Consigli per un onboarding efficace in azienda

I processi di onboarding stanno finalmente assumendo l’importanza che meritano all’interno delle aziende e dei contesti HR.

Un grande errore storico delle aziende in passato è stato non concedere molta attenzione a quest’attività, finendo per vanificare tutto il precedente lavoro di recruiting e selezione del personale. Oggi, grazie alla maggior accortezza verso l’onboarding aziendale, è possibile offrire ai nuovi dipendenti un percorso di inserimento adeguato e soddisfacente. Ecco i dettagli e gli esempi per un buon processo di onboarding in azienda.

Onboarding aziendale: cos’è?

È possibile definire l’onboarding aziendale come lo step finale del processo di assunzione. Ogni dipendente, infatti, viene intercettato attraverso campagne di recruiting, selezionato tra più candidati a seconda delle proprie competenze, per terminare poi il percorso con l’assunzione. In realtà l’assunzione determina la fine del primo percorso; il secondo, infatti, quello all’interno dell’azienda, inizia proprio con l’onboarding aziendale, ovvero con l’inserimento graduale del nuovo dipendente all’interno dei meccanismi dell’impresa.

Onboarding aziendale: perché è importante?

Chi opera nel settore HR sa benissimo quanto lavoro si nasconda dietro una nuova assunzione. Dalla valutazione dei CV fino ad arrivare ai percorsi di selezione, solitamente l’inserimento di una nuova leva comporta costi e impiego di risorse da non sottovalutare. Per questo motivo, una volta identificato il nuovo dipendente, è ottimale cercare di metterlo nelle condizioni di assimilare velocemente la cultura aziendale e favorire la sua integrazione.

Senza un onboarding aziendale efficace potrebbe succedere che il nuovo dipendente non riesca a integrarsi rapidamente nell’azienda e a creare dei rapporti collaborativi con i colleghi. Lo scenario più drastico, ma non così raro, è quello di un abbandono precoce del posto di lavoro. Un’eventualità che potrebbe rendere inutili gli sforzi compiuti in precedenza per individuare la persona più indicata per lavorare in azienda.

Processo di onboarding: come funziona?

Strutturare un processo di onboarding non è facile e per far sì che abbia il successo sperato è necessario coinvolgere più figure aziendali. Ecco nello specifico i 5 step per rendere piacevole e convincente l’inserimento di un nuovo dipendente.

• Benvenuto a bordo. La prima fase è quella chiamata “Welcome on Board” ed è sicuramente cruciale per il nuovo arrivato. Il personale HR, così come una vera e propria squadra di accoglienza di una nave crociera, deve creare i presupposti per creare immediatamente delle ottime sensazioni alla nuova leva. La prima sensazione che deve provare il dipendente è la motivazione. Per riuscire in questo intento è fondamentale il coinvolgimento di altre figure, come può essere il capo reparto oppure il futuro collega con cui dovrà lavorare. Bastano spesso due parole, una chiamata, un messaggio di incoraggiamento. Ovviamente nella fase di welcome on board non devono mancare le indicazioni pratiche sul lavoro: quali mansioni si dovranno svolgere, i contatti di riferimento, il piano di formazione, le policy aziendali.
• L’azienda? È bene conoscerla. Il secondo step di un buon processo di onboarding aziendale è la conoscenza dell’azienda. Questa, infatti, diventa la nuova seconda casa del dipendente, che, per operare al meglio, ha bisogno di conoscerla dettagliatamente. Un buon stratagemma potrebbe essere un tour guidato all’interno della struttura, in modo da consentire al nuovo dipendente di conoscere le varie aree produttive e permettergli di sapersi orientare in modo autonomo.
• Informalità. L’empatia e la motivazione sono sicuramente delle leve fondamentali per aiutare un nuovo dipendente a dare immediatamente il massimo. Queste però si creano anche e soprattutto nei momenti di pausa, quegli attimi che vengono definiti informali. Parliamo ad esempio della pausa pranzo, delle pause caffè e, perché no, di qualche aperitivo alla fine della giornata lavorativa.
• Mentoring. Altro caposaldo dell’onboarding aziendale è il mentoring, ovvero l’affiancamento di una persona operativa al nuovo assunto. In termine tecnico questa figura è chiamata “Buddy”, compagno, e funge da vero e proprio punto di riferimento. Il mentore sarà colui a cui il nuovo arrivato chiederà informazioni, apprendendo giorno dopo giorno la cultura organizzativa e lavorativa dell’azienda.
• Formazione. In fase di onboarding devono ovviamente essere fissati degli obiettivi da raggiungere per il dipendente. Questi obiettivi sono raggiungibili solamente attraverso un’adeguata formazione, un iter di apprendimento continuativo e specifico. Grazie alla formazione l’azienda fa capire al dipendente quali sono le aspettative e, contestualmente, permette al dipendente stesso di apprendere le nozioni principali per iniziare il suo percorso lavorativo.
• Valutazione. Il processo di onboarding aziendale deve avere chiaramente una fase valutativa, nella quale si indaga sugli obiettivi raggiunti o meno dal nuovo dipendente. Può essere impostato su base settimanale o mensile (meglio) e permette di ottenere un giudizio biunivoco, sia da parte del dipendente che dell’azienda.

I vantaggi dell’onboarding aziendale

Per le risorse umane l’onboarding aziendale consente di ottenere numerosi vantaggi. Analizziamoli nel dettaglio:

• Employee retention e talent acquisition. Un lavoratore coinvolto è un lavoratore felice. Durante il percorso lavorativo ci sono ovviamente alti e bassi, ma quando il grado di soddisfazione è elevato ne beneficia tutta la struttura. Nello specifico aumenta l’employee retention, ovvero la capacità di trattenere i dipendenti all’interno dell’azienda, e diminuisce il turnover, ovvero il cambio continuo degli operatori, situazione che notoriamente incide sull’efficienza produttiva. Non solo, la soddisfazione dei dipendenti permette anche un passaparola ancora più efficace sulla promozione dell’azienda, situazione che non può far altro che attirare l’attenzione dei migliori talenti presenti sul mercato.
• Maggiore produttività. Quando l’umore, la soddisfazione e il coinvolgimento sono massimi è ovvia conseguenza ottenere un ritorno positivo a livello produttivo. Un nuovo dipendente felice lavora senza impedimenti, apprende velocemente e garantisce all’azienda una produttività elevata e qualificata.
• Cultura aziendale in crescita. Un altro elemento fondamentale che deriva dall’onboarding aziendale è l’aspetto culturale. Se attraverso questo processo e grazie al supporto del Buddy si riescono a trasmettere i valori dell’azienda, è molto più facile che il dipendente li assimili e poi li condivida, sia all’esterno sia con gli altri colleghi.
• Riduzione dei costi. Altro aspetto da non dimenticare è quello legato ai costi. Come già accennato, quando la soddisfazione di alcuni dipendenti non è massima c’è il rischio di turnover. Il che si traduce in un aumento sensibile dei costi di recruiting e di formazione. È quindi ottimale impostare un onboarding aziendale votato alla formazione, in grado di offrire quindi al nuovo dipendente tutti gli strumenti utili per agire in autonomia e aumentare il suo grado di soddisfazione.

Un esempio di un buon onboarding aziendale

Proviamo ora a passare dalla teoria alla pratica. Ovviamente questo esempio è puramente indicativo e soprattutto abbastanza generico, ma può comunque aiutare i reparti HR ad avere più chiari i vantaggi che si nascondono dietro ad un ottimo processo di onboarding aziendale.

Ipotizziamo l’assunzione di un nuovo dipendente, dopo uno specifico iter di selezione:

• Primo giorno:
  Ore 8.30: Introduzione in azienda e visita agli uffici
  Ore 9.30: Visita all’ufficio HR con la firma del contratto, la ricezione dei benefit e un primo assaggio delle caratteristiche della cultura aziendale
  Ore 11.00: Introduzione nel proprio dipartimento operativo con relativa discussione sulle mansioni da svolgere e le competenze del dipendente
  Ore 12.00: Pranzo con il manager e futuri collaboratori
  Ore 14.00: Primi passi di formazione
• Secondo giorno:
  Intera giornata dedicata all’incontro con il manager. Un meeting in cui si discute della posizione prospettata, della missione e degli obiettivi che si vogliono raggiungere, delle aspettative del dipendente.
• Terzo giorno:
  Intera giornata dedicata all’incontro con il direttore del dipartimento in cui il dipendente andrà ad operare. In questa giornata si valuterà il lavoro da svolgere, gli obiettivi di dipartimento da raggiungere, le modalità lavorative, gli orari e così via.
• Quarto giorno:
  Inizio del lavoro e prima conoscenza con i colleghi di dipartimenti. Da questo momento in avanti l’azienda deve incentivare i colleghi già presenti a organizzare momenti informali (pausa pranzo/pausa caffè) per consentire al nuovo arrivato il giusto ambientamento.
• Un giorno al mese:
  Valutazione degli obiettivi raggiunti, dei punti di forza del dipendente, delle carenze da colmare e dell’andamento del percorso formativo.

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