PEC
PEC (Posta Elettronica Certificata): cos’è, a cosa serve e come funziona
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che garantisce l’invio e la ricezione di email con valore legale, equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo servizio è molto utilizzato in Italia, soprattutto da professionisti, aziende e Pubbliche Amministrazioni, per inviare comunicazioni ufficiali in modo sicuro e tracciabile.
PEC: cosa è?
La PEC è un sistema di comunicazione elettronica che offre una certificazione dell’invio e della consegna dei messaggi. Quando si invia una email tramite PEC, il mittente riceve due diverse ricevute, che hanno valore legale e possono essere utilizzate come prova in caso di contenziosi:
- la prima è la ricevuta di accettazione, che viene generata dal proprio gestore PEC e attesta l’avvenuto invio del messaggio. In pratica, corrisponde al cedolino di invio della raccomandata tradizionale,
- la seconda è la ricevuta di consegna, che viene generata quando il messaggio viene consegnato al destinatario. Continuando con il parallelo, corrisponde alla ricevuta di ritorno della raccomandata cartacea. Dal punto di vista legale, a questo punto la comunicazione si considera ricevuta dal destinatario, anche se il messaggio non viene effettivamente aperto.
Vantaggi della PEC
La PEC offre numerosi vantaggi:
- sicurezza, in quanto i messaggi PEC sono criptati e inviati tramite canali sicuri, riducendo il rischio di intercettazione o manomissione;
- valore legale delle ricevute di accettazione e consegna, che rendono la PEC una soluzione affidabile per invii ufficiali;
- efficienza, in quanto la PEC semplifica le comunicazioni ufficiali, riducendo i tempi e i costi rispetto alle raccomandate cartacee.
PEC: a chi serve?
La mail PEC è utilizzata per molteplici scopi:
- aziende e professionisti la usano per inviare documenti importanti, contratti e comunicazioni ufficiali. La validità legale delle ricevute di accettazione e consegna rende la PEC uno strumento sicuro e affidabile;
- la PEC è spesso richiesta per inviare documenti alle Pubbliche amministrazioni, come richieste di contributi, domande di partecipazione a bandi, o comunicazioni varie;
- Avvocati e Studi legali utilizzano la PEC per inviare atti giudiziari e notifiche legali, in quanto garantisce che i documenti siano ricevuti e conservati in modo sicuro;
- le aziende utilizzano la PEC per gestire la fatturazione elettronica, ossia per inviare e ricevere fatture elettroniche, assicurando che le fatture siano consegnate in modo sicuro e che siano legalmente valide;
- anche i privati cittadini possono avere una PEC, che può essere utilizzata come domicilio digitale ufficiale per l’invio con valore legale di qualsiasi comunicazione o documento.
PEC: come funziona?
Il funzionamento della PEC è simile a quello di una normale casella di posta elettronica, ma con alcune importanti differenze che ne garantiscono la sicurezza e la validità legale.
- Creazione della casella PEC: Per utilizzare la PEC, è necessario attivare una casella PEC presso un gestore certificato. Esistono vari gestori che offrono questo servizio, e la procedura di attivazione è generalmente semplice e veloce.
- Invio del messaggio: Quando si invia una email tramite PEC, il messaggio viene criptato e inviato al gestore PEC del mittente, che lo certifica e rilascia una ricevuta di accettazione. Questo garantisce che il messaggio è stato inviato correttamente.
- Consegna del messaggio: Il gestore PEC del mittente invia il messaggio al gestore PEC del destinatario. Quando il messaggio viene consegnato al destinatario, il gestore del destinatario rilascia una ricevuta di consegna al mittente. Questa ricevuta certifica che il messaggio è stato ricevuto.
- Conservazione delle ricevute: Le ricevute di accettazione e consegna sono conservate nei server dei gestori PEC e possono essere utilizzate come prova legale. È importante conservare queste ricevute, poiché attestano l’invio e la ricezione dei messaggi.
In sintesi, la PEC è uno strumento essenziale per chiunque abbia bisogno di inviare comunicazioni ufficiali in modo sicuro, tracciabile e con valore legale. Utilizzare la PEC significa adottare una soluzione moderna ed efficiente per le proprie comunicazioni professionali e amministrative.
