Smart Working e la firma elettronica ovunque tu sia

Oggi si sente sempre più spesso parlare di smart working, trasformazione digitale e dematerializzazione dei processi. Ma questi come impattano sui rapporti tra i dipendenti e l’azienda? Come fare per dematerializzare tutti i processi cartacei in modo da mantenere il controllo e l’efficacia del lavoro anche se svolto da remoto?

In questo scenario di continua evoluzione verso il mondo digitale, la delocalizzazione del lavoro o smart working, ossia la tendenza del mondo del lavoro a puntare sulla mobilità e sulle tecnologie che consentono la comunicazione e la collaborazione a distanza, è in continuo aumento. Secondo uno studio condotto dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano e presentato durante il convegno “Tra Smart Working e Return-to-Office“, nel 2024 in Italia si contano circa 3,55 milioni di lavoratori in smart working, un dato sostanzialmente stabile rispetto ai 3,58 milioni del 2023 (-0,8%). Per il 2025 si prevede una crescita del 5%, con un numero stimato di circa 3,75 milioni di smart worker, trainata soprattutto dalle grandi imprese (35%). Ma che cosa significa questo in termini raggiungibilità delle persone? Scopriamolo insieme.

Cos’è lo smart working e cosa comporta

Lo smart working è una modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che mira a incrementarne la produttività, agevolando la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro svincolando i lavoratori dalla fisicità del proprio posto di lavoro. Oggi una “azienda liquida” come definita da Fabrizio Capobianco, CEO di TOK.tv, è quella i cui dipendenti lavorano ciascuno da remoto. Ciò significa:

• Possibilità di accesso al talento indipendentemente dai confini geografici e temporali;
• Minore impatto ambientale degli uffici e quindi costi relativamente più bassi.

Ma se è vero che da un lato le aziende e i professionisti beneficiano di questa flessibilità in termini geografici e temporali, dall’altro lato hanno la necessità di mantenere il controllo sui processi che si delocalizzano, dotando i propri collaboratori di strumenti che gli consentano di offrire gli stessi servizi ed effettuare le stesse operazioni che si effettuerebbero nei locali aziendali, tra cui l’esempio più lampante è la firma dei documenti.

La gestione della firma elettronica nello smart working

La firma, vista come atto conclusivo del processo di vendita o di acquisto o di un processo decisionale, oggi può essere effettuata completamente in mobilità e in differenti modalità. Esistono soluzioni sul mercato che consentono ad un’azienda di condividere i documenti da firmare con i propri collaboratori, clienti, dipendenti ovunque essi siano, tramite app o e-mail, implementando diverse modalità di firma  nel rispetto dei requisiti definiti dalle normative di riferimento:

• Firma con il telefono cellulare, ossia attraverso l’utilizzo del telefono cellulare che viene utilizzato come mezzo e metodo identificativo del firmatario.
• Firma grafometrica, intesa come la raccolta della firma autografa del firmatario attraverso appositi tablet (o Pad di firma). In questo caso il firmatario appone la propria firma ma invece che scrivere su carta, firma su un tablet.
• Firma biometrica, è la modalità di firma che utilizza dati biometrici come, ad esempio, l’impronta digitale o il sistema dei vasi sanguigni come strumento per identificare il firmatario.

Firmare non è mai stato, così semplice, a misura di uomo e collaborativo.

I vantaggi della firma remota nello smart working

In un’azienda liquida, oltre a lavorare per obiettivi, comunicare, creare clima di fiducia e rispetto, creare cultura aziendale condivisa, lasciare spazio a tutti, vi è la necessità di dotare di strumenti che supportano e aiutano le aziende a raggiugere i propri collaboratori e i nuovi clienti abbattendo le barriere fisiche dei propri uffici.

Un device, un documentale, un mezzo di comunicazione (video o chat) e la firma elettronica mobile, e ogni luogo può diventare il tuo luogo di lavoro, agevolando la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

Le testimonianze in questo ambito non mancano, tra cui molto significativa è quella di Leon Barnard, sviluppatore e designer per Balsamiq il quale afferma: “Il nostro CEO, Peldi Guilizzoni, dimostra una grande fiducia nei nostri confronti. Sono convinti che noi tutti lavoriamo in modo più efficace di quanto abbiamo mai fatto nei lavori precedenti dove la cosa più importante era ‘dimostrarsi occupato’ per il capo…”. La possibilità di poter lavorare non solo da casa ma anche in altri ambienti come aeroporti, spazi di co-working, bar e sale di attesa stazioni ecc. “genera delle implicazioni positive sulla mobilità urbana oltre che sull’inquinamento” (Osservatorio sullo Smart Working 2015), non bisogna più “dimostrarsi occupato”, ma essere occupato e produttivo.

La firma elettronica diventa strumento forte per la creazione di un clima lavorativo smart e in complete mobilità per una dematerializzazione dei processi cartacei a 360 gradi.

I vantaggi dell’utilizzo di questa modalità di firma sono molti. Questo strumento, infatti, consente di gestire, approvare e sottoscrivere documenti digitali in modo rapido e sicuro, eliminando la necessità di supporti fisici e riducendo significativamente i tempi di attesa. Nello smart working, rappresenta un elemento chiave per garantire continuità operativa, efficienza e flessibilità, permettendo ai professionisti di firmare contratti e autorizzazioni da qualsiasi luogo e dispositivo. Inoltre, assicura elevati standard di sicurezza e tracciabilità, contribuendo alla creazione di un ecosistema lavorativo moderno, sostenibile e perfettamente allineato alle esigenze della trasformazione digitale.

TeamSystem Signature, la soluzione per la firma elettronica nello smart working

TeamSystem Signature è il software di firma elettronica pensato per aziende e studi professionali che desiderano ottimizzare i processi di firma e migliorare l’efficienza operativa, anche in un contesto di smart working. Grazie alla possibilità di firmare documenti elettronici in qualsiasi momento e da qualunque luogo, TeamSystem Signature supporta pienamente le esigenze dello smart working, garantendo continuità operativa e flessibilità totale. La sua integrazione nativa con i principali software gestionali TeamSystem, come gli ERP e TS Studio, consente una gestione fluida e centralizzata delle pratiche, anche a distanza. Inoltre, eliminando la necessità di stampa e gestione cartacea, riduce i costi operativi e favorisce un approccio sostenibile. TeamSystem Signature unisce mobilità, sicurezza e valore legale della firma in un’unica soluzione digitale, rendendo più semplice e veloce ogni attività, ovunque ci si trovi.