Come funziona l’archiviazione digitale per le aziende e quali sono i vantaggi

La digitalizzazione ha radicalmente cambiato il volto delle aziende di ogni dimensione: non è solo questione di dotarsi di nuovi strumenti informatici o software, ma vuol dire innanzitutto ripensare processi, flussi e gestione di dati e delle risorse. La trasformazione digitale non è quindi un tema accessorio, ma rappresenta una leva strategica importante: le imprese che sanno gestire in modo efficiente documenti e informazioni acquisiscono un vantaggio competitivo. In questo contesto l’archiviazione digitale nelle aziende moderne diventa un processo fondamentale, che consente di organizzare e conservare i documenti in formato elettronico, ottimizzando i flussi di lavoro e migliorando l’efficienza operativa. In questa guida proviamo a capire meglio cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi derivanti dall’adozione di soluzioni come l’archiviazione digitale.

Che cos’è l’archiviazione digitale

L’archiviazione digitale è una pratica ormai diffusa in molte aziende e consiste nella conservazione di qualsiasi tipo di documento in formato elettronico anziché cartaceo: email, contratti firmati digitalmente, fatture elettroniche o documenti originariamente cartacei e digitalizzati successivamente. Rispetto all’archiviazione tradizionale su carta, in faldoni e in archivi fisici, la memorizzazione digitale avviene su supporti elettronici come Pc, hard disk esterni o piattaforme in Cloud.

Il concetto di archiviazione digitale porta con sé quello di dematerializzazione, ovvero la conversione dei documenti cartacei in formato digitale, da non confondere con la digitalizzazione che invece si riferisce alla gestione di contenuti già prodotti in formato elettronico.

In Italia l’archiviazione digitale è regolamentata dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che stabilisce regole precise affinché i documenti conservati digitalmente abbiano valore legale. La normativa stabilisce ad esempio che un documento digitale sarà legalmente valido e certificato solo tramite l’apposizione di una firma elettronica, che garantirà l’autenticità del soggetto, e di una marca temporale (una data e un orario) che lo collocherà nel tempo.

Le linee guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) definiscono invece i requisiti tecnici per la creazione, gestione e conservazione dei documenti.

Come funziona l’archiviazione digitale in azienda

Il processo di archiviazione digitale si articola in tre fasi principali:

1. digitalizzazione dei documenti;
2. gestione documentale;
3. conservazione a norma.

Fase 1: Digitalizzazione dei documenti

I documenti cartacei vengono scansionati e acquisiti attraverso software specifici o scanner; è importante farlo rispettando determinati requisiti come risoluzione e formati idonei (PDF, TIFF, JPG, Office Open XML, Open Document Format, XML, TXT, Messaggi di posta elettronica) per garantire leggibilità, apertura, portabilità o interoperabilità, sicurezza, funzionalità e condivisione. Tra le tecnologie utilizzate in questa prima fase rientrano:

• il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR), una tecnica adottata in particolare per trasformare le immagini in documenti editabili e renderli ricercabili e modificabili;
• l’NLP (Natural Language Processing, in italiano Elaborazione del Linguaggio Naturale), un’applicazione di Intelligenza Artificiale che può essere utilizzata per comprendere e interpretare il significato di un testo tramite l’analisi e l’estrapolazione delle informazioni più rilevanti.

Fase 2: Gestione documentale

Dopo la digitalizzazione i file vengono organizzati in maniera strutturata in un sistema di gestione documentale che ne consenta l’archiviazione, la catalogazione e l’indicizzazione per un accesso rapido e sicuro e una facile consultazione.

Ogni documento digitale va rinominato correttamente usando un sistema che contenga dei metadati come la data di creazione del file, il nome dell’autore o il tipo di documento, così da permetterne l’ordinamento, la ricerca e la correlazione con altri documenti. Il nome deve essere semplice e conciso in modo da poter identificare rapidamente il contenuto.

È importante quindi strutturare l’archivio digitale in cartelle a tema, categorie, diversi livelli di accesso e creare eventuali classificazioni in base ai processi aziendali.

Fase 3: Conservazione digitale a norma

Una volta digitalizzati e catalogati, i documenti dovranno essere conservati a norma di legge secondo i principi di:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

L’archiviazione digitale è obbligatoria per fatture elettroniche, documenti fiscali rilevanti, posta elettronica certificata, contratti e documenti sottoscritti con firma elettronica; per alcuni documenti vale l’obbligo di conservazione di 10 anni.

I documenti devono essere quindi autentici, leggibili nel tempo, accessibili da utenti autorizzati e conservati in sicurezza, on-site (su supporti elettronici fisici) o in Cloud (su piattaforme esterne), con backup e piani di disaster recovery.

I vantaggi dell’archiviazione digitale per le aziende

Adottare archivi digitali per le aziende comporta una serie di benefici, che si riflettono sull’efficienza operativa, la produttività, la sicurezza e la reputazione. Scopriamo nel dettaglio di quali vantaggi si tratta.

• Risparmio sui costi di gestione e sugli spazi fisici. L’uso di carta, toner, stampanti, scaffalature o altri spazi fisici destinati all’archivio, si riduce notevolmente, insieme alle spese sostenute per l’archiviazione cartacea. Usare documenti digitali vuol dire anche liberare risorse e tempo, normalmente occupati dalla gestione manuale dei documenti, per altre attività.
• Riduzione del rischio di deterioramento. Un documento cartaceo si può perdere, strappare o deteriorarsi, al contrario di un documento digitale che limita ulteriormente questo tipo di problemi con l’uso di backup periodici.
• Rapidità nella ricerca e nel recupero dei dati. Niente più faldoni da sfogliare, documenti che non si trovano, tempi morti: i documenti digitali sono facilmente ricercabili e accessibili da ovunque, basta una connessione internet per cercare e trovare un’informazione in pochi secondi.
• Maggiore sicurezza e protezione dei dati. I documenti digitali possono essere crittografati e gli accessi protetti tramite autenticazioni multiple, mentre politiche di backup e recupero dati consentono di prevenire eventuali attacchi hacker. Ogni operazione su un documento è inoltre tracciabile (chi ha fatto che cosa e quando).
• Comunicazione più fluida e accessibilità semplificata ai documenti. La condivisione dei documenti tra reparti e colleghi diventa più semplice e immediata.
• Contributo alla sostenibilità. Il minore utilizzo di carta, cartucce e materiali di stampa si traduce inoltre in una riduzione dell’impatto ambientale.

TeamSystem Archive: una soluzione innovativa

Un alleato prezioso per la digitalizzazione di un’impresa sono i software per l’archiviazione digitale, che semplificano le varie operazioni di digitalizzazione e archiviazione dei documenti aziendali, garantiscono la conformità normativa e consentono di gestire tutte le informazioni in un unico ambiente.

In questo contesto TeamSystem Archive si rivela uno strumento essenziale; la piattaforma progettata per integrarsi con altri sistemi aziendali, permette un’archiviazione digitale  completa. Il servizio è in Cloud e consente di archiviare e conservare a norma di legge tutti i documenti elettronici della tua azienda (dichiarativi, messaggi PEC, registri, bilanci, fatture elettroniche, DDT, LUL, contratti) rendendoli reperibili in qualsiasi momento. Ecologico e accessibile, garantisce elevati standard di sicurezza e qualità grazie alle certificazioni ISO/ 27001 e ISO 9001.

Tra le funzionalità principali rientrano:

• digitalizzazione del processo di archiviazione e conservazione a norma;
• accessi di più utenze in contemporanea;
• protezione dati;
• documenti e dati sempre accessibili;
• ricerca semplice e intuitiva;
• monitoraggio della conservazione di ogni singolo documento;
• integrazione con i gestionali TeamSystem.