ERP Cloud: cos’è, perché conviene e come integrarlo in una PMI

Nell’era della transizione digitale, l’adozione di software gestionali per aziende come i sistemi di ERP Cloud (Enterprise Resource Planning) svolgono un ruolo strategico per la loro capacità di ottimizzare e trasformare radicalmente i processi aziendali. Ma cos’è un ERP? E quali sono i vantaggi delle sue applicazioni all’interno delle piccole e medie imprese? 

Che cos’è il Cloud ERP

L’ERP Cloud (Enterprise Resource Planning Cloud) rappresenta la variante più moderna e flessibile dell’ERP, un sistema integrato che gestisce e supporta la pianificazione, l’automazione e il controllo di tutte le attività, i processi e le risorse all’interno di un’azienda. L’ERP è un software modulare adattabile a diversi tipi di business: è strutturato infatti in più moduli ognuno progettato per una determinata funzionalità, così da consentire alle aziende di scegliere il proprio ERP assemblando i moduli disponibili e più adeguati alla propria realtà. La principale differenza tra un ERP tradizionale un ERP Cloud consiste nella modalità di distribuzione e gestione del software.  

• Un ERP tradizionale ha bisogno di essere installato sui server aziendali, di conseguenza va gestito e mantenuto a spese dell’azienda che dovrà sostenere i costi per la risoluzione dei problemi, il software supplementare, la manutenzione, gli aggiornamenti e le eventuali personalizzazioni.  
• Un ERP Cloud è invece accessibile via web, e viene ospitato e gestito da un fornitore di servizi cloud, la tecnologia che consente di utilizzare software attraverso internet. In questo caso l’ERP è accessibile da ovunque e attraverso qualsiasi dispositivo connesso a Internet, si aggiorna automaticamente e non ha bisogno di particolari infrastrutture; è infatti il fornitore del servizio a occuparsi della manutenzione del sistema, dei server, dell’archiviazione dei dati, dell’installazione dei vari aggiornamenti di sicurezza e upgrade. 

Perché adottare un ERP Cloud in una PMI 

Nell’era della transizione digitale nessuna azienda, grande o piccola che sia, può fare a meno di adottare un ERP Cloud perché permette di gestire attraverso un unico ambiente diverse funzioni aziendali: la contabilità, la gestione delle risorse umane, le vendite, la distribuzione, gli acquisti e l’e-commerce. I moderni ERP offrono inoltre funzionalità avanzate come la possibilità di reporting e business intelligence. L’integrazione di un software gestionale per aziende ha il potere di trasformare radicalmente i modi in cui operano, con una serie di benefici rilevanti soprattutto nelle piccole e medie imprese.   

• Riduzione dei costi di gestione. L’utilizzo di un modello Software as a Service (SaaS), dove come detto è il fornitore di servizi a occuparsi della manutenzione del software, abbatte i costi di gestione. Viene meno la necessità di investire in hardware e infrastrutture costose, consentendo alle PMI di risparmiare sulle spese: le licenze dei software ERP cloud sono infatti più economiche rispetto a quelle sostenute per la gestione degli ERP tradizionali (costi delle macchine, spese per la sicurezza e per l’acquisto del software, costi IT). 
• Accessibilità. L’ERP Cloud è accessibile da qualsiasi luogo: è sufficiente una connessione Internet e un qualsiasi dispositivo connesso alla rete. Questo consente ai dipendenti di lavorare da remoto in modo più efficiente. 
• Scalabilità. Un ERP Cloud si adatta facilmente alle esigenze di un’azienda che può modificarne le funzioni, il numero di utenti, lo spazio di archiviazione (aumentarlo o ridurlo) in modo rapido: nella maggior parte dei casi tramite l’utilizzo di un’interfaccia di gestione online. 
• Aggiornamenti costanti. Spetta ai fornitori di ERP Cloud occuparsi della manutenzione e degli aggiornamenti del software, garantendo all’azienda l’accesso costante alle ultime funzionalità disponibili. 
• Flessibilità. Un ERP Cloud può essere personalizzato così da coprire un’ampia gamma di funzionalità: contabilità, gestione delle risorse umane, supply chain, e molte altre. In base alla combinazione dei vari moduli il sistema può adattarsi a diversi processi aziendali e modelli operativi. Questo permette alle aziende di creare l’ecosistema che meglio si adatta alle proprie esigenze. 
• Automazione dei processi. Un software di gestione aziendale ERP consente di automatizzare diverse operazioni, dalla fatturazione alla gestione degli ordini passando per la contabilità. 
• Decisioni più consapevoli. L’accesso immediato a informazioni dettagliate sulle varie attività aziendali (dati finanziari, ordini, inventario) permettono di prendere decisioni rapide e consapevoli. 
• Efficienza aziendale. Gli strumenti di gestione come il controllo dei progressi, delle attività e delle scadenze o l’assegnazione di risorse permettono di semplificare i vari flussi di lavoro e realizzare i progetti entro i tempi e i budget stabiliti. Anche gli strumenti di gestione documentale che consentono l’archiviazione, la condivisione e l’accesso ai documenti (contratti, fatture) contribuiscono a ridurre tempo e denaro.  

Le principali sfide nell’adozione di un ERP Cloud

Nell’adozione di sistemi ERP un’azienda deve però affrontare alcune sfide come:  

• la sicurezza dei dati: è fondamentale garantire che i dati aziendali siano protetti adeguatamente, soprattutto se archiviati su server esterni. Meglio quindi utilizzare fornitori di servizi Cloud affidabili e con misure di sicurezza forti; 
• l’integrazione con sistemi esistenti: bisogna assicurarsi che il software ERP si possa integrare facilmente con applicativi e sistemi esistenti (CRM, sistemi per il magazzino, la logistica); 
• una connessione stabile: l’accesso costante all’ERP Cloud dipende da una connessione internet affidabile, che in alcune aree geografiche potrebbe essere un problema. 

Best practice per implementare un sistema di ERP Cloud

Integrare un sistema ERP Cloud all’interno della propria azienda non è semplice, richiede infatti l’adozione di un piano ben strutturato e articolato in alcuni passaggi chiave. Ecco le tappe principali per un’implementazione di successo.  

• Audit interno per una analisi dei requisiti, delle caratteristiche dell’azienda e delle sue esigenze specifiche. Non si tratta infatti di una semplice migrazione di dati e di un aggiornamento tecnologico, in questa fase è importante avere ben presente gli obiettivi che si intende raggiungere attraverso l’adozione di un ERP e identificare i processi che potrebbero beneficiare maggiormente dalla transizione a un software gestionale basato su cloud. 
• Valutazione dei fornitori e scelta del software giusto. È essenziale condurre una ricerca approfondita per scegliere il software più adatto a soddisfare le esigenze della propria azienda. La demo del software in questo caso è un valido aiuto per valutare l’adeguatezza o meno del gestionale. 
• Configurazione del software ERP. Una volta scelta la soluzione, è necessario procedere alla sua installazione tramite la migrazione dei dati esistenti e l’esecuzione di testing rigorosi per risolvere eventuali criticità e verificare che tutto funzioni correttamente. 
• Personalizzazione del software per adattarlo ai vari processi aziendali. 
• Formazione del personale. Coinvolgere le risorse umane sin dall’inizio del processo e assicurarsi che il personale sia adeguatamente formato per garantire che il sistema ERP venga adottato e utilizzato in modo efficace.  
• Monitoraggio e manutenzione. L’ultimo passaggio è quello di monitorare, mantenere e aggiornare costantemente l’ERP, valutandone l’efficacia tramite la valutazione di alcune KPI come il miglioramento della produttività, la riduzione dei costi e la soddisfazione degli utenti.
   

ERP Cloud: esempi di successo  

I sistemi ERP Cloud sono dunque una risorsa strategica per qualsiasi tipo di azienda e grazie alla loro modularità sono in grado di adattarsi alle esigenze dei vari ambiti industriali.
Tra gli esempi di maggior successo di PMI che sono riuscite a ottimizzare le proprie attività grazie all’adozione dell’ERP, rientra il settore manifatturiero, dove i sistemi di gestione aziendale hanno consentito, ad esempio tramite la programmazione della produzione, la semplificazione della catena di approvvigionamento e la gestione del magazzino, un aumento della produttività e dell’efficienza dei processi. Nel retail ottimi risultati arrivano dalle PMI che hanno scelto di adottare ERP Cloud con funzionalità che prevedono la gestione degli ordini e delle vendite, permettendo un più agile monitoraggio e una gestione più efficace della supply chain.  

Per le aziende che operano nel settore della distribuzione o della gestione delle retribuzioni, l’utilizzo di un ERP Cloud con moduli per la gestione finanziaria, la contabilità, le buste paga, il CRM, il commercio elettronico, la produzione e la logistica, ha permesso di automatizzare delle operazioni prima eseguite manualmente, liberando così risorse da attività ripetitive e di basso valore e rendendole disponibili per attività di più alto valore.