Adottare in azienda un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) significa dotare l’organizzazione di un gestionale aziendale capace di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, indirizzare le scelte di business in base alle evidenze emerse dall’analisi dei dati e dal confronto degli scenari e pianificare una strategia che coinvolga l’impresa a tutti i livelli. Prima di implementare un ERP in azienda, però, è bene chiedersi qual è il vantaggio competitivo che si vuole ottenere, se il software è capace di integrarsi con nuove tecnologie come l’AI o se può essere uno strumento utile per ridurre l’impatto ambientale dell’organizzazione.
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Le funzionalità di un software ERP sono progettate per automatizzare diversi processi aziendali all’interno di un’unica piattaforma.
Nello specifico, gli ERP hanno caratteristiche in grado di integrare diverse funzioni aziendali, in modo che da un unico gestionale sia possibile analizzare i dati finanziari e contabili, gestire le risorse umane, visualizzare i dati di produzione, gli inventari e le vendite, nonché coordinare le attività di marketing.
C’è di più: la forza di un gestionale ERP è quella di condividere e centralizzare i dati e le informazioni tra tutti i reparti, garantendo a ognuno una visione più olistica e completa dell’azienda.
Le conseguenze e i vantaggi legati all’utilizzo di un ERP diventano così evidenti: i processi possono essere automatizzati, migliorando l’efficienza operativa; i dati possono essere incanalati all’interno di precisi report in tempo reale, offrendo un supporto ottimale al management; e la collaborazione tra i vari reparti diventa sempre più efficace e tempestiva.
Per le aziende, però, il quesito principale è capire quale sistema ERP adottare, a seconda delle proprie necessità e dimensioni. Da dove cominciare per identificare l’interfaccia utente più adatta alle proprie molteplici esigenze? Rispondere a otto domande chiave, solo apparentemente banali, può risultare davvero utile.
Dello scopo del sistema ERP si è già parlato. Ma la sua utilità intrinseca varia da azienda ad azienda, non solo in base ai mercati e ai settori merceologici di cui ci si occupa, ma anche in rapporto alle dimensioni dell’organizzazione, all’approccio ai clienti e al modello di business. Verso il raggiungimento di quale vantaggio competitivo dovrebbe primariamente convergere l’adozione della piattaforma?
Delimitato un primo terreno d’azione e raggiunti gli obiettivi prioritari, sarà il sistema ERP stesso, attraverso le informazioni estrapolate dai dati grezzi, a suggerire quali linee seguire, agendo a cascata sugli altri processi aziendali. Se, per esempio, aumentare la capacità di vendita significa migliorare i processi logistici, la gestione del magazzino diverrà la seconda immediata priorità.
Fondamentale è comprendere chi sono le risorse aziendali che avranno accesso all’ERP. Dall’IT manager al magazziniere, la forbice è piuttosto ampia e non sempre un compromesso tra i due estremi è la soluzione migliore. Meglio prevedere, se necessario, diversi livelli di accesso, con funzionalità e interfacce dedicate. Se sulla superficie il cruscotto risulterà diverso, i processi e i dati che gestirà saranno i medesimi, permettendo una reale interoperabilità anche tra utenti con competenze e ruoli differenti.
Non bisogna dimenticare che le risorse in questione lavorano comunque all’interno della stessa organizzazione, anche se in luoghi fisicamente o geograficamente diversi: creare interfacce simili o riconoscibili per quegli elementi che fanno riferimento all’una e all’altra divisione eviterà fraintendimenti e renderà più semplice l’identificazione di eventuali problemi sorti a cavallo delle diverse funzioni.
Fino a qualche tempo fa il problema non sussisteva: l’accesso al sistema ERP avveniva da desktop, in ufficio. Oggi non è più così e, specialmente per quanto riguarda la forza commerciale, la possibilità di utilizzare gli strumenti della piattaforma ovunque ci si trovi è strategica.
Considerando anche che la qualità del lavoro migliora notevolmente se si riesce a essere produttivi quando e dove realmente necessario, prevedere un’interfaccia che sia pratica, funzionale e gradevole anche su tablet o persino su smartphone è molto più che un mero esercizio di stile o di completezza. Molte soluzioni, in particolare ERP in Cloud per PMI, sono nativamente responsive, ovvero in grado di adattarsi automaticamente al formato del display in uso. Ma, essendo le esigenze di ciascuna azienda estremamente diversificate, è meglio pianificare con accuratezza a quali funzioni e a quali dispositivi occorre dare la precedenza.
Molte aziende, specialmente le PMI, necessitano di soluzioni adattabili alle proprie specificità e in grado di crescere insieme al business. Da questo punto di vista, i moderni sistemi ERP offrono ampie possibilità di personalizzazione grazie, per esempio, a moduli configurabili, interfacce adattabili e workflow personalizzabili che permettono di modellare il software sulle esigenze operative reali, senza costringere l’azienda a modificare i propri processi consolidati.
In più, molte soluzioni permettono alle piccole e medie imprese di implementare lo strumento inizialmente con una struttura base che può essere espansa nel tempo, per esempio con l’aggiunta di nuove funzionalità o integrazioni di applicazioni esterne. In questo modo, le PMI possono risparmiare sui costi iniziali e sui tempi di implementazione: l’infrastruttura, infatti, non deve essere completamente sostituita, ma solo integrata, garantendo continuità operativa.
Diamo per assodato che tutti siano d’accordo nell’affermare che i dati aziendali sono il patrimonio più importante di qualsiasi business. Detto questo, valutare i criteri per l’autenticazione degli utenti sul sistema ERP è un aspetto che, ancora una volta, richiede una certa flessibilità.
User experience significa prima di tutto facilità d’uso. Adottare sistemi di sicurezza troppo macchinosi, con password da ricordare o addirittura da cambiare regolarmente, rischia di risultare frustrante. Senza contare che la sempre più frequente integrazione tra dispositivi aziendali e personali, il cosiddetto BYOD (Bring Your Own Device), comporta che i collaboratori possano utilizzare il proprio laptop o tablet per lavorare su informazioni sensibili.
L’ERP deve quindi garantire al tempo stesso protezione dei dati e accessibilità attraverso metodi di autenticazione efficaci ma non complessi.
Resta poi da valutare se l’ERP avrà moduli utilizzabili anche dai clienti.
Dall’e-commerce ai cataloghi digitali, passando per la compilazione delle bolle e delle fatture, il layout del sistema non solo dovrà essere in linea con i colori e i loghi aziendali, ma dovrà anche garantire un’usabilità che non richieda spiegazioni né tantomeno processi di formazione.
Un cliente che usa più facilmente la piattaforma è un cliente che la userà con maggiore frequenza.
Sono sempre più le aziende che stanno implementando nuove tecnologie come l’intelligenza artificiale e i processi automatizzati, per cui è naturale chiedersi se un gestionale ERP possa sfruttare queste innovazioni.
La risposta è sì: molti sistemi moderni sono progettati per integrarsi con strumenti di AI e automazione, con l’obiettivo di rendere i processi aziendali più rapidi, precisi ed efficienti.
Grazie all’intelligenza artificiale, per esempio, l’ERP può analizzare grandi quantità di dati in tempo reale e supportare così previsioni di vendita, gestione delle scorte e identificazione di trend emergenti, senza richiedere interventi manuali costanti.
Allo stesso modo, l’automazione consente di snellire attività ripetitive come la fatturazione, l’elaborazione degli ordini o la gestione delle scadenze. Di conseguenza, viene liberato tempo prezioso per attività a maggiore valore aggiunto.
Nell’era dell’Industria 5.0, la digitalizzazione è strettamente collegata a un altro tema di crescente importanza: la sostenibilità. Anche le PMI si trovano sempre più a monitorare e rendicontare il proprio impatto ambientale, sociale e di governance, in base agli obblighi applicabili e alle aspettative di clienti e partner.
I moderni sistemi ERP possono supportare questo percorso. Il software può, infatti, raccogliere dati affidabili su consumi energetici, emissioni, gestione dei rifiuti e pratiche aziendali sostenibili. Grazie a dashboard integrate e report automatici, le imprese possono generare rendicontazioni ESG precise e facilmente condivisibili, senza dover creare processi paralleli o fogli di calcolo separati.
Da questo punto di vista, il gestionale diventa uno strumento strategico che, oltre a ottimizzare le operazioni quotidiane, guida anche verso decisioni sostenibili, utili a rafforzare la reputazione aziendale nel mercato.
Implementare un sistema ERP in azienda è fondamentale quando l’obiettivo è crescere partendo da un miglioramento dell’efficienza operativa e strategica.
Scegliere il giusto ERP non è immediato, specialmente quando si parla di PMI che non hanno team specializzati e puntano all’espansione nel tempo. È proprio per aiutarle a raggiungere questi obiettivi che TeamSystem ha creato TeamSystem Enterprise, il sistema Cloud ERP scalabile, di facile utilizzo e completo delle funzionalità più importanti per aziende di diverse dimensioni.
TeamSystem Enterprise, oggi anche potenziato dall’AI, supporta la crescita del business e accompagna le aziende nella trasformazione digitale.
