Il metodo KAIZEN per aumentare la produttività in azienda

Lo spreco è qualsiasi cosa in eccesso rispetto alle risorse minime che aggiungono valore; gli sprechi non solo vanno identificati e comunicati nel modo più efficiente, ma anche eliminati alla radice.

In azienda questo processo è conosciuto con il nome di Lean Production o Lean Organization, a seconda del contesto.

Due domande ci aiutano ad individuare gli sprechi all’interno dei nostri processi aziendali: Il cliente vuole pagare per questa attività? questa attività modifica la funzione del prodotto o servizio?

Che cos’è il metodo Kaizen?

Il Kaizen è la composizione di due termini giapponesi, KAI (cambiamento, miglioramento) e ZEN (buono, migliore), e significa cambiare in meglio, miglioramento continuo; il metodo Kaizen è l’insieme delle tecniche che ci permettono di pensare, analizzare e di migliorare, attraverso le persone, l’efficacia operativa. È stato coniato da Masaaki Imai, manager della Toyota, negli anni ottanta, ora viene applicato in moltissime aziende di tutto il mondo.

Il Kaizen presuppone un cambiamento continuo, ogni giorno è una ricerca della perfezione che non deve aver mai fine; non richiede grandi investimenti ma richiede l’ottimizzazione delle risorse disponibili impiegate per eliminare le inefficienze.

“Far bene al primo colpo” è il principio alla base del metodo Kaizen, significa cioè fare le attività a prova di errore. Un Errore (o sbaglio) è un’attività eseguita non correttamente a causa di mal comprensioni o come risultato di un processo inaffidabile ed instabile: un difetto è un Errore non rilevato o rilevato e non corretto.

Trovare la causa “Radice” di un errore è l’unica soluzione per eliminare definitivamente il problema. Uno dei metodi più efficaci per ricercare le cause “Radice” è il Metodo dei 5 perché: quello che serve realmente è non fermarsi al sintomo ma investigare per arrivare alla causa di fondo. Quando la causa “Radice” viene individuata, l’azione correttiva deve assicurare che tale causa venga eliminata in modo definitivo.

Al metodo Kaizen è associato il concetto che il miglioramento si ottiene sul “campo” andando ed osservando gli sprechi e i miglioramenti che si possono fare. Lo strumento della settimana Kaizen permette, stando sul campo, di ridurre gli sprechi e di far sì che il principio del miglioramento diventi parte della cultura aziendale.

La settimana Kaizen

La settimana Kaizen è un approccio che porta risultati in tempi rapidissimi (una settimana), ed è una serie di azioni operative sul campo che privilegiano l’azione all’analisi. Il motto è: TRYSTORMING e Just do it!

Per effettuare una settimana Kaizen dobbiamo disporre di un Team interfunzionale di persone che per una settimana sono dedicate all’analisi di un particolare processo con lo scopo di individuarne gli sprechi, effettuare azioni correttive, misurarne i risultati e infine definire un nuovo standard capace di garantire il mantenimento dei miglioramenti ottenuti.

Per rendere efficace la settimana Kaizen è necessario avere persone con dei ruoli organizzativi ben chiari:

• uno Sponsor che propone il team, la tematica e le risorse e che dovrà garantire la disponibilità delle risorse coinvolte e il supporto necessario al raggiungimento degli obiettivi.
• un Team Leader in grado di garantire il corretto svolgimento delle attività Kaizen e il loro mantenimento con la chiusura dei punti del giornale Kaizen, ha inoltre la responsabilità della fase di preparazione della settimana compreso il follow-up
• un Vice Team Leader che dovrà aiutare il Team Leader nella fase di preparazione della settimana e durante il follow-up

Sotto è riportato l’andamento tipo della settimana Kaizen.

Il metodo Kaizen per essere efficace deve entrare nel Dna dell’azienda e delle persone per diventare una costante nel tempo.