3 buoni motivi per compilare il Timesheet nello studio professionale
Il Timesheet è un documento interno che tiene traccia giorno per giorno del tempo dedicato da ciascun collaboratore o dipendente a una specifica attività o a un determinato progetto.
Nelle società di consulenza e nelle aziende di servizi la prassi di compilare il Timesheet è piuttosto diffusa. Così non è negli studi professionali, come commercialisti o consulenti del lavoro.
In passato si ricorreva ad un foglio excel con i giorni della settimana nelle colonne e le attività, precedentemente codificate, nelle righe. Oggi esistono invece strumenti idonei che ne agevolano la compilazione. Gestione Studio di TeamSystem Studio, ad esempio, recupera in modo automatico tempi e tipologia di attività quando vengono utilizzate le funzionalità del gestionale.Viene dunque richiesto ai collaboratori di inserire, a fine giornata, solo le attività non effettuate con TeamSystem Studio (fotocopie, ricevimento clienti, uscite, …).
Ecco 3 validi motivi per utilizzare il Timesheet
1-Migliora l’efficienza interna
Misurare quanto tempo è dedicato a uno specifico task, a un cliente o a un progetto può rivelare delle sorprese. Con questa verifica, dopo un po’ di tempo si possono individuare le attività più onerose e che meritano quindi attenzione, nell’ottica di fare efficienza e di ottimizzare l’impegno delle risorse interne.
Si può per esempio decidere di spostare compiti a basso valore aggiunto su persone meno qualificate di quelle che li svolgono ora, oppure di investire in software e servizi per automatizzarli, e di liberare il tempo dei collaboratori senior da utilizzare in modo più proficuo, per esempio per attività consulenziali verso i clienti.
2 – Aumenta la redditività
Con il timesheet si ottiene una gestione più strutturata dei progetti e si può così calcolare il costo associato a ciascun cliente e a ciascuna attività. L’obiettivo è di tenere traccia nel tempo dell’onerosità dei lavori e di allineare la parcella all’effettivo impegno, tenendo sotto controllo la marginalità, ovvero la differenza fra quanto paga il cliente e il costo del personale sostenuto per portare al termine l’attività (al lordo dei costi trasversali, come l’affitto per esempio). Facendo questo controllo su ogni progetto, il risultato complessivo a fine anno sarà quello di un aumento della redditività dello studio.
3 – Migliora la relazione con i clienti
Il timesheet è anche sinonimo di trasparenza. Non è detto che tutti i dettagli debbano essere comunicati esternamente, ma è possibile fornire ai clienti un report delle attività svolte, delle giornate dedicate a ciascuno, e questo favorisce la relazione, che sarà di maggiore fiducia. Inoltre, spesso molte piccole richieste quotidiane dei clienti non vengono quantificate, ma finiscono con assorbire tempo e risorse senza che lo studio ne abbia un ritorno, e forse nemmeno la consapevolezza.
