Cos’è il self check-in? E ora è illegale?

Il Self Check-in (detto anche Check-in automatico) è una procedura che consente agli ospiti di un hotel o di una struttura extra alberghiera di effettuare online e da remoto le pratiche di ingresso e registrazione, con benefici in termini di risparmio di tempo e di comodità. Nonostante tutti i vantaggi del Self Check-in per ospiti e gestori di alberghi, B&B, case vacanza e affitti brevi, però, a partire dal 2025 sono state introdotte importanti novità che, al momento, vietano di fatto questa modalità di accettazione.

Prima di vedere perché al momento il Self Check-in è “illegale”, scopriamo come funziona questa procedura e quali erano i suoi vantaggi.

Self Check-in: cos’è

Il Self Check-in raggruppa una serie di operazioni che una struttura ricettiva, come un hotel o un B&B, mette in pratica per garantire agli ospiti l’automatizzazione degli accessi e delle registrazioni in struttura. A livello pratico, quando il cliente prenota la camera online può effettuare le procedure di registrazione e compilazione dei documenti per i dati personali attraverso dispositivi mobili come smartphone o tablet, e inviare copia del proprio documento d’identità. In questo modo, una volta in struttura, può dirigersi direttamente in camera. Il suo ingresso può essere garantito da un’app specifica fornita dalla struttura, attraverso un codice di sblocco della porta inviato via mail al momento della prenotazione oppure, nel caso delle strutture più piccole (come case e appartamenti dedicati agli affitti brevi), con chiavi di accesso lasciate in un’apposita “cassetta per il Self check-in”, detta anche keybox.

Prima di vedere in modo più approfondito quali erano i vantaggi Self Check-in prima che venisse vietato, apriamo una breve parentesi per parlare anche del Self Check-out, che ha un funzionamento analogo. In questo caso, sempre attraverso app o supporti digitali, l’ospite può comunicare all’hotel o al gestore del B&B o della casa vacanze o in affitto breve l’abbandono della camera, senza quindi dover necessariamente recarsi in reception o incontrare il gestore.

I vantaggi del Self Check-in negli Airbnb

Per chi gestisce una stanza su Airbnb, il self check-in era una soluzione estremamente comoda per gestire gli ospiti, anche se non si era in presenza. In questo modo chi arrivava poteva sfruttare delle soluzioni digitali per entrare in struttura, risparmiando tempo e senza dover rispettare precisi orari di arrivo. Il gestore, allo stesso tempo, non doveva per forza essere fisicamente presente, dovendo ad esempio rimandare impegni personali o lavorativi.

Registrazione rapida anche nei B&B

Allo stesso tempo il Self Check-in può rivelarsi una soluzione ottimale per i bed and breakfast. Grazie alle tecnologie di ultima generazione è possibile consentire ai viaggiatori di gestire l’accesso e la registrazione interamente da remoto, senza nessun vincolo orario. Oltre che permettere agli ospiti di entrare in struttura senza orari prestabiliti, i vantaggi del Self Check-in riguardano anche il gestore del bed and breakfast, il quale può gestire con più organizzazione tutte le pratiche della struttura e garantire al cliente un’accoglienza di altissimo livello.

Il Self Check-in negli hotel

Fino a fine 2024, hotel e alberghi potevano sfruttare il Self Check-in a 360° per migliorare il servizio ai propri clienti. L’ospite si registrava ed effettuava l’accesso da remoto, firmando i documenti per il trattamento dei dati personali attraverso il proprio dispositivo personale e avvalendosi della firma digitale, senza intasare la reception e senza perdere tempo in lunghe attese.

I pro e i contro del self check-in

Riassumendo, i principali vantaggi del Self Check-in erano:

• Ottimizzazione dei processi: le operazioni di ricezione si velocizzavano. Questo permetteva al personale dell’hotel di dedicarsi con più efficacia alla gestione dell’attività e all’erogazione dei servizi, mentre risparmiava ai gestori o property manager di B&B, case vacanze e affitti brevi di doversi recare fisicamente ad accogliere l’ospite.
• Fascia oraria ampliata: uno dei limiti dei classici check-in e check-out era la fascia oraria in cui questa attività era possibile (e che doveva richiedere la presenza di un operatore). Con i Self Check-in e i Self Check-out tutto diventava automatizzato e per i clienti si allargava la fascia oraria per poter entrare e uscire dalla struttura.
• Maggiore possibilità di upsell: il self-check-in poteva rappresentare un’ottima strategia per spingere il cliente all’acquisto di servizi aggiuntivi prima dell’arrivo in struttura

Ultimamente, come anticipavamo, sulle procedure di Self Check-in è stata sollevata una problematica, ovvero la possibilità che il check-in automatizzato non garantisca l’adempimento degli obblighi di sicurezza e trasparenza previsti per le strutture ricettive alberghiere ed extra alberghiere. In particolare, si fa riferimento all’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) che stabilisce quanto segue: “I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti.” 
A questo, si aggiunge l’obbligo di invio delle schedine alloggiati alla Questura entro 24 ore dalla ricezione dell’ospite in struttura (oppure 6 ore nel caso di soggiorno che non supera le 24 ore).

Tenendo in considerazione questi punti, e in particolare la questione del Self Check-in per gli affitti brevi, una circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 ha stabilito che, per garantire l’effettiva corrispondenza tra i documenti d’identità e le persone che effettivamente pernotteranno nella struttura, è obbligatoria la verifica dell’identità degli ospiti “de visu”, cioè effettuata di persona. Questo, appunto, al fine di tutelare la sicurezza pubblica ed evitare “che persone pregiudicate, sospette o ricercate possano nascondersi in esercizi alberghieri e altre strutture ricettive.”

Il Self Check-in è illegale?

Di fatto, la circolare del Ministero ha vietato il Self Check-in con il riconoscimento da remoto degli ospiti e l’accesso alla struttura in autonomia. Questo comporta che, al momento dell’arrivo, il personale della reception, il gestore della struttura o la figura delegata, dovrà incontrare gli ospiti di persona per effettuare il riconoscimento. Attualmente, infatti, non è accettato nemmeno l’utilizzo di soluzioni tecnologiche per il riconoscimento biometrico a distanza.

Attenzione, però: questo non vuole dire che non si possano usare strumenti online per velocizzare le procedure. Ad esempio, gli ospiti potrebbero pre-compilare il modulo di accettazione online e inviare la copia del documento. In questo modo, nel momento del check-in “de visu”, il personale dell’hotel, il gestore della struttura o il property manager dovrà procedere solamente con l’identificazione degli ospiti di persona. Successivamente, si possono utilizzare anche strumenti per l’invio automatico delle schedine alloggiati e dei dati sui flussi turistici all’Istat.

Dopo il riconoscimento, inoltre, è possibile garantire l’accesso agli ospiti tramite sistemi digitali di apertura porte.

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