Analisi dei processi: Business Process Improvement

Il BPI (Business Process Improvement) è un’analisi dei processi di business associata ad un’azione di miglioramento incrementale e continua nel tempo che può far parte della lean organization.

È una metodologia che ricerca la massima funzionalità dei processi mediante un miglioramento dei flussi operativi in cui i cambiamenti vengono gestiti in maniera incrementale a partire dalle modalità operative in corso.

A differenza del TQM, che ha un approccio radicale e bottom-up sulla struttura aziendale, il Business Process Improvement, coinvolge da subito sia il management che i professional in attività di medio e lungo periodo. L’obiettivo è di rendere il processo efficace ed adeguato evitando l’errore, spesso ricorrente nell’ottimizzazione di processi complessi, di migliorare i sottoprocessi componenti senza che il processo nella sua interezza ne tragga i dovuti benefici.

Accade infatti che nelle aziende esistano già diversi gruppi di lavoro dedicati al miglioramento dei propri sottoprocessi. Il problema cruciale é che spesso non conoscono l’effetto che il loro lavoro ha sulle altre attività del processo. La conseguenza è che spesso i sottoprocessi risultano ottimizzati ma il processo nella sua interezza non è stato migliorato.

L’obiettivo che il BPI si prefigge è invece quello di rendere efficace il processo nella sua interezza; raggiungendo i risultati richiesti, riducendo le risorse necessarie.

Altri benefici tipici sono l’eliminazione degli errori, la riduzione dei ritardi, la crescita della conoscenza, la facilità d’uso, tutto ciò che possa generare vantaggi competitivi per l’organizzazione.

Nelle organizzazioni il Business Process Improvement si sviluppa, in generale, in cinque fasi:

• Organizzazione per il miglioramento
  Durante questa prima fase il top management seleziona i processi critici, e nomina i process owner per ciascun processo selezionato. I process owners organizzano i gruppi di lavoro per il miglioramento del processo (Process Improvement Team – PIT) che stabiliscono i vincoli, scelgono i metodi di misura, identificano gli obiettivi di miglioramento e sviluppano il piano di progetto (project plan).
• Comprensione del processo
  Durante questa fase il gruppo di lavoro (PIT) produce la mappa del processo attuale, analizza il rispetto delle procedure esistenti, raccoglie tutte le informazioni disponibili (costo, tempi, ecc.) ed allinea le attività correnti alle procedure. Scopo di tale fase è quello di raggiungere la conoscenza dettagliata del processo.
• “Fluidificazione” del processo
  Si tratta in questa fase di rendere il processo realmente fluido, vale a dire senza ostacoli durante il suo corso di azione. Non si tratta solo di semplificare ma di rimuovere tutte le attività che non aggiungano valore. E’ in questa fase del BPI che la creatività e la competenza del gruppo di progetto viene effettivamente messa alla prova.
• Implementazione, misure e controllo
  Il processo (già migliorato) viene in questa fase realizzato (messo in funzione), i sistemi di misura ed i controlli vengono stabiliti. E’ indispensabile avere in funzione un efficiente sistema di report, in modo da poter attuare in tempi brevi tutte le modifiche necessarie.
• Miglioramento continuo
  Questa è la fase che spesso viene erroneamente tralasciata; non bisogna mai perdere di vista il fatto che qualsiasi processo è migliorabile.