L’analisi dei dati nell’era dello smart working: le nuove metriche per le risorse umane

Lo smart working è ormai una realtà consolidata nelle aziende di ogni dimensione. Strumento necessario durante la pandemia da Covid-19 degli scorsi anni, il lavoro da remoto si è dimostrato un modello virtuoso e di successo a 360°: ne beneficiano le imprese, con tagli alle spese e maggiore produttività; i dipendenti, che vedono livelli migliori di work-life balance, e anche le città in cui abitiamo, grazie alla riduzione del traffico veicolare e alla conseguente diminuzione dei livelli di inquinamento.  

Per essere effettivamente redditizio, tuttavia, il lavoro a distanza richiede serietà professionale e una scrupolosa attività di analisi delle prestazioni da parte dei team HR. Il remote working, infatti, influenza la raccolta e l’analisi dei dati. Vediamo quali sono le nuove metriche da considerare per comprendere e migliorare le prestazioni dei dipendenti in un contesto di lavoro da remoto. 

Smart working: i dati di un fenomeno in crescita 

Accelerato dalla pandemia globale, lo smartworking ha convinto le aziende a rimodellare le proprie strategie e ad adattarsi a un ambiente di lavoro sempre più decentralizzato. Nonostante le titubanze del primo periodo, legate principalmente alla scarsa educazione sull’argomento, e dopo un progressivo periodo di contrazione, lo smart working è tornato a crescere. In Italia, a fine 2023, si contavano oltre 3 milioni e mezzo di lavoratori da remoto, ovvero il 541% in più rispetto a inizio 2020. Nelle grandi aziende gli smart worker sono circa uno ogni due dipendenti, mentre la percentuale cala nelle microimprese.  

Questi numeri hanno una traduzione semplice in ambito HR. In questo campo, infatti, le metriche utilizzate in passato possono rivelarsi insufficienti, o non completamente adeguate, a valutare le prestazioni e l’engagement dei dipendenti. La mancanza di una supervisione diretta e immediata e la possibilità di operare all’interno del proprio ambiente domestico, rischiano infatti di impattare negativamente sull’effort e sulla produttività di un dipendente. Per questo le aziende sono chiamate a strutturare approcci innovativi nell’analisi dei dati HR, con l’obiettivo di restare competitive e di supportare al meglio i propri lavoratori.  

Analisi dati HR smartworking: quali metriche considerare? 

Come rendere più produttiva la collaborazione e lavorare per obiettivi prestabiliti nell’era del lavoro agile? La vera sfida che si pone davanti a chi opera nelle risorse umane è quella di assicurarsi che le persone riescano a mantenere una collaborazione redditizia pur lavorando da remoto. Le metriche da valutare per verificare l’efficacia dello smart working diventano allora essenzialmente: 

• Produttività: il mero conteggio delle ore non riesce a fotografare dettagliatamente la qualità del lavoro svolto. Per questo è opportuno definire delle metriche di produttività che siano in grado di analizzare anche l’efficienza dell’insieme delle attività di chi lavora da casa. Queste metriche possono includere gli obiettivi raggiunti, la qualità del lavoro prodotto oppure il tempo impiegato per completare una data attività. I dati raccolti (ad esempio attraverso delle comode app per il project management) possono poi essere confrontati con quelli attesi o, nella migliore delle ipotesi, con quelli storici rilevati quando le stesse attività venivano svolte in ufficio.  
• Cooperazione: come si sono modificate le relazioni tra colleghi? Il lavoro da remoto può impattare anche sugli equilibri interni. Risulta allora utile dotarsi di strumenti digitali in grado di monitorare i pattern di comunicazione e collaborazione, per poter ricevere dei feedback utili sullo stato delle relazioni interne, sugli equilibri e sulle dinamiche del team.  
• Engagement: qual è il livello di coinvolgimento dei dipendenti che lavorano al di fuori dell’ufficio fisico? La mancanza di contatti stabili con colleghi o superiori può comportare dei piccoli “cali di tensione”. Diventa allora importante ricevere dei feedback continui, magari predisponendo dei sondaggi periodici volti a valutare il grado di coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti. 
• Benessere: strettamente connesso al punto precedente, ma non solo. Lo smart working ha effetti anche sul benessere dei dipendenti, sia fisico che mentale. Il compito dei team HR è quello di monitorare i dati sulla salute e sul work-life balance, i livelli di stress e di soddisfazione. Avere sotto controllo queste informazioni aiuta a mettere in pratica delle strategie preventive, a fronte di eventuali problemi insorti, oppure a predisporre degli interventi migliorativi su una base già consolidata.  

Analisi dati smart working: gli strumenti utili 

Una direzione HR affidabile deve essere in grado di misurare l’impatto delle proprie pratiche sul business. Per farlo nella maniera migliore deve quindi disporre di una cultura data-driven. Cosa significa? Un processo decisionale basato sui dati poggia su elementi concreti, metriche in grado di indirizzare le decisioni verso obiettivi strategici. Una strategia basata sui dati mette al centro le persone e individua nella forza lavoro il suo vantaggio competitivo.  

Tramite gli HR Data Analytics, quindi, si riesce a creare modelli predittivi che favoriscono la gestione del personale. L’analisi dei dati applicata alle risorse umane si applica anche al monitoraggio delle attività svolte da remoto e si traduce in una crescita di produttività e trasparenza e nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro. 

Tra gli strumenti e le tecnologie per perfezionare l’analisi dei dati HR durante lo smart working si possono includere: 

• Software HR che monitorino le prestazioni e la produttività: configurando ad hoc queste piattaforme di analisi delle prestazioni dei dipendenti è possibile avere traccia delle attività svolte quotidianamente, impostare obiettivi di crescita individuale e di business e ottenere dei report personalizzati sull’andamento dei singoli dipendenti. Attraverso il monitoraggio della produttività, invece, si analizzano il tempo e le attività svolte dai dipendenti nell’arco della giornata, della settimana o del mese. 
• Piattaforme di wellness: le app sulla gestione del benessere consentono di avere una traccia continua del loro stato psicofisico e restituiscono preziose indicazioni per migliorare il livello di benessere. A queste si possono affiancare dei software capaci di analizzare il sentiment dei dipendenti tramite le comunicazioni scritte (e-mail o app di messaggistica) o verbali (videoconferenze). Non va dimenticato che questi strumenti di collaborazione online permettono ai dipendenti di comunicare in modo efficace anche a distanza. 

In un contesto come quello odierno, di estrema flessibilità lavorativa, le strumentazioni tecnologiche e innovative a supporto delle attività HR si dimostrano di importanza fondamentale. Grazie a gestionali e software – come TeamSystem HR ad esempio – è possibile tenere traccia della produttività dei dipendenti che lavorano da remoto, analizzare le loro performance e impostare con estrema facilità obiettivi di crescita. Questa è l’azienda del futuro.