Rimborso spese ai volontari: istruzioni per l’uso

I volontari e le volontarie non possono ricevere alcuna forma di retribuzione. Via libera, invece, al rimborso delle spese sostenute: modalità di rendicontazione e regole da seguire.

All’interno degli Enti del Terzo Settore (ETS), il volontario è colui che presta la propria attività in modo personale, spontaneo e gratuito, esclusivamente per fini di solidarietà, in conformità con quanto previsto dal decreto legislativo n. 117 del 2017.

È fondamentale sottolineare che tale impegno deve essere privo di qualsiasi vincolo di subordinazione o remunerazione: la normativa vigente vieta categoricamente l’erogazione di qualsiasi forma di compenso, anche indiretto, in favore dei volontari.

A chi si impegna volontariamente, però, possono essere riconosciuti dei rimborsi spese, tenendo conto di precise regole imposte dalla normativa.

Rimborso ai volontari: quali sono le regole?

Il volontario o la volontaria è una persona che svolge attività in favore della comunità e del bene comune, anche tramite un Ente del Terzo Settore, e mette a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità senza fini di lucro, esclusivamente per fini di solidarietà.

Gli Enti del Terzo Settore possono contare sull’impegno volontario e devono inserire in un apposito registro coloro che contribuiscono alle attività in maniera non occasionale senza, però, ricevere alcuna retribuzione.

Nonostante il principio di gratuità stabilito dalla normativa, è consentito agli enti il rimborso delle spese effettivamente sostenute dal volontario, entro i limiti e le condizioni stabiliti dall’ente stesso. Le regole da seguire sono rintracciabili nell’art. 17 del D.Lgs. n. 117/2017.

La norma prevede per gli enti del Terzo settore la possibilità di corrispondere l’importo sostenuto dai volontari in funzione dello svolgimento dell’attività tipica dell’ente, oltre che a fronte della presentazione di documenti giustificativi, anche attraverso la presentazione di un’autocertificazione. In questo caso si devono rispettare due soglie prestabilite:

• 10 euro giornalieri;
• 150 euro mensili.

Questa procedura non può essere applicata indiscriminatamente: richiede una preventiva delibera dell’organo sociale competente, che deve definire analiticamente le tipologie di spese rimborsabili e le specifiche attività di volontariato per le quali è consentita tale modalità.

Rimborso ai volontari: le istruzioni per la modalità autocertificata

Gli Enti del Terzo Settore possono, quindi, avvalersi di due modalità di rendicontazione: la presentazione dei documenti giustificativi originali o l’autocertificazione.

In ogni caso non si può mai procedere con un rimborso forfettario. Il volontario o la volontaria, tramite la dichiarazione redatta ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 attesta l’effettivo sostenimento della spesa nell’esercizio delle mansioni istituzionali.

Resta in capo alla persona stessa l’obbligo di conservare la documentazione probatoria a supporto delle spese sostenute, la quale dovrà essere esibita in caso di eventuali verifiche.

Ai fini della corretta applicazione di tale disciplina, l’organo di amministrazione dell’ETS deve preventivamente approvare le attività ammesse a rimborso e stabilire i massimali, sempre nel rispetto del limite di 150 euro mensili.

L’assenza di una delibera preventiva che identifichi le attività e le relative spese ammissibili preclude la possibilità di procedere con il rimborso. Inoltre, il modulo di autocertificazione, debitamente sottoscritto dal volontario, deve essere acquisito dall’ente, che è tenuto a verificare l’effettiva disponibilità del volontario a produrre i giustificativi di spesa in caso di controllo.

Rimborso ai volontari: la checklist operativa

Riepilogando, l’ente deve procedere considerando diversi passaggi. Prima di tutto è necessario che l’ente stabilisca il perimetro dei rimborsi che possono essere riconosciuti a volontari e volontarie.

In caso di autocertificazione, bisogna verificare sempre le soglie dei 10 euro giornalieri e dei 150 euro mensili. Al momento della rendicontazione è possibile procedere tramite la presentazione dei documenti giustificativi originali o, in alternativa, mediante autocertificazione.

In questo caso, l’ETS deve acquisire e conservare formalmente il modulo di autocertificazione sottoscritto dal volontario.

Chi, invece, presta l’attività deve sempre conservare i giustificativi di spesa per eventuali verifiche.