Come verificare la firma digitale: la guida completa

La verifica della firma digitale è un passaggio fondamentale per garantire l’autenticità, l’integrità e la validità legale dei documenti elettronici. Per essere certi che un documento firmato digitalmente sia autentico e integro, è fondamentale sapere come verificare la firma digitale in modo corretto. Per farlo esistono infatti diversi strumenti e metodi. In questa guida li esamineremo nel dettaglio e spiegheremo passo dopo passo quali documenti verificare e quali elementi analizzare per assicurarsi che la firma sia conforme alle normative vigenti.

Cos’è la firma digitale e perché va verificata

Nell’era della digitalizzazione dei documenti il tema della loro validità legale è diventato centrale. Se in quelli cartacei però a dare certezza di veridicità giuridica è la firma autografa, nei documenti elettronici il compito di garantire integrità, affidabilità, sicurezza, autenticità e immodificabilità spetta invece alla firma digitale.

Si tratta di un sistema avanzato di firma elettronica che conferma l’identità del firmatario e l’integrità dei documenti digitali e si basa su chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, tra loro collegate e assegnate al titolare da un ente certificatore qualificato, come l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Tramite la chiave privata, il titolare della firma rende manifesta la propria provenienza e l’integrità del documento elettronico; con la chiave pubblica invece, il destinatario può verificare a sua volta la provenienza e l’integrità del documento stesso.

Ma proprio per la sua centralità nel garantire la sicurezza e l’autenticità dei documenti informatici la firma digitale va verificata. Solo così si potrà considerare un documento:

• autentico, che conferma l’assoluta corrispondenza tra la firma e la persona che ha firmato il documento;
• integro, che assicura che il documento non venga alterato dopo l’apposizione della firma;
• valido, che garantisce che la firma sia conforme alle normative vigenti e possa essere considerata come legalmente vincolante.

Quando è necessario verificare una firma digitale

La firma digitale ha la stessa validità di quella autografa sui documenti cartacei, ma sostituisce anche sigilli, contrassegni, marchi o timbri di qualsiasi tipo. La convalida della firma digitale è indispensabile nei seguenti casi:

• quando si ricevono contratti o documenti ufficiali firmati digitalmente;
• per validare ordini, fatture elettroniche o accordi commerciali;
• per certificare l’autenticità di atti notarili o documenti giuridici;
• per verificare la scadenza della firma digitale, assicurandosi che il certificato sia ancora valido al momento della verifica.

Come funziona la verifica della firma digitale

Per verificare la firma digitale servono appositi software, ma prima di scoprire quali sono e come utilizzarli, analizziamo nel dettaglio come funziona l’intera procedura di convalida.

Cosa viene verificato durante la verifica della firma digitale

Gli elementi coinvolti nella verifica della firma digitale sono i seguenti.

• Certificato digitale: serve a identificare in maniera certa e univoca il titolare della firma ed è associato a una chiave pubblica, nota cioè a tutti gli attori coinvolti e necessaria al destinatario per decodificare il messaggio ricevuto. Per confermare l’autenticità della firma digitale i software usano la chiave pubblica collegata al certificato del firmatario.
• Timestamp (marca temporale): la marca temporale è il processo che attesta con certezza la data e l’ora in cui la firma è stata apposta. Si rivela particolarmente importante per verificare la scadenza della firma digitale e attestare l’esecuzione di un documento in un dato momento aggiungendo così ulteriori livelli di garanzia.
• Autorità di certificazione (CA): si tratta dell’ente che agisce per rilasciare i certificati elettronici; perché la CA sia riconosciuta deve risultare iscritta nell’Elenco Pubblico dei Certificatori dell’AgID.
• Scadenza della firma digitale: anche le firme digitali hanno una scadenza. Se generate sulla base di un certificato scaduto, revocato o sospeso non hanno un valore legale. Verificare una firma digitale serve anche a controllare che non sia scaduta e quindi non più valida.

Tipi di file firmati digitalmente

Si può apporre una firma digitale su qualsiasi tipo di documento, ma l’operazione prevede la creazione di un file a esso associato, creato dal software di firma in base al tipo di documento da firmare e al certificato del firmatario. I formati più comuni secondo gli standard europei sono tre.

• PAdES (PDF Advanced Electronic Signature): è il formato usato per firmare i documenti .pdf leggibile con i comuni lettori per PDF. In questo caso la firma digitale viene inglobata direttamente all’interno del documento.
• XAdES (XML Advanced Electronic Signature): è lo standard usato per la firma digitale dei documenti in formato XML, spesso utilizzato ad esempio per la fatturazione elettronica. Come per il PAdES il certificato viene incapsulato all’interno del file .xml.
• CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signature): è un file con estensione .p7m che incorpora in un unico documento il file originale e la firma digitale. In sostanza il file firmato con firma digitale in formato CAdES e il file contenente la firma digitale vengono inseriti all’interno di una “busta” con estensione.p7m.

Come verificare la firma digitale passo dopo passo

Come si può verificare se la firma digitale del file è valida? Per farlo basta seguire alcuni semplici passaggi.

1. Scaricare il file firmato sul proprio dispositivo.
2. Aprire il file con un software di verifica in grado estrarre la firma digitale e di verificare l’integrità del documento.
3. Verificare la firma: il software controllerà l’autenticità della firma attraverso la chiave pubblica; se questa sarà in grado di decifrare il documento e la firma, vorrà dire che il documento è integro e non è stato manomesso dopo essere stato firmato e che la firma appartiene al mittente.
4. Controllare il certificato: in questa fase si controllerà il certificato digitale associato alla firma digitale, per assicurarsi che non sia scaduto o revocato.
5. Interpretare il risultato della verifica: al termine del processo, il software emette un responso: se la firma è considerata valida, il documento sarà valutato come autentico e integro, altrimenti verrà segnalato un errore di verifica. Molti software consentono di scaricare un report con l’esito del controllo effettuato.

Quali software di verifica usare?

Per verificare la firma digitale possono essere utilizzati diversi software e strumenti, alcuni dei quali disponibili gratuitamente online.

Tuttavia, si tratta di programmi non sempre affidabili, ecco perché conviene affidarsi a strumenti professionali come TeamSystem Signature, un software per aziende e studi professionali che grazie alle sue funzionalità avanzate, garantisce che ogni documento sia protetto e conforme alle normative vigenti e offre una soluzione completa per la gestione delle firme digitali; permette inoltre di gestire l’intero processo in pochi semplici passaggi

Tra le sue principali funzionalità.

• Marca temporale e conservazione a norma: prevede l’applicazione di una marca temporale e l’invio del documento con conservazione a norma, secondo il periodo previsto dalla legge. La conservazione è possibile grazie all’integrazione di TeamSystem Signature con TeamSystem Digital Archive. Dopo il processo di firma il documento viene inviato in conservazione utilizzando tutte le informazioni acquisite in fase di creazione del documento.
• Verifica firma digitale: il software di verifica della firma digitale garantisce la conformità con le normative vigenti e la certezza che ogni documento firmato digitalmente sia sicuro e legalmente valido. Assicura così che ogni firma sia autentica e ottimizza i processi aziendali, rendendo ogni operazione più veloce e sicura.
• Integrazione con altri gestionali TeamSystem o di terze parti e programmi per Software House.