Dalla carta al Cloud: la rivoluzione nella gestione del contratto di lavoro

La gestione del contratto di lavoro rappresenta una delle sfide più complesse per i Consulenti del lavoro: richiede tempo, precisione e aggiornamento costante sulle normative vigenti. Con l’evoluzione della normativa e la crescente richiesta di efficienza, è fondamentale quindi adottare soluzioni tecnologiche che permettano di automatizzare e semplificare il processo superando i limiti del cartaceo.

L’uso di software avanzati contribuisce ad automatizzare la redazione e l’archiviazione dei contratti, riducendo il rischio di errori e garantendo conformità normativa. Grazie alla raccolta dei dati in un’unica piattaforma, i Consulenti possono accedere e gestire più facilmente le informazioni, mentre l’integrazione di strumenti di firma elettronica e conservazione digitale semplifica le procedure burocratiche e migliorano la sicurezza.

In questo articolo scopriamo insieme quali sono gli strumenti digitali giusti per gestire i contratti lavorativi in modo efficace.

Dalla carta al Cloud: tutti i vantaggi

L’ampia mole di documenti da archiviare, monitorare e revisionare è in continua crescita e richiede strumenti adeguati a ottimizzare il lavoro e ridurre il rischio di errori. Processi manuali, archiviazione disorganizzata, scadenze mancate e difficoltà di accesso alle informazioni sono solo alcuni dei problemi che possono insorgere quando i contratti di lavoro non vengono gestiti in modo efficiente. Il contratto cartaceo comporta rischi noti: errori di trascrizione, smarrimento, difficoltà di archiviazione e aggiornamento. Inoltre, i modelli contrattuali cambiano spesso: adeguarsi richiede tempo e può generare ritardi.

Fortunatamente, l’esistenza di software specifici consente di semplificare questo processo, che va dalla creazione alla conservazione dei documenti contrattuali, e rendere la gestione dei contratti più snella, efficiente e sicura.

I vantaggi derivanti dalla digitalizzazione e dalla semplificazione di tutte le attività legate alla contrattualistica sono molteplici:

• rispetto delle scadenze garantito;
• accesso sicuro a tutti i documenti;
• la redazione del contratto di lavoro diventa automatica, più rapida ed efficiente riducendo errori e tempi di esecuzione;
• la conformità normativa è assicurata;
• una volta archiviato il contratto sarà sempre accessibile online e in tutta sicurezza;
• l’intero ciclo, dalla firma alla conservazione, è digitalizzato e sarà quindi più sicuro e tracciabile.

Strumenti avanzati per semplificare i contratti lavorativi

Scopriamo ora quali sono i principali strumenti messi a disposizione dalle moderne tecnologie digitali per gestire i contratti in maniera più semplice e intuitiva e supportare i Consulenti del lavoro, contribuendo così a una maggiore efficienza e competitività nel mercato.

• Automazione delle attività ripetitive e compliance. Esistono software che permettono di automatizzare diverse attività dalla stesura fino alla sottoscrizione, come la creazione di contratti, la revisione delle clausole, l’invio e la firma dei documenti. È il caso, ad esempio, di TeamSystem Contract Management, un software pensato per generare contratti di lavoro in modo semplice e veloce grazie a un editor dedicato e ai template sempre aggiornati. La piattaforma garantisce inoltre l’assoluta conformità normativa e consente di lavorare in team o di invitare collaboratori esterni per rivedere, commentare e approvare il contratto in un unico ambiente operativo accessibile in Cloud ovunque ci si trovi.
• Validazione dei documenti. La firma digitale diventa parte integrante del processo di gestione dei contratti di lavoro e rappresenta una soluzione efficiente e sicura per sottoscrivere i contratti senza la necessità di stampare, spedire e firmare manualmente i documenti. Esistono diversi software di firma digitale che garantiscono l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati come TeamSystem Digital Signature. Pensato per velocizzare tutte le operazioni aziendali e assicurare la validità legale dei documenti, è utilizzabile da remoto in qualsiasi momento ed è facilmente integrabile con i principali gestionali di TeamSystem.
• Invio dei documenti. Una volta creato e firmato il contratto deve essere inviato in tutta sicurezza. Ma la mail tradizionale non basta a garantire valore legale alle comunicazioni elettroniche rendendole sicure e a norma di legge. Ad assolvere questo compito è la Posta Elettronica Certificata (PEC), uno strumento digitale equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno, che consente di inviare e ricevere comunicazioni con certificazione di invio e consegna, rendendo sicuro lo scambio di informazioni. TeamSystem PEC Manager è la soluzione ideale per tutti gli Studi Professionali alle prese con la gestione di elevati volumi di comunicazioni certificate, come nel caso dei contratti di lavoro. Il gestionale PEC di TeamSystem consente di inviare, ricevere e archiviare messaggi con efficienza e sicurezza, garantendo la conformità normativa.
• Centralizzazione dei dati e gestione integrata. In questo contesto piattaforme come TeamSystem Studio HR diventano alleate preziose. Il modulo, integrato con il gestionale Paghe, supporta il Consulente del lavoro nella gestione delle Risorse Umane e gli consente di condividere documenti, informazioni, comunicazioni e offrire nuovi servizi di consulenza ai propri clienti. Grafici e dashboard mostrano in modo chiaro e sintetico i dati aggregati (sia di tipo contrattuale che anagrafico) per ogni singola azienda gestita, permettendo di fare analisi approfondite per singolo cliente: costi del personale, presenze, contratti, pratiche gestite e adempimenti in scadenza.