Come gestire gli affitti brevi al meglio: la guida
Con l’aumento della domanda di soluzioni turistiche flessibili e a breve termine, sempre più imprenditori e proprietari di immobili si affacciano al settore degli affitti brevi, attratti dai benefici economici che può offrire. Tuttavia, per raggiungere il massimo successo e sfruttare al meglio queste opportunità, è essenziale applicare una gestione degli affitti brevi professionale e ben strutturata.
Questo vademecum vuole offrire una panoramica completa e pratica delle principali attività necessarie per gestire gli affitti brevi in modo efficace e redditizio, con un focus sulle soluzioni software di TeamSystem che possono supportare i gestori in ogni fase del processo.
Guida alla gestione degli affitti brevi
Dalla promozione dell’immobile alla gestione delle prenotazioni, da un’accoglienza impeccabile alla gestione amministrativa, ogni aspetto della gestione degli affitti brevi richiede una grande attenzione ai dettagli, che vanno ben oltre la semplice messa a disposizione di un alloggio.
Di seguito vedremo come gestire al meglio ogni aspetto. Prima, però, vogliamo chiarire un punto importante ossia la differenza tra affitti brevi, locazione turistica e case vacanze. come attività ricettiva, purché non si superi un certo numero di locazioni annuali.
Il termine “affitti brevi” o “locazioni brevi” indica contratti di locazione di immobili (a uso turistico o per altre motivazioni) con durata inferiore a 30 giorni. Questa formula consente ai proprietari di affittare temporaneamente le proprie unità abitative senza doverle registrare come strutture ricettive, grazie a una normativa specifica (Decreto Legge 50/2017) che semplifica gli adempimenti burocratici e fiscali.
Con “locazione turistica”, regolata dal Decreto-legge n. 50 del 24 aprile 2017, si indica una particolare tipologia di affitto breve che ha scopi esclusivamente turistici o di svago, senza la possibilità di offrire servizi accessori di tipo alberghiero (ad esempio: servizio navetta, cambio della biancheria, colazione, ecc.). I soli servizi ammessi sono quelli strettamente connessi all’utilizzo dell’immobile (utenze, aria condizionata, wi-fi, ecc.).
Infine, con casa vacanze si indica una struttura ricettiva extra-alberghiera che propone l’affitto di un’immobile e che può fornire servizi aggiuntivi.
1. Gestire un affitto breve: analisi del mercato e definizione del target
Il primo passo per una gestione degli affitti brevi efficace è comprendere le dinamiche del mercato locale e identificare il target di riferimento. Bisogna analizzare la concorrenza, i prezzi medi, la stagionalità e le preferenze degli ospiti. In base a questi dati, si potrà definire la strategia di marketing e il prezzo di locazione più competitivo. Può essere molto utile, da questo punto di vista, utilizzare software di revenue management che permettono di adattare il prezzo in considerazione di diversi fattori, per proporre sempre la tariffa più redditizia.
2. Creazione di annunci accattivanti
La presentazione dell’immobile è fondamentale per attirare l’attenzione degli utenti. Gli annunci devono essere completi, corredati da foto di alta qualità e da una descrizione accurata che valorizzi i punti di forza dell’appartamento. È importante inoltre utilizzare un linguaggio chiaro e conciso, e ottimizzare i testi per i motori di ricerca.
3. Gestione delle prenotazioni degli affitti e dei pagamenti
Un software gestionale efficiente è fondamentale per automatizzare le attività quotidiane, come la gestione delle prenotazioni, la calendarizzazione degli arrivi e delle partenze, la riscossione dei pagamenti e la comunicazione con gli ospiti. Come vedremo più avanti, TeamSystem offre soluzioni specifiche che semplificano e ottimizzano il lavoro di chi si occupa della gestione degli affitti brevi.
4. Check-in e check-out
L’accoglienza degli ospiti è un momento importante per creare un’esperienza positiva e fidelizzare i clienti. Il check-in e il check-out devono essere efficienti e cordiali. È importante fornire agli ospiti tutte le informazioni necessarie per il loro soggiorno e per il rispetto delle regole della casa.
5. Pulizia e manutenzione
La pulizia e la manutenzione dell’immobile sono aspetti cruciali per garantire un soggiorno confortevole agli ospiti. È necessario definire un piano di pulizia regolare e affidarsi a personale qualificato per la manutenzione ordinaria e straordinaria.
6. Comunicazione con gli ospiti
Una comunicazione efficace con gli ospiti è fondamentale per risolvere eventuali problemi, rispondere alle loro domande e fornire informazioni utili sul territorio. È importante essere disponibili e reattivi, e utilizzare canali di comunicazione efficienti come e-mail, chat e messaggistica istantanea.
7. Marketing e promozione
Promuovere l’immobile sui canali online e offline è fondamentale per aumentare la visibilità e attirare nuovi clienti. È importante utilizzare diverse strategie di marketing, come la creazione di un sito web, la pubblicazione su portali specializzati (OTA) e la partecipazione a campagne social.
8. Adempimenti fiscali e legali
In conclusione, chi gestisce degli affitti brevi deve adempiere a una serie di obblighi fiscali e legali. Tra questi adempimenti obbligatori, abbiamo ad esempio:
- la registrazione del contratto di locazione presso l’Agenzia delle Entrate solo nel caso in cui il singolo contratto superi la durata di 30 giorni, oppure in quello in cui più contratti in un anno con uno stesso inquilino superino la durata di 30 giorni complessivi;
- la dichiarazione dei redditi;
- la trasmissione delle schedine alloggiati alla Pubblica Sicurezza (schedine PS);
- la riscossione della tassa di soggiorno.
TeamSystem Hospitality per la gestione degli affitti brevi
TeamSystem offre una soluzione avanzata per la gestione completa degli affitti brevi: TeamSystem Hospitality è un software gestionale adatto alle locazioni brevi che semplifica le attività quotidiane dei gestori, aiutandoli a ottimizzare l’operatività, aumentare la redditività e migliorare la qualità del servizio. Questa soluzione permette di:
- Centralizzare le prenotazioni: ricevi e gestisci le prenotazioni da tutti i canali, compreso il sito web della tua struttura, in un unico pannello di controllo.
- Automatizzare le attività: coordina la pulizia delle stanze, la manutenzione, e automatizza la fatturazione, l’invio delle schedine alloggiati e la contabilità.
- Ottimizzare i prezzi: utilizza strumenti di revenue management per massimizzare i profitti.
- Comunicare con gli ospiti: grazie all’App Ospite puoi comunicare facilmente con i clienti, permettergli di gestire la loro prenotazione da smartphone e tablet e fornirgli tutte le informazioni utili per il soggiorno.
- Analizzare le performance: monitora i dati e le statistiche per migliorare le tue strategie.
