Mobile app strategy: la soluzione digitale per Consulenti del lavoro

Immagina una comunicazione snella e flessibile tra Consulenti del lavoro, Aziende clienti e collaboratori esterni. Oggi non è più un’utopia, soprattutto dopo l’emergenza Covid che nel 2020 ha imposto alle imprese e ai Professionisti di correre ai ripari e rispondere all’urgenza di riorganizzare pratiche e processi in direzione digitale.

La crisi sanitaria ha determinato così una ridefinizione degli assetti organizzativi aziendali e della vita quotidiana degli stessi lavoratori: si pensi allo smart working, ormai sdoganato in diverse realtà produttive. Ci troviamo al centro di una rivoluzione digitale che ha cambiato radicalmente il modo in cui aziende, consulenti e dipendenti interagiscono tra loro.

Se prima il cuore dell’operatività in azienda erano le piattaforme web, oggi il ruolo centrale è passato all’app di lavoro: uno strumento che consente accesso immediato, gestione semplificata e una relazione più fluida tra persone e processi

Nell’era digitale offrire un servizio di consulenza professionale significa essere vaccinati alla mobilità, cercando di colmare il gap tra Consulenti, azienda cliente e dipendenti, con comunicazioni puntuali e pertinenti. Riuscire a mantenere vivo il legame che unisce tutti gli stakeholder in una situazione di fermento è l’obiettivo di Professionisti e Consulenti del lavoro, promotori della people mobile strategy aziendale attraverso strumenti tecnologici dedicati.

L’evoluzione delle app: il futuro della Gestione HR passa dal mobile

Negli ultimi anni, complice la pandemia, si è consolidato un percorso che ha portato le app a diventare da semplice elemento accessorio a leva strategica centrale in molti ambiti: basta pensare a servizi che hanno sviluppato il proprio modello di business proprio intorno ad un’app, sfruttando il vantaggio di poter essere ovunque mentre la si usa. Con l’avvento poi di dispositivi come smartphone e tablet in grado di soddisfare in qualsiasi momento ogni tipo di esigenza (servizi di streaming, localizzazione, acquisti online, ad esempio), le app sono diventate indispensabili per le esperienze da mobile.

Non fa eccezione il settore delle HR e della consulenza dove le app per l’organizzazione del lavoro hanno radicalmente trasformato il modo in cui le aziende clienti e i consulenti interagiscono.

Se prima della rivoluzione digitale molte funzioni HR (buste paga, gestione ferie/permessi, rilevazione presenze) erano affidate a strumenti tradizionali come fogli Excel o email, con l’avvento di tecnologie all’avanguardia come i software gestionali in Cloud, diverse operazioni hanno trovato una prima forma di digitalizzazione. Successivamente con l’uso diffuso di dispositivi mobili, sempre più dipendenti, collaboratori e consulenti hanno sperimentato la possibilità di accedere a tali servizi in mobilità. Negli anni la domanda per soluzioni che consentono di gestire ovunque ci si trovi timbrature, richieste ferie, note spese e altre funzioni HR tramite app per il lavoro, è notevolmente cresciuta, fino a oggi: non più solo portali web, ma app che integrano notifiche push, geolocalizzazione, timesheet e servizi fai da te che semplificano il dialogo tra Professionista, lavoratore e Azienda cliente.

I vantaggi della Consulenza digitale da mobile

La gestione HR da mobile, quindi l’uso di app e soluzioni digitali da dispositivi mobili, ha aperto le porte a una tendenza ormai consolidata: quella della Consulenza digitale in mobilità, realizzata affidandosi ad applicazioni per smartphone e tablet in grado di snellire le principali attività di Risorse Umane, delle aziende clienti e dei collaboratori esterni.  Ecco come.

• Risparmio di tempo: richieste ferie, permessi, approvazioni, modifiche contrattuali e comunicazioni possono essere gestiti in tempo reale da ovunque e in qualsiasi momento, senza passaggi intermedi. Questo consente una interazione più immediata e risposte rapide alle diverse necessità operative;
• Comunicazione più efficiente: notifiche, alert e live-chat semplificano e migliorano le comunicazioni tra Consulenti e clienti;
• Efficienza operativa: meno e-mail, meno fogli Excel, meno scambi manuali. Le app per la gestione HR diventano un unico hub in cui visualizzare e raccogliere dati, metterli in relazione, ottimizzare processi e flussi operativi;
• Riduzione degli errori: i dati sono centralizzati, aggiornati e condivisi in un unico ambiente riducendo così il rischio di errori nei cedolini, nelle timbrature, nei documenti contrattuali.
• Trasparenza: clienti e consulenti possono controllare in autonomia i propri dati, richiedere modifiche, accedere a informazioni contrattuali, cedolini e certificazioni;
• Flessibilità: la gestione HR da mobile permette di lavorare senza vincoli di luogo, supportando la mobilità di dipendenti e collaboratori e garantendo loro un continuo contatto con l’azienda.

Il ruolo di TeamSystem nella Consulenza digitale

In questo contesto, i servizi offerti da TeamSystem HR diventano la soluzione ideale per la gestione dei processi e delle comunicazioni in ambito HR.

Nell’epoca della People Mobile Strategy l’app mobile di TeamSystem HR offre ai Professionisti la possibilità di fornire alle proprie Aziende clienti e ai loro dipendenti, servizi più innovativi attraverso un unico gestionale HR accessibile dal proprio smartphone. L’applicazione copre infatti processi amministrativi e gestionali, permettendo al lavoratore di:

• consultare e gestire in mobilità e autonomia i propri dati anagrafici o bancari,con la possibilità di proporre modifiche in self-service;
• esaminare i dati contrattuali (inquadramento, qualifica, mansione, livello); in situazioni multi-aziendali, permette di selezionare con un unico accesso l’azienda di interesse, visualizzarne i dati relativi e avviare comunicazioni segregate per profilo aziendale;
• controllare il cedolino paga e la Certificazione Unica (CU),con la possibilità di avviare una ricerca storicizzata e condividere la documentazione con soggetti terzi, in modo semplice e immediato, come nel caso della richiesta di un finanziamento;
• consultare la situazione dei prestitie leggere rapidamente i residui verso tutti i soggetti creditori;
• comunicare le attività svolte ed effettuare richieste di ferie e permessi;
• gestire la timbratura di inizio e fine lavoroper l’elaborazione del cartellino e dei dati di produzione (timesheet), anche in forma geolocalizzata e nel pieno rispetto del GDPR;
• gestire le note spese in mobilità.

La soluzione mobile di TeamSystem Studio HR è in grado di colloquiare con più sorgenti di dati e farli confluire in una gestione unica: l’azienda può comunicare le informazioni relative a timbrature, richieste ferie e permessi, mentre lo Studio Professionale può trasmettere i dati contrattuali, le buste paga, la CU e i contratti firmati digitalmente. Il Consulente del Lavoro acquisisce velocemente i dati necessari per elaborare le buste paga e rende autonome le aziende clienti e i loro dipendenti nella loro consultazione.

People mobile strategy per l’Azienda o il Consulente del lavoro

L’applicazione non richiede nessun tipo di installazione perché viene distribuita in cloud o tramite app mobile. La fruibilità è garantita 24 ore su 24 con il vantaggio di poter così rendicontare le proprie attività in tempo reale o quando si è più comodi. Gli aggiornamenti sono automatici e l’utente non deve preoccuparsi di backup e perdite di dati. Inoltre, funziona anche in modalità offline e la sincronizzazione dei dati tra lo smartphone e l’azienda avviene alla prima connessione.

L’azienda o il Consulente del Lavoro potranno:

• rilevare le timbrature da sedi di lavoro periferiche, cantieri edili mobili, fondi agricoli;
• ottenere informazioni sulle attività svolte fuori sede (es. interventi esterni);
• approvare richieste di ferie/permessi;
• verificare le performance;
• accedere alla rubrica dipendenti;
• condividere comunicazioni aziendali;
• caricare documenti;
• instaurare un dialogo completamente digitale tra Consulente / Azienda / Dipendente in qualunque situazione si trovi (sede, smart working, estero).

Fidelizzare i dipendenti e rendere diretto l’accesso a dati e informazioni di interesse tramite strumenti tecnologici permette allo Studio di stare al passo con i tempi e di offrire alle Aziende clienti un servizio di qualità, sempre aggiornato e puntuale, per la soddisfazione di tutti gli stakeholder coinvolti. A favore di un futuro di maggiore flessibilità.