Cosa sono le keybox e quali sono le nuove regole
Sempre più spesso si sente parlare delle keybox, dispositivi molto diffusi nel settore degli affitti turistici. Recentemente, infatti, sono entrate nel mirino delle amministrazioni locali, soprattutto in città come Firenze e Milano, dove l’overtourism ha portato a nuove regolamentazioni. In questo articolo, scopriremo cosa sono le Keybox, perché sono state vietate e quali sono le nuove regole introdotte dal Ministero dell’Interno.
Cosa sono le Keybox
Le keybox sono piccole cassette di sicurezza dotate di un meccanismo di apertura controllato tramite codici numerici, apposite app o dispositivi Bluetooth. Permettono ai viaggiatori di ritirare e depositare le chiavi dell’alloggio in autonomia, senza la necessità di dover fissare un incontro fisico con il proprietario o il gestore. Si rientra, quindi, nell’ambito del cosiddetto self check-in.
Questi dispositivi sono particolarmente diffusi nei condomini delle grandi città turistiche – dove facilitano la gestione degli arrivi e delle partenze degli ospiti – ma hanno invaso anche strade, ponti e grate di palazzi storici, nella forma di “lucchettoni”. La loro diffusione incontrollata, però, ha sollevato diverse problematiche.
Le keybox a Firenze e Milano e il problema dell’overtourism
In alcune città, queste “scatole porta-chiavi” sono diventate un simbolo del turismo di massa. A Firenze, le keybox sono state associate a un aumento degli affitti illegali e alla trasformazione di appartamenti residenziali in alloggi turistici senza autorizzazione. A Milano, invece, il loro utilizzo ha creato tensioni tra i residenti, che si sono lamentati del continuo viavai di turisti nei condomini, oltre che di potenziali problemi legati alla sicurezza e alla regolarità degli affitti.
Queste problematiche hanno spinto le amministrazioni locali a intervenire con nuove regole, culminate nel divieto di utilizzo dei dispositivi di scambio chiavi in alcune aree. A novembre 2024, poi, è intervenuta sull’argomento una circolare del Ministero dell’Interno.
Keybox vietate: le nuove regole del Ministero
Il Ministero dell’Interno, a fine 2024, ha introdotto norme che rendono di fatto inutile l’uso delle keybox, anche se non lo vietano esplicitamente.
A partire dal primo gennaio 2025, infatti, anche se sarà possibile ottenere la copia dei documenti d’identità degli ospiti tramite email e app, non sarà possibile effettuare l’identificazione e il check-in interamente da remoto rilasciando il codice per aprire la keybox. Il riconoscimento, infatti, dovrà essere fatto “de visu”, ossia di persona.
Da quanto si legge nella circolare del Ministero, la decisione di vietare, di fatto, il self check-in è dovuta alla necessità di garantire l’identificazione personale degli ospiti nel momento stesso dell’accesso alla struttura, assicurando la corrispondenza tra i documenti d’identità e chi soggiornerà effettivamente nell’immobile. A questo, si aggiunge l’obbligo di inviare le relative schedine alloggiati alla Questura.
Chi continuerà a utilizzare le keybox e ad effettuare esclusivamente il check-in da remoto, senza identificazione diretta in struttura, rischierà di incorrere in sanzioni importanti e, addirittura, nella sospensione dell’attività.
Alternative alle keybox per semplificare il check-in
Con il self check-in nei fatti vietato, molti gestori si chiedono come semplificare il processo di accoglienza degli ospiti senza violare le nuove regole. Una soluzione efficace è l’utilizzo di tecnologie digitali che permettono di automatizzare le pratiche burocratiche e di gestire le comunicazioni con gli ospiti in modo efficiente.
Ad esempio, alcuni software gestionali, come TeamSystem Hospitality, offrono la possibilità di ricevere in anticipo la copia dei documenti di identità e di far firmare i moduli per la privacy, snellendo le procedure per il check-in di persona. Inoltre, consentono di inviare le schedine alloggiati e i dati sui flussi turistici all’Istat in modo automatico, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori e sanzioni.
Grazie all’App Ospite, inoltre, i proprietari della struttura possono comunicare facilmente con i clienti per organizzare il momento del check-in.
Un’altra alternativa alle keybox, inoltre, potrebbe essere quella di rivolgersi a una persona delegata o a un property manager che si occupi di gestire l’accoglienza degli ospiti.
Prospettive future
Le keybox hanno rappresentato a lungo una soluzione innovativa per la gestione degli affitti turistici, ma la loro diffusione incontrollata ha portato a nuove sfide per proprietari e gestori di locazioni brevi. Con le nuove regole introdotte dal Ministero dell’Interno, è necessario adottare approcci più sostenibili e rispettosi delle normative.
Per chi gestice affitti turistici, questo significa investire in tecnologie digitali e soluzioni alternative che garantiscano un’esperienza di check-in fluida e conforme alle leggi. Solo in questo modo sarà possibile continuare a offrire un servizio di qualità.
