Cos’è il self check-in? Ora è (di nuovo) illegale?
Il self check-in, noto anche come check-in automatico, è una procedura digitale che consente agli ospiti di effettuare le operazioni di registrazione e accesso a una struttura ricettiva da remoto, tramite app, portali online o sistemi automatizzati. È ampiamente utilizzato in hotel, B&B, case vacanza e affitti brevi, dove consente di inviare anticipatamente i documenti di identità, firmare digitalmente i consensi obbligatori e ricevere le istruzioni per l’accesso in autonomia.
Ma è ancora possibile effettuarlo? Facciamo un breve excursus per comprendere la situazione attuale.
Fino al 2024 questa modalità era pienamente consentita, ma una Circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 ha introdotto un’interpretazione restrittiva dell’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza), imponendo il riconoscimento obbligatorio in presenza (de visu) da parte del gestore o di un incaricato. Questa stretta normativa ha di fatto bloccato il self check-in da remoto, generando ampie proteste tra gli operatori del settore extralberghiero, che ne facevano largo uso per garantire flessibilità e sicurezza.
La situazione era però cambiata radicalmente nel maggio 2025, con la sentenza del TAR Lazio n. 10210, che aveva annullato il divieto imposto dalla Circolare prot. 38138 del 18 novembre 2024, riconoscendo la piena legittimità dell’identificazione da remoto, purché effettuata con modalità affidabili e tracciabili. A seguito dell’annullamento della Circolare, dunque, non sussisteva più per i gestori delle strutture ricettive l’obbligo di identificare de visu gli ospiti. Questi i motivi principali dell’annullamento da parte del TAR della Circolare:
- contrasto con l’art. 109 TULPS, come modificato dall’art. 40 del D.L. n. 201/2011;
- violazione del principio di proporzionalità;
- eccesso di potere per carenza di adeguata istruttoria.
A seguito di ciò, però, il Ministero ha avviato il ricorso contro la sentenza del TAR e il Consiglio di Stato, con sentenza pubblicata il 21 novembre 2025, ha confermato la validità dell’obbligo di identificazione de visu degli alloggiati in qualsiasi struttura ricettiva (compreso l’extralberghiero) previsto dal testo unico sulla pubblica sicurezza (T.U.L.P.S.), articolo 109, e ribadito dalla circolare del Viminale del 18 novembre 2024 (di cui sopra), ribadendo che si tratti di “un presidio essenziale di sicurezza, determinante anche per la prevenzione di reati e di atti di terrorismo”.
Il Consiglio di Stato ha però fatto chiarezza su un importante punto: il riconoscimento de visu, può essere effettuato anche tramite strumenti tecnologici – a distanza o da remoto –, purché ciò avvenga in modalità “live”, ovvero con verifica dell’identità in tempo reale. Una precisazione che fa tirare un sospiro di sollievo ad ospiti ed albergatori, e che supera di certo le interpretazioni più rigide della precedente circolare.
Self Check-in: cos’è e come effettuarlo
Prima di spiegare ancor meglio quanto detto finora, chiariamo cosa si intende per Self Check-in. Il Self Check-in raggruppa una serie di operazioni che una struttura ricettiva, come un hotel o un B&B, mette in pratica per garantire agli ospiti l’automatizzazione degli accessi e delle registrazioni in struttura, nonché per snellire le operazioni burocratiche in reception. A livello pratico, quando il cliente prenota la camera online può effettuare le procedure di registrazione e compilazione dei documenti per i dati personali attraverso dispositivi mobili come smartphone o tablet, e inviare copia del proprio documento d’identità. In questo modo, una volta in struttura, può dirigersi direttamente in camera.
A seguito della nuova sentenza, però, questo non è più possibile, ma come precisa il Consiglio di Stato, non è l’uso della tecnologia ad essere vietato, bensì l’uso di strumenti che consentono all’ospite di entrare nell’alloggio senza che sia stata svolta un’identificazione visiva in diretta. In sostanza, ad essere (ora) illegale è il self check-in automatico, ossia qualunque procedura di ingresso in cui l’ospite accede alla struttura in completa autonomia, senza nessun contatto visivo – che sia fisico o digitale – con il gestore.
Diversamente, il check-in da remoto con verifica visiva è ammesso ed è pienamente conforme alla normativa: si tratta di una procedura che non richiede la presenza fisica del gestore, ma che garantisce comunque l’accertamento dell’identità dell’ospite tramite un contatto visivo in tempo reale, effettuato contestualmente al momento dell’arrivo.
Allo stesso modo, non sono consentiti keybox, cassette portachiavi e tastierini con codice inviato in anticipo quando il gestore non ha mai visto la persona, smart lock attivati solamente dopo l’invio del documento o flussi completamente automatizzati che raccolgono dati/foto e sbloccano l’ingresso in struttura senza riscontro in tempo reale. Diverso, invece, il caso in cui gli stessi dispositivi vengano usati dopo una verifica visiva immediata (di persona o via videochiamata/videocitofono): prima si accerta l’identità e la corrispondenza con il documento, poi si invia il codice o si abilita l’apertura.
La decisione, quindi, non introduce un divieto assoluto di keybox o accessi da remoto: ma esclude le modalità in cui l’ospite entra senza essere mai stato visto.
Sono considerati compatibili, se inseriti in un controllo live, videocitofoni e smart doorbell per la verifica al momento dell’arrivo, videochiamate su app/piattaforme di accoglienza, QR code dinamici che si attivano solo dopo l’identificazione e sistemi biometrici integrati con presidio in tempo reale.
Prima di vedere in modo più approfondito quali sono (e in parte erano) i vantaggi Self Check-in, apriamo una breve parentesi per parlare anche del Self Check-out, che ha un funzionamento analogo. In questo caso, sempre attraverso app o supporti digitali, l’ospite può comunicare all’hotel o al gestore del B&B o della casa vacanze o in affitto breve l’abbandono della camera, senza quindi dover necessariamente recarsi in reception o incontrare il gestore.
I vantaggi del Self Check-in negli Airbnb
Per chi possiede una stanza in affitto su Airbnb, il self check-in è una soluzione estremamente comoda per gestire gli ospiti. In merito alla nuova sentenza del 21 novembre scorso, la piattaforma si esprime come segue: “La decisione conferma che il self check-in rimane consentito quando viene utilizzata una tecnologia che consente la verifica in tempo reale dell’identità dell’ospite. Gli host sono comunque tenuti a controllare l’identità degli ospiti – di persona oppure tramite dispositivi di videoconferenza in tempo reale come telefonate o videocitofoni – e comunicarle alle forze dell’ordine entro da 6 a 24 ore dall’arrivo”.
In questo modo chi arriva può sfruttare delle soluzioni digitali per entrare in struttura, risparmiando tempo e senza dover rispettare precisi orari di arrivo. Il gestore, allo stesso tempo, non deve per forza essere fisicamente presente, dovendo ad esempio rimandare impegni personali o lavorativi, purché si avvalga di strumenti tecnologici per il riconoscimento in tempo reale, anche a distanza, dell’ospite.
Self check nei B&B
Allo stesso tempo il Self Check-in può rivelarsi una soluzione ottimale per i bed and breakfast. Grazie alle tecnologie di ultima generazione, è possibile consentire ai viaggiatori di gestire l’accesso e la registrazione da remoto (considerando ovviamente le disposizioni dell’ultima sentenza in merito), senza nessun vincolo orario. Oltre che permettere agli ospiti di entrare in struttura senza orari prestabiliti, i vantaggi del Self Check-in riguardano anche il gestore del bed and breakfast, il quale può gestire con più organizzazione tutte le pratiche della struttura e garantire al cliente un’accoglienza di altissimo livello.
Il Self Check-in negli hotel
Fino a fine 2024, come sappiamo, hotel e alberghi potevano sfruttare il Self Check-in a 360° per migliorare il servizio ai propri clienti. L’ospite si ed effettuava l’accesso da remoto, firmando i documenti per il trattamento dei dati personali attraverso il proprio dispositivo personale e avvalendosi della firma digitale, senza intasare la reception e senza perdere tempo in lunghe attese. Oggi, a seguito della sentenza del 21 novembre 2025, la situazione si è in parte modificata, poiché è richiesta un’identificazione de visu al primo ingresso nelle strutture – e dunque gli ospiti devono poter dimostrare di essere effettivamente loro, quelli nel documento – anche tramite dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore all’ingresso della struttura.
I pro e i contro del self check-in
Riassumendo, i principali vantaggi del Self Check-in sono:
- Ottimizzazione dei processi: le operazioni di ricezione si velocizzano. Questo permette al personale dell’hotel di dedicarsi con più efficacia alla gestione dell’attività e all’erogazione dei servizi, mentre risparmia ai gestori o property manager di B&B, case vacanze e affitti brevi di doversi recare fisicamente ad accogliere l’ospite.
- Fascia oraria ampliata: uno dei limiti dei classici check-in e check-out è la fascia oraria in cui questa attività è possibile (e che deve richiedere la presenza di un operatore). Con i Self Check-in e i Self Check-out quasi tutto diventa automatizzato e per i clienti si allargala fascia oraria per poter entrare e uscire dalla struttura.
- Maggiore possibilità di upsell: il self-check-in può rappresentare un’ottima strategia per spingere il cliente all’acquisto di servizi aggiuntivi prima dell’arrivo in struttura.
Insomma, nonostante le recenti restrizioni e disposizioni in merito, quello del Self Check-in resta comunque un valido strumento per gestori ed ospiti, per agevolare ed ottimizzare i processi di ingresso e permanenza nelle strutture ricettive. Il requisito essenziale resta uno: il gestore (o un delegato) deve poter vedere l’ospite prima del primo ingresso e poter dimostrare in caso di controlli che la tecnologia adottata garantisce questa verifica.
TeamSystem Hospitality: il software per digitalizzare la tua struttura
TeamSystem Hospitality è una piattaforma gestionale pensata per digitalizzare la gestione della tua struttura in tutta l’operatività quotidiana. Il software, semplice e intuitivo, ti consente di garantire ai tuoi ospiti una gestione snella e proattiva degli ingressi e delle uscite. Con pochi e semplici click il cliente può effettuare il self check-in e self check-out Allo stesso tempo, TeamSystem Hospitality consente di automatizzare l’invio delle schedine alloggiati, dei dati ISTAT e di gestire al meglio la tassa di soggiorno, permettendo di risparmiare ancora più tempo. Inoltre, il gestionale si integra con sistemi di domotica avanzata come Alexa Smart Properties for Hospitality e alcuni sistemi di apertura delle porte, per fornire al cliente un’esperienza di soggiorno migliore.
