Come gestire l’onboarding dei dipendenti e la firma del contratto

L’onboarding dei dipendenti, ovvero il processo di inserimento di un lavoratore in azienda, rappresenta una fase cruciale per imprese e studi professionali, influenzando sin dal primo giorno l’integrazione, la produttività e l’efficienza operativa. Una gestione efficace di questa fase non solo accelera l’integrazione dei nuovi assunti, ma contribuisce anche a consolidare il loro senso di appartenenza al gruppo. Tuttavia, tra le principali sfide di questa fase rientra la gestione documentale, che richiede la firma del contratto, policy aziendali e altri documenti in modo rapido, sicuro e conforme alle normative. In questo contesto, la firma elettronica rappresenta una soluzione strategica per semplificare e velocizzare i processi, eliminando la necessità di documenti cartacei e riducendo tempi e costi burocratici. Scopriamo come e quali sono i benefici derivanti dall’adozione della firma elettronica nell’onboarding.

Onboarding dei dipendenti: l’importanza per aziende e studi professionali

Un processo di onboarding ben strutturato è fondamentale per garantire che i nuovi dipendenti si integrino rapidamente nella cultura aziendale, soprattutto in un panorama lavorativo in continua evoluzione, dove la rapidità di adattamento è essenziale. Un onboarding efficace aiuta i nuovi arrivati ad ambientarsi, acquisire le competenze necessarie e contribuire sin da subito al successo dell’azienda migliorando la produttività e riducendo il tasso di turnover. L’inserimento di un nuovo lavoratore in azienda, inoltre, comporta costi e risorse da non sottovalutare: per questa ragione, favorire rapidamente la sua integrazione diventa una priorità.

In assenza di un corretto processo di onboarding il nuovo assunto potrebbe non riuscire a integrarsi nel gruppo e potrebbe abbandonare precocemente il posto di lavoro, eventualità che vanificherebbe tutti gli sforzi compiuti in precedenza per selezionare la risorsa, formarla e assumerla.

Ma quali sono le criticità più comuni di questa fase? Tra le sfide più significative rientrano:

• gestione documentale – l’uso, la condivisione e la compilazione di moduli cartacei o la verifica manuale dei documenti può causare ritardi e aumentare il rischio di errori;
• formazione adeguata – per facilitare l’inserimento dei nuovi dipendenti in azienda è fondamentale fornire una formazione completa sulle procedure e le principali tecnologie aziendali. Sessioni di formazione particolarmente lunghe e poco chiare soprattutto se basate sulla condivisione di documenti scritti, rischiano di non creare il giusto coinvolgimento e rallentarne l’integrazione;
• comunicazione efficace – la mancanza di informazioni chiare e l’assenza di comunicazioni tempestive può generare confusione e smarrimento nei nuovi dipendenti, con la conseguenza in alcuni casi di un turnover precoce;
• problemi di sicurezza, gestione dei dati e conformità normativa.

La migliore strategia di onboarding dei dipendenti

Durante le attività di onboarding ci si ritroverà a dover gestire una mole importante di documenti: dalla creazione di annunci alla compilazione e archiviazione sicura, efficiente e conforme alle normative di CV, candidature, moduli di assunzione e contratti. La gestione tradizionale di questi documenti, soprattutto in presenza di un elevato numero di assunzioni, rischia di diventare particolarmente laboriosa e problematica.

Basta pensare a tutta la serie di documenti cartacei che i dipendenti devono firmare come contratti di lavoro, accordi di riservatezza, policy aziendali, moduli fiscali e previdenziali, etc.

È evidente come una gestione cartacea dei documenti presenti una serie di limiti.

• Rischio di perdita o violazione: i documenti cartacei sono esposti più facilmente a violazioni, furti, smarrimento o accessi non autorizzati. Diventa quindi più complicato assicurarne la compliance normativa al GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali.
• Rischio deterioramento: incidenti di vario tipo come allagamenti, incendi, infiltrazioni d’acqua, naturale usura del tempo possono creare danni fisici o degradarne carta e inchiostro.
• Scarsa tracciabilità: è difficile monitorare lo stato e l’avanzamento delle attività relative ai documenti.
• Inefficienza e lentezza: tempi lunghi per la raccolta delle firme.
• Costi elevati per la stampa e l’archiviazione, pensiamo alle spese sostenute per affittare i magazzini in cui custodire gli archivi cartacei.

In questo contesto la dematerializzazione, ovvero il passaggio dal cartaceo al formato elettronico, gioca un ruolo fondamentale nel semplificare e ottimizzare le attività di onboarding dei dipendenti. L’automazione dell’onboarding garantisce conformità normativa e sicurezza, offre strumenti per la verifica digitale dei documenti, velocizza i processi di accoglienza e integrazione, aumentando così l’efficienza e il coinvolgimento dei nuovi assunti.

Onboarding dei dipendenti e firma elettronica: un connubio vincente

Durante la fase di onboarding dei dipendenti vengono richieste firme e autenticazioni da parte dei candidati e del management aziendale. In questo caso una gestione documentale automatizzata mette a disposizione strumenti che consentono la verifica digitale dei documenti, riducendo tempi e costi invece imposti dal formato cartaceo. Un esempio è l’impiego della firma elettronica, uno strumento elettronico che consente di autenticare un documento informatico in modo sicuro, garantendone l’integrità, l’autenticità e la validità legale. Sostituisce la firma autografa nei documenti cartacei e si basa su un sistema di crittografia che permette di associare in maniera univoca il firmatario al documento stesso impedendo che lo stesso possa essere modificato dopo la firma.

L’integrazione nell’onboarding della firma elettronica aiuta aziende e studi professionali a gestire meglio i contratti e ottimizzare l’intero flusso di lavoro.

I principali vantaggi derivanti dal suo utilizzo sono i seguenti.

• Rapidità: i documenti possono essere firmati da remoto, in qualsiasi posto ci si trovi e restituiti in tempi molto più rapidi rispetto ai metodi tradizionali.
• Sicurezza: la protezione dei dati non è più un’utopia, ma una certezza. La crittografia a doppia chiave (pubblica/privata) rende la firma elettronica inviolabile e protegge i documenti da frodi e alterazioni.
• Conformità: garantisce la conformità con le normative vigenti e la certezza che ogni documento firmato digitalmente sia sicuro e legalmente valido. Assicura così che ogni firma sia autentica e ottimizza i processi aziendali, rendendo ogni operazione più veloce e sicura.
• Riduzione dei costi e semplificazione dei processi. L’adozione della firma elettronica consente infatti di:
  • eliminare i costi di stampa e spedizione;
  • ridurre gli spostamenti e il tempo dedicato alla gestione dei documenti cartacei;
  • semplificare l’archiviazione e il recupero dei documenti.

Per firmare i documenti, dunque, i nuovi dipendenti non dovranno più recarsi in azienda, ma potranno farlo da remoto, in modo pratico e veloce.

Applicazioni pratiche nell’attività di onboarding dipendenti

Le esigenze di onboarding variano in base al contesto. Ad esempio, in un’azienda dove spesso si gestisce un volume elevato di assunzioni, ci sarà bisogno di processi strutturati spesso gestiti dal dipartimento HR, che coinvolge la registrazione di nuovi dipendenti nei sistemi aziendali, la loro formazione e la loro integrazione nella cultura aziendale. In questo contesto, la firma elettronica può essere utilizzata per la firma di contratti, la sottoscrizione di policy interne e altri documenti necessari per l’ingresso del nuovo dipendente in azienda come: moduli per la scelta del fondo pensione integrativa, moduli relativi alla formazione sulla sicurezza o per la dichiarazione di presa visione di regolamenti aziendali, etc.

In uno studio professionale, invece, l’onboarding può essere più agile e focalizzato sulla collaborazione tra i professionisti e i loro clienti. In questo caso, la firma elettronica può essere utilizzata per la sottoscrizione di contratti con nuovi clienti, l’archiviazione elettronica, per la gestione di accordi di collaborazione con altri studi o per la gestione di dichiarazioni fiscali e documentazione contabile.

In entrambi i casi, la firma elettronica offre una soluzione flessibile e adattabile alle diverse necessità. Vediamo ora in quali scenari può essere utilizzata:

• assunzioni – in questo caso la firma elettronica viene usata per permettere di inviare il contratto al candidato e farlo firmare elettronicamente preservandone il valore legale;
• collaborazioni occasionali – per formalizzare accordi con freelance o consulenti esterni;
• stage e tirocini – per firmare la documentazione necessaria all’inserimento di stagisti;
• sottoscrizione di policy aziendali, di lettere di accettazione delle dotazioni, di certificazioni e attestati di partecipazione ai corsi di formazione e-learning.

TeamSystem Signature: il software che semplifica l’onboarding

Team System Signature è la soluzione all’avanguardia per rispondere alle esigenze di onboarding di studi professionali e aziende.

Il software di firma elettronica pensato da TeamSystem per velocizzare tutte le operazioni consente di firmare elettronicamente i documenti senza doversi recare fisicamente in sede, ottimizza i flussi di lavoro e garantisce un’esperienza fluida e sicura per nuovi dipendenti e collaboratori. La gestione documentale diventa più agile e immediata grazie alla possibilità di consultare rapidamente i documenti da firmare, etichettarli per tipologia, sollecitare l’eventuale firma, archiviarli a norma (secondo quanto previsto dalla legge), visualizzare lo stato dei documenti in sottoscrizione, creare una rubrica firmatari, caricare documenti dall’esterno e impostare diversi livelli di permesso per chi opera nel software.