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I cambiamenti che stanno portando alla dematerializzazione

17.12.2018 - Tempo di lettura: 4'
I cambiamenti che stanno portando alla dematerializzazione

La vita d’ufficio e la burocrazia prevedono un grosso dispendio di denaro destinato proprio alla produzione di documenti cartacei.

Per questo motivo sta prendendo sempre più piede il processo di dematerializzazione.

Con l’aumento delle tecnologie a cui si può avere facilmente accesso in ogni momento, pensare ancora alla gestione dei documenti cartacei, è considerabile come un’attività del tutto irrazionale. Ormai firmare, vidimare, fotocopiare, archiviare o spedire, sono azioni che portano via tempo e risorse utili ad altre mansioni e non solo. Molto importante è anche la percentuale relativa agli errori commessi in fase di redazione di un documento cartaceo. Allora cosa è meglio fare?

La dematerializzazione è la risposta utile alla nostra domanda.

Cos’è la dematerializzazione dei documenti

Quando si parla di dematerializzazione si intende un processo utile a convertire un documento dal formato cartaceo a quello digitale. È un processo di innovazione tecnologica in grado di rendere disponibile su qualsiasi mezzo informatico, tutto ciò che è utile per lo svolgimento del normale lavoro d’ufficio e burocratico. I vantaggi che ne derivano riguardano la maneggevolezza e la diminuzione dell’inquinamento ambientale.

La dematerializzazione è considerata come un incremento progressivo della gestione informatizzata dei documenti. Con l’avvento relativo al riconoscimento del documento informatico valido giuridicamente, la dematerializzazione non è più un processo lontano ma è ormai la realtà.

Nel codice dell’amministrazione digitale, la dematerializzazione ha un ruolo principale, soprattutto riguardo ai temi trattati dove una delle azioni più significative è proprio quella relativa alla riduzione della spesa pubblica, sia dal punto di vista diretto che indiretto. Questo obiettivo rientra tra quelli principali dell’Agenda Digitale Italiana.

Perché la dematerializzazione dei documenti è utile?

Molti sono gli studi effettuati proprio sul dispendio di energie e denaro relativo alla documentazione tradizionale. In Italia ogni anno vengono stampati almeno 100 miliardi di pagine di cui una buona percentuale resta inutilizzata (quasi il 20%). Il costo complessivo di questa operazione è di circa 300 milioni di euro all’anno.

Ogni documento viene riprodotto diverse volte e il costo per documento è altissimo arrivando fino 18 euro per foglio di carta. Ciò è valido anche per l’archiviazione, che costa in termini di tempo speso ad ordinare i documenti cartacei, spazio di conservazione e costo di giacenza per tutto il tempo utile fino alla distruzione.

Ci sono anche fogli e documenti che vengono archiviati in maniera erronea e il recupero di questo genera costi altissimi, stimabili nella cifra di almeno 120 euro.

Ciò che è emerso è proprio lo spreco di tempo, denaro e risorse. La maggior parte dei documenti non viene più riutilizzato, altri vengono copiati molte volte mentre altri vengono smarriti.

Anche la forza lavoro che un’azienda dedica alle operazioni di archiviazione, stampa, spedizione e trasporto. Il 40% del tempo trascorso in azienda è dedicato proprio a questi compiti.

Questi sono i dati che hanno portato a prendere in considerazione la dematerializzazione dei documenti.

La digitalizzazione dei documenti aziendali

Ogni processo aziendale non può essere lasciato al caso. Per raggiungere un certo obiettivo, è necessario impiegare il minor numero di risorse possibili. È molto importante acquisire rapidità nei processi di digitalizzazione, senza per questo commettere errori o controindicazioni di ogni genere.

La dematerializzazione dei documenti non è un processo casuale ma viene programmato con uno studio fatto su misura per le aziende. È necessario tenere d’occhio tutti gli obiettivi da raggiungere, valutare tutti gli strumenti e i metodi, i tempi di applicazione nonché le variabili tecnologiche che prevedono un cambiamento repentino.

Per poter raggiungere la dematerializzazione è utile tener d’occhio i processi e la loro digitalizzazione.

In questo caso sarà molto più semplice raggiungere la riduzione dei costi, di energie e di impiego del personale addetto all’archiviazione dei documenti, come abbiamo già illustrato.

La riduzione dei costi con la de materializzazione

Con la dematerializzazione ridurre le spese generali relative ai documenti cartacei è possibile. Un altro aspetto riguarda anche la tutela dell’ambiente poiché, producendo meno carta, i costi diminuiscono e l’ambiente ne beneficia. È utile dividere i costi che vengono abbattuti in contabilizzati e non contabilizzati.

I costi contabilizzati che vanno a diminuire sono:

  • Tabulati, carta, documenti stampati diventano
  • Toner e cartucce adatte alla stampa
  • Buste e involucri adatti alla spedizione postale dei documenti
  • Raccoglitori e faldoni adatti all’archiviazione dei documenti
  • Distruzione dei documenti cartacei

Vi sono anche costi non contabilizzati che si riferiscono alle risorse umane impiegate per questa operazione.

Il risparmio è visibile solo se vi è un metodo adatto a misurare le performance. Nello specifico si intendono tutte le attività utili a soddisfare richieste di alcuni documenti, archiviazione, ricerca e perdita, nonché tutte le attività che riguardano la ricerca di documenti utili ad azionisti, fornitori o pubblica amministrazione.

La situazione italiana circa la dematerializzazione

In Italia la dematerializzazione è già una realtà da diverso tempo.

Nel 2013 è stata recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE riguardante la fatturazione elettronica. Questa viene considerata alla stessa stregua di una normale fattura cartacea. Possiede una garanzia di autenticità in origine, è facile da leggere nel tempo e si mantiene integra.

Nel 2015 è stato istituito l’obbligo per l’emissione della fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione italiana e anche ai loro fornitori. In questo modo si garantisce sia il controllo della spesa pubblica che della tracciabilità dei pagamenti effettuati.

Nel 2017 il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha messo a disposizione dei contribuenti il Sistema di Interscambio. Si tratta di uno strumento adatto a veicolare le fatture tra i privati o tra fornitori e clienti. in questo caso sarà garantito l’invio o la ricezione del documento e sarà visibile anche lo stato delle operazioni che riguardano l’IVA.

Nel 2019, per merito della Legge di Bilancio 2018, l’Italia sarà la prima ad attuare l’obbligo di fatturazione elettronica a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi sia in ambito B2B (Business to Business) sia B2C (Business to Consumer).

La dematerializzazione ormai è realtà e non resta che adeguarci e rimanere al passo con i tempi.

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