Pre check-in in hotel: cos’è, come implementarlo e tutti i vantaggi

Il pre check-in in hotel è diventato ormai una pratica sempre più diffusa, adottata non solo dagli alberghi, ma anche da B&B e case vacanze. Il motivo? Semplice: in un settore dove efficienza e qualità dell’esperienza sono determinanti, digitalizzare e velocizzare l’accoglienza è un vantaggio concreto, sia per gli ospiti sia per chi lavora nella struttura.

In particolare, quando si gestisce un flusso elevato di arrivi, anche piccoli ritardi o disguidi possono compromettere la prima impressione dell’ospite e influenzare negativamente l’intero soggiorno.

Il pre check-in consente invece di anticipare i tempi, ridurre le attese, accogliere con più cura e, al contempo, alleggerire il carico operativo del front desk. In questa guida, forniremo informazioni utili su come migliorare il processo di check-in grazie a strumenti semplici ma potenti, sfruttando la tecnologia per organizzare meglio il lavoro e offrire un’accoglienza più fluida e professionale.

Cos’è il pre check-in: significato e definizione

Ma cosa si intende per pre check-in in hotel? Si tratta di una procedura che consente agli ospiti di fornire in anticipo – spesso online – le informazioni necessarie per la registrazione, come i dati anagrafici e i documenti d’identità, evitando così lunghe attese al momento dell’arrivo.

Questa pratica, che oggi sta diventando uno standard per molte strutture, ha conosciuto un’accelerazione significativa a seguito della pandemia da Covid-19. Durante quel periodo, infatti, la necessità di ridurre i contatti fisici ha spinto gli hotel a rivedere molte delle proprie abitudini operative e ha reso evidente quanto la tecnologia potesse contribuire a migliorare sicurezza, efficienza e organizzazione.

Da quel momento in poi, il pre check-in ha iniziato ad essere percepito non più come un’opzione “avanzata”, ma come uno strumento essenziale per garantire un’accoglienza fluida, moderna e in linea con le aspettative dei viaggiatori di oggi.

I vantaggi del pre check-in online

L’implementazione del pre check-in migliora concretamente tanto il lavoro dello staff quanto l’esperienza dell’ospite.

In particolare, per le strutture ricettive:

• migliora l’organizzazione operativa: conoscere in anticipo chi arriverà e quando permette allo staff di pianificare con più precisione i turni, le pulizie, le assegnazioni delle camere e le eventuali richieste speciali;
• rende più efficiente la gestione delle pratiche obbligatorie: acquisire in anticipo i documenti e i dati richiesti per legge riduce i margini di errore, accelera la parte burocratica e, in più, evita rallentamenti alla reception;
• offre maggiore controllo e personalizzazione del servizio: avere tempo per esaminare i dati degli ospiti consente di personalizzare meglio l’accoglienza, offrire servizi su misura e migliorare la soddisfazione generale.

Ma i vantaggi sono evidenti anche per gli ospiti, per esempio:

• iniziare il soggiorno senza stress e senza file trasmette subito professionalità e cura e crea un’impressione favorevole che può influenzare l’intera esperienza;
• compilare i dati quando si preferisce, magari da casa o in viaggio, offre all’ospite un senso di controllo e comfort, particolarmente apprezzato da chi viaggia spesso;
• arrivare in struttura e completare il check-in in pochi istanti, senza dover compilare moduli o presentare documenti fisici, significa meno stress e più tempo per godersi il soggiorno.

Il pre check-in come strumento di personalizzazione

Oltre a snellire le procedure e migliorare l’organizzazione, il pre check-in rappresenta anche un potente strumento strategico per personalizzare l’esperienza dell’ospite fin dai primi momenti.

Durante la compilazione dei dati, è possibile proporre contenuti utili – come informazioni sul parcheggio, sugli orari dei servizi o sulle attrazioni nei dintorni – che aiutano l’ospite a sentirsi subito orientato e ben accolto. Ma non solo, perché questo è anche il momento ideale per proporre servizi aggiuntivi in modo mirato: ad esempio, offrire un upgrade della camera, prenotare una cena in struttura, aggiungere una bottiglia di vino in camera o un massaggio al centro benessere.

Si parla in questo caso di cross selling e up selling: tecniche di vendita che permettono di aumentare il valore della prenotazione migliorando, allo stesso tempo, l’esperienza dell’ospite. Inoltre, anticipare le classiche domande che spesso arrivano al check-in – a che ora è la colazione, come funziona il Wi-Fi – rende il soggiorno più fluido e piacevole.

Il pre check-in, insomma, non è solo una formalità, bensì è un primo, fondamentale passo per costruire un rapporto più profondo con il cliente, che può continuare anche dopo il check-out.

Come implementare il pre check-in in hotel: il ruolo della tecnologia

Per offrire un’accoglienza moderna, efficiente e personalizzata, le strutture ricettive devono oggi abbracciare con decisione la digitalizzazione. Il pre check-in è solo una delle tante possibilità offerte dalla tecnologia, ma è anche uno degli strumenti più efficaci per migliorare l’organizzazione interna e, al tempo stesso, l’esperienza del cliente.

Per funzionare al meglio, però, non basta una semplice soluzione “stand alone”: serve un sistema integrato che permetta di raccogliere, gestire e utilizzare le informazioni degli ospiti in modo centralizzato. È qui che entrano in gioco i gestionali per hotel, strumenti sempre più evoluti che offrono una vasta gamma di funzionalità pensate per semplificare i flussi operativi e creare esperienze d’accoglienza fluide e personalizzate.

Utilizzare un gestionale moderno consente di:

• centralizzare tutte le informazioni degli ospiti in un unico ambiente, facilmente accessibile e aggiornato in tempo reale;
• automatizzare attività ripetitive, per ridurre gli errori e liberare tempo prezioso per il personale;
• offrire comunicazioni mirate e personalizzate prima, durante e dopo il soggiorno, per aumentare la soddisfazione e la fidelizzazione;
• monitorare l’andamento delle prenotazioni e dei servizi, migliorando l’analisi e la pianificazione strategica;
• integrare soluzioni di pre check-in e check-out online, per un’esperienza ancora più comoda e veloce, sia per gli ospiti che per lo staff.

Software per check-in in hotel: la funzionalità di TeamSystem Hospitality

Scegliere il gestionale per hotel più in linea con le proprie esigenze non è semplice. Se, però, l’ottimizzazione delle fasi di check-in e check-out è un imperativo, è essenziale affidarsi a software per alberghi e altre strutture ricettive che presentino funzioni dedicate.

È ciò che mette a disposizione TeamSystem con TeamSystem Hospitality, il gestionale per alberghi, B&B e case vacanze che presenta un software per check-in in hotel pensato appositamente per rendere più fluido il lavoro del personale e più personalizzata l’esperienza del cliente.

Con TeamSystem Hospitality gli ospiti possono optare per il self check-in e il self check-out in completa autonomia e possono dunque svolgere queste operazioni senza dover passare per la reception.

Il tutto si traduce in maggiore soddisfazione da parte del cliente, ma anche meno lavoro per il personale che può dedicarsi ad altri aspetti strategici. Non solo, perché la piattaforma di self check-in e self check-out consente anche di sfruttare appieno strategie come up selling e cross selling, rimandando direttamente il cliente all’E-shop per acquistare servizi aggiuntivi ancor prima di arrivare in struttura.

Grazie a un’interfaccia intuitiva e a un sistema completamente integrato, TeamSystem Hospitality diventa un vero alleato nella gestione della relazione con l’ospite. Ogni fase del soggiorno – dalla prenotazione al check-out – può essere monitorata e ottimizzata. In un contesto in cui l’efficienza operativa e la personalizzazione sono fondamentali per distinguersi, dotarsi di strumenti avanzati è la chiave per fare la differenza.