Firma digitale

Firma digitale: cos'è, come fare e come funziona con TeamSystem

Una delle novità degli ultimi anni è la firma digitale. Una soluzione che consente di firmare documenti in formato elettronico e  garantire autenticità dell’autore e l’integrità del contenuto. Ma cos’è e come funziona questo sistema di sicurezza?

Alla base vi è l’uso di un sistema crittografico a doppia chiave. Abbiamo cioè una chiave privata e una  pubblica che consentono di firmare e verificare la firma elettronica di un documento. Per cosa si usa? Per esempio per  la sottoscrizione di contratti, documenti e atti tanto nel privato quanto  nella Pubblica Amministrazione.

Cos’è la firma digitale e come funziona

La firma digitale si fonda su un sistema di chiavi crittografiche. Queste vanno a integrare e sostituire sigilli, timbri, contrassegni e marchi previsti dalla normativa.

In termini più semplici? Non è che l’evoluzione della firma autografa. In ambito digitale, quest’ultima non è utilizzabile per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti. Viceversa, la firma digitale, avvalendosi di un sistema di crittografia a chiave pubblica, garantisce l’autenticità dell’autore e l’integrità del contenuto.

Per utilizzare la firma digitale è necessario disporre di una chiave pubblica e di una privata. La prima viene fornita da un soggetto qualificato autorizzato all’emissione (l’ente che autorizza, in Italia, è l’AgID). È detta “pubblica” perché si tratta di una chiave a disposizione di tutti e serve per attestare che il documento sia stato sottoscritto da colui che dichiara esserne l’autore. La chiave privata, invece, è invece in possesso e sotto il controllo esclusivo del firmatario, e viene utilizzata per firmare il documento.

Immaginiamo un documento cifrato con la chiave privata del firmatario. Chiunque abbia accesso alla chiave pubblica corrispondente può verificare che quel documento sia stato effettivamente firmato dalla persona che dichiara di averlo fatto. Ci si può dunque assicurare non solo che il documento provenga dall’autore dichiarato, ma anche che non sia stato modificato dopo la firma.

Autenticità, integrità e non ripudio

Con la firma digitale sia i cittadini che le imprese hanno a disposizione uno strumento che permette loro di firmare documenti digitali garantendo l’assoluto valore legale. Questo permette di attestare le tre caratteristiche imprescindibili di ogni processo di firma:

• autenticità, l’attendibilità dell’autore del documento;
• integrità, la certezza che il documento non ha subito nessuna modifica;
• non ripudio, la necessità, da parte del firmatario di doversi attivare in prima persona al fine disconoscere il documento sottoscritto con il proprio certificato qualificato.

Questi tre pilastri rendono la firma digitale uno strumento essenziale nel processo di trasformazione digitale delle aziende e della pubblica amministrazione.

Come fare la firma digitale passo dopo passo

Ma “come fare la firma digitale”? Ecco una guida pratica per ottenerla e utilizzarla correttamente.

Per ottenere la firma digitale è necessario rivolgersi a prestatori di servizi fiduciari accreditati. Soggetti pubblici e privati che hanno l’autorizzazione dell’AgID per emettere certificati qualificati per la firma digitale.

Per ottenere il certificato di firma digitale è necessario presentare un documento d’identità valido e firmare un contratto con il prestatore di servizi fiduciari accreditati. Successivamente sarà necessario installare sul proprio PC un software di gestione delle chiavi pubbliche e private (smart card o token USB). Questo consente di generare la coppia di chiavi e di utilizzare la firma digitale sui documenti.

Potremmo così schematizzare la procedura.

1. scegliere un prestatore di servizi fiduciari come TeamSystem;
2. presentare un documento d’identità valido, il codice fiscale e compilare il modulo di richiesta;
3. ricevere il dispositivo di firma smart card o token USB;
4. installare il software necessario per utilizzare il dispositivo di firma sul proprio computer;
5. utilizzare la firma digitale per firmare digitalmente qualsiasi documento elettronico.

La firma digitale è regolamentata da normative europee e nazionali, anche per quanto riguarda i soggetti autorizzati a emettere i certificati. In Italia la firma digitale è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dal DPCM 22/02/2013. Il CAD definisce i requisiti operativi e di sicurezza per l’utilizzo della firma digitale. Il DPCM definisce invece gli aspetti tecnici del funzionamento.

Differenza tra firma elettronica e firma digitale

Molti confondono la firma digitale con la firma elettronica. In realtà, tra le due tipologie di firme esistono delle differenze sostanziali.

• firma elettronica: rappresenta dei dati connessi ad altri dati elettronici per associazione logica, e come tali vengono utilizzati per firmare;
• firma digitale:  è una firma elettronica qualificata;  che va creata attraverso un apposito certificato  ospitato in un dispositivo sicuro.

È chiaro che, oltre alle divergenze strutturali, tra firma digitale e firma elettronica ci sia anche una differenza a livello di valenza giuridica. La firma digitale, a tal proposito, è informalmente definita come firma elettronica forte, perché più sicura legalmente.

Questa distinzione è fondamentale quando si devono firmare documenti con valore legale. La firma elettronica semplice può essere adeguata per comunicazioni informali o documenti interni, ma per contratti, atti legali o documenti ufficiali è necessario utilizzare la firma digitale, che offre maggiori garanzie di autenticità e integrità.

Firma digitale: smart card e token USB

Smart card e token USB sono i dispositivi più utilizzati per utilizzare la firma digitale. Per utilizzarli è necessario avere un lettore per smart card collegato al computer o una porta USB e un software specifico per la lettura. Quando vi è la necessità di firmare digitalmente un documento basta inserire la smart card nel lettore o inserire la chiavetta nella porta del PC ed apporre la firma.

La scelta tra smart card e token USB dipende principalmente dalle preferenze personali e dalle esigenze specifiche.

• Smart Card: simile a una carta di credito, richiede un lettore apposito collegato al computer. È particolarmente indicata per chi ha necessità di firmare documenti in uffici diversi, poiché il lettore può essere installato su più postazioni;
• Token USB: più pratico e portatile, si collega direttamente alla porta USB del computer senza necessità di hardware aggiuntivo. È la soluzione ideale per i professionisti che lavorano in mobilità.

Le due opzioni presentano lo stesso livello di sicurezza e valore legale. A differenziarli è solo la modalità di utilizzo.

I vantaggi della firma digitale

La firma digitale offre numerosi vantaggi, sia rispetto alla firma autografa quanto in relazione alla firma elettronica. Garantisce infatti l’autenticità dell’autore e l’integrità del contenuto, rendendosi anche più sicura della firma elettronica. Grazie alla crittografia a doppia chiave (pubblica/privata), la firma digitale è poi inviolabile e non può essere contraffatta. Vengono così eliminati i rischi di frodi, manipolazioni o alterazioni dei documenti.

Da non sottovalutare il risparmio di tempo e di costi, oltre a una maggiore efficienza nella gestione documentale.

La firma digitale con TeamSystem: come utilizzare il servizio

TeamSystem offre una soluzione completa e sicura per la firma digitale. TeamSystem Signature consente infatti di firmare digitalmente qualsiasi tipo di documento elettronico in modo semplice, rapido e conforme alle normative vigenti.

Per utilizzare la firma digitale con TeamSystem, puoi seguire questi semplici passi:

1. richiedi il servizio: contatta TeamSystem o visita il sito web per richiedere il servizio di firma digitale;
2. ricevi il dispositivo: dopo la verifica dell’identità, riceverai il dispositivo di firma (smart card o token USB);
3. installa il software: scarica e installa il software TeamSystem Signature sul tuo computer;
4. inizia a firmare: una volta completata la configurazione, potrai firmare documenti con pochi clic.

TeamSystem Signature offre diverse modalità di firma per adattarsi alle esigenze specifiche degli utenti.

• Firma remota: permette di firmare documenti da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, senza necessità di hardware specifico;
• Firma automatica: ideale per chi deve firmare grandi volumi di documenti, consente di automatizzare il processo di firma;
• Firma grafometrica: cattura le caratteristiche biometriche della firma, combinando la familiarità della firma autografa con i vantaggi della firma digitale.

Con, TeamSystem Signature la firma digitale diventa un processo semplice e integrato nel flusso di lavoro quotidiano. Un modo per ottimizzare i processi e ridurre i tempi di gestione documentale.