Software HR: meno errori e tanti vantaggi con l’automazione

Non sono certamente poche le sfide che si sono poste di fronte ai responsabili HR in questi anni.

Dalla difficoltà nel reclutare nuovi talenti per l’azienda, alla necessità di trattenere i collaboratori più validi – sapendo che un tasso di turnover troppo alto può fare grandi danni all’impresa – fino alla gestione e coordinazione delle spese o delle presenze.

A tutto questo si aggiunge ovviamente la necessità di ridurre i costi, di non perdere tempo nelle attività ripetitive e standard, nonché di ridurre al minimo gli errori. In questo scenario, l’automazione delle attività svolte dalle risorse umane diventa un obiettivo a cui tendere quanto prima, con le giuste strategie e con i migliori software HR. Ecco, dunque, una guida che può aiutare ad avviare l’automazione dei processi svolti dalle risorse umane in azienda.

Cos’è l’automazione delle risorse umane?

Da anni le aziende possono contare su software HR, su strumenti digitali per la gestione delle presenze, software timesheet e via dicendo. Si parla di fatto di elementi indispensabili, la cui presenza può essere considerata fondamentale nelle aziende moderne. Ebbene, l’automazione delle risorse umane rappresenta uno step ulteriore verso l’utilizzo intelligente di questi strumenti digitali.

Con il termine HR Process Automation si intende, infatti, una pratica volta a rendere più semplici, più veloci e più efficaci le normali attività di gestione delle risorse umane in azienda, a livello quotidiano. Questo processo d’automazione è utile per vari motivi, come ridurre il carico di lavoro manuale degli addetti, eliminare gli errori umani e migliorare l’esperienza dei candidati, con effetti positivi sul calo del tasso di turnover. Va inoltre sottolineato che, se applicata anche a livello dei processi di ricerca e di selezione del personale, l’automazione può portare a un miglioramento della candidate experience.

Esempi di automazione delle risorse umane con HR software

Vediamo adesso alcuni esempi pratici di automazione delle risorse umane, da mettere in pratica usando le migliori soluzioni digitali e i più innovativi Software HR

Migliorare l’inserimento del personale

Spesso viene trascurata l’ultima fase del processo di selezione del personale, ovvero la fase di onboarding. Questa leggerezza però può avere gravi conseguenze, sapendo che un inserimento poco efficace può pregiudicare il rapporto tra dipendente e azienda.

Ecco che allora diventa importante curare ogni step, a partire dal passaggio di preboarding: può essere per esempio molto utile creare dei siti ad hoc in cui offrire ai nuovi dipendenti delle guide di benvenuto, delle informazioni accurate sull’organizzazione, delle liste con i primi task, delle informazioni per muoversi negli spazi aziendali e così via.

Automatizzare la gestione delle assenze, dei permessi e delle ferie

La gestione delle ferie, dei permessi e delle assenze può essere gravosa per il reparto HR di un’azienda. L’automazione può però intervenire per salvare tempo prezioso, rendendo peraltro le richieste più facilmente gestibili per tutti i dipendenti, che potranno così richiedere permessi e ferie online.

Un sistema di questo tipo, oltre a permettere una rapida e intelligente comunicazione tra dipendenti, reparto HR e manager, dà anche la possibilità di tenere traccia dei giorni di ferie e dei permessi rimanenti, così da evitare fin dall’inizio errori o fraintendimenti.

L’automazione delle risorse umane: la gestione delle spese

Soprattutto per le aziende i cui dipendenti lavorano spesso in trasferta, la gestione delle spese e dei rimborsi può essere impegnativo, occupando una fetta importante del tempo e delle energie del reparto HR.

Sfruttando i migliori software HR è però possibile rendere automatici buona parte di questi flussi. Si parla, per esempio, di dare ai dipendenti la possibilità di caricare comodamente e in autonomia le ricevute per le quali si chiede il rimborso, dando la possibilità al manager di riferimento di approvare in qualsiasi momento e da qualunque luogo la spesa inserita.

La gestione intelligente e strategica dell’offboarding

Come si è visto, è bene concentrare energie sulla fase dell’onboarding, ma anche il momento opposto, ovvero l’offboarding, merita attenzione. L’azienda che si limita a mettere in campo un processo manuale di licenziamento va incontro a diversi rischi: alcune indagini hanno, per esempio, dimostrato che una buona fetta di lavoratori licenziati sottrae dati sensibili prima di lasciare l’azienda.

Potendo invece contare sull’attivazione automatica di un processo di offboarding al momento del licenziamento è possibile avere la certezza di disattivare al momento giusto l’accesso alle risorse online riservate, agli archivi digitali e ai locali aziendali.

Verso una formazione dei dipendenti più automatizzata

Sono molte le iniziative e i fattori da considerare per trattenere in azienda i talenti, prima fra tutti è sicuramente la formazione. Non a caso, se un dipendente che non riceve il sufficiente supporto alla carriera è maggiormente propenso a cercare un nuovo datore di lavoro.

È anche vero che creare dei momenti di formazione in azienda può essere difficile da gestire, ecco perché può essere molto utile mettere a punto dei percorsi di formazione in buona parte automatizzati. Sfruttando le apposite soluzioni digitali e le risorse online sarà così possibile offrire ai dipendenti delle opportunità di formazione flessibili, su misura e on demand, accessibili anche a distanza.

I benefici dell’automazione HR

Questi elencati sono solamente alcuni tra gli esempi possibili di automazione delle risorse umane, da mettere in campo con l’utilizzo di software di ultima generazione o soluzioni digitali ad hoc.

Diverse soluzioni possono portare a benefici differenti, ma in linea generale è possibile dire che l’automazione HR permette di:

• Incrementare l’efficienza e la produttività del reparto gestione risorse umane: l’utilizzo dell’AI aiuta a ridurre i tempi di gestione delle attività destinati allo svolgimento di attività ripetitive e a basso valore aggiunto;
• Ridurre gli errori: errori di distrazione, tipografici o di accuratezza, tipici delle attività ripetitive – dall’assegnazione delle ferie fino all’elaborazione delle buste paga – possono essere facilmente evitati;
• Assicurare ai dipendenti un’assistenza continua: anche al di fuori dei normali orari di ufficio, i dipendenti possono godere di un’assistenza completa e più immediata, grazie all’utilizzo di innovativi strumenti online;
• Raccogliere una mole importante di informazioni dai normali processi di gestione HR: queste potranno essere utilizzate per ottimizzare ulteriormente la gestione delle risorse umane e per prendere decisioni future più esatte e mirate.

TeamSystem HR, il software HR per la gestione All-in-One delle risorse umane

Tra le diverse tecnologie a supporto dell’automazione della gestione delle risorse umane, è sempre più difficile capire qual è lo strumento giusto per gestire in modo completo e accurato tutti i diversi processi del comparto HR, sia per gli operatori stessi che per i dipendenti.

Il software HR sviluppato da TeamSystem, TeamSystem HR, è la soluzione All-in-One che può aiutarti a gestire tutto al meglio. In un unico ambiente, il software riunisce le più diverse funzionalità, dagli strumenti per il recruiting a quelli per la formazione delle risorse umane, dalle funzioni per la gestione dei normali processi amministrativi fino a quelle per il business travel.

Pensato per supportare le direzioni HR di grandi imprese, PMI o studi professionali, questo software HR garantisce un elevato livello di configurabilità, la copertura di tutti i processi in modo semplice, la flessibilità d’utilizzo e la possibilità di avere sempre tutto sotto controllo, in ogni momento.

Va peraltro sottolineato che TeamSystem HR è molto apprezzato anche dai dipendenti, che possono accedere in qualsiasi momento, da qualunque device, alla propria area personale, per apportare modifiche o ricevere aggiornamenti in tempo reale.