei soci del 10/09/2023”)
• il nome dell’associazione e l’ordine del giorno
• il nome di chi assume la presidenza della riunione e il nome del segretario
• le informazioni relative agli associati presenti e agli associati che, pur non presenti, hanno conferito una delega per il voto, con attestazione del raggiungimento del numero legale minimo per considerare l’incontro valido
• il resoconto vero e proprio dell’assemblea, con la sintesi delle discussioni relative a ogni singolo punto dell’ordine del giorno
• la sintesi degli eventuali interventi dei presenti
• la descrizione della votazione con i risultati
• le firme del segretario e del presidente (che vanno apposte dopo che il verbale è stato letto ai partecipanti).

Come redigere il verbale dell’assemblea del consiglio direttivo

Al pari dei verbali delle assemblee dei soci, il verbale del consiglio direttivo di un’associazione deve contenere:

• La data della riunione e il luogo dell’incontro
• Il titolo del verbale
• Il nome dei consiglieri partecipanti
• I punti all’ordine del giorno
• La sintesi delle discussioni
• La descrizione delle votazioni e i risultati (voti pro e contro).

Ora che abbiamo visto come si scrive il verbale di un’assemblea di un’associazione, possiamo notare come struttura del verbale sia piuttosto semplice. Tuttavia, essa è anche variabile, in base all’ordine del giorno e alle discussioni effettuate di volta in volta. Ecco che allora non può esistere un unico modello di verbale dell’assemblea di un’associazione, con riferimenti diversi tra i differenti tipi di riunioni (per il rinnovo delle cariche sociali, per la modifica dello statuto, per lo scioglimento dell’associazione e via dicendo).