Antiriciclaggio: i 5 errori più frequenti degli Studi professionali e come evitarli

L’antiriciclaggio rappresenta una delle aree più delicate per i Commercialisti, chiamati a garantire il rispetto di obblighi sempre più stringenti. Nonostante l’attenzione al tema, negli Studi Professionali si riscontrano spesso errori ricorrenti che possono esporre a sanzioni e rischi reputazionali. Tra i più comuni ci sono la mancata o incompleta adeguata verifica della clientela, la valutazione superficiale del rischio, l’archiviazione non conforme dei documenti e la gestione discontinua dei controlli nel tempo. A questi si aggiunge una scarsa attenzione alla formazione interna e all’aggiornamento sulle novità normative. Evitare tali errori è possibile con una corretta organizzazione, l’adozione di procedure standard e l’utilizzo di strumenti digitali dedicati.

Antiriciclaggio: cos’è e linee guida per Commercialisti

Con l’aggiornamento delle norme antiriciclaggio e l’approvazione di nuove regole tecniche per i Commercialisti, la completezza e la precisione degli adempimenti per gli Studi professionali sono diventati ancora più rilevanti. Le novità principali riguardano l’autovalutazione del rischio e l’adeguata verifica della clientela. Nel primo caso i Professionisti sono obbligati a effettuare un’autovalutazione del rischio di riciclaggio (sulla base di una scala di indicatori che va da 1 a 4) e ad adottare presidi e procedure adeguate a mitigarlo. L’autovalutazione del rischio è un adempimento proprio dei Professionisti obbligati e non è delegabile. Nel secondo caso si tratta di mettere in atto una serie di procedure idonee alla verifica del cliente, essendo responsabilità dello Studio la segnalazione all’autorità di qualsiasi sospetto intercettato nell’ambito della propria attività professionale.

In sostanza bisognerà identificare correttamente i clienti e verificarne l’identità, analizzare il rischio associato ad ogni profilo, conservare la documentazione per almeno dieci anni e saper riconoscere e segnalare tempestivamente eventuali operazioni sospette.

Adeguarsi alla nuova normativa antiriciclaggio per i Commercialisti vuol dire quindi dover fare i conti con un cambiamento radicale e concreto: non si tratta più solo di compilare schede e archiviare documenti, ma significa adottare un approccio sistematico e delle procedure standardizzate attraverso l’uso di tecnologie sempre più sofisticate, che hanno ormai un ruolo cruciale nella segnalazione di attività sospette. Tuttavia, molti Studi professionali continuano a inciampare in una serie di errori ricorrenti che possono comportare sanzioni e rischi reputazionali. Ecco quali sono i cinque errori più frequenti e le strategie per evitarli.

1. Autovalutazione del rischio superficiale

Uno degli errori più comuni è una valutazione del rischio inadeguata. Molti Studi commettono l’errore, infatti, di trascurare l’aggiornamento periodico della mappatura dei rischi, di usare approcci poco personalizzati o di sottovalutare i rischi del settore

2. Incompleta verifica della clientela

La novità principale delle norme antiriciclaggio riguarda l’obbligo di individuare con precisione il profilo del cliente e determinare il livello di rischio associato per adattare di conseguenza le misure di controllo. Molti Studi non sono ancora in grado di adottare le corrette procedure di verifica del profilo di rischio e finiscono per non classificare correttamente i clienti in base al rischio associato.

3. Archiviazione non conforme dei documenti

Le regole antiriciclaggio richiedono ai Professionisti di adottare misure adeguate alla conservazione dei dati, delle informazioni e della documentazione relativa ai clienti e alle prestazioni. Un errore frequente in molti Studi è non conservare adeguatamente la documentazione relativa all’identificazione dei clienti, alle valutazioni del rischio e alle operazioni effettuate. Una documentazione incompleta o frammentaria e non tracciabile rischia di compromettere la validità dell’intero processo di audit antiriciclaggio esponendo l’organizzazione a pesanti sanzioni e danni reputazionali.

4. Gestione discontinua dei controlli nel tempo

La valutazione del rischio richiede un monitoraggio continuo e aggiornato nel tempo, dove i controlli periodici rappresentano un passaggio indispensabile.

Tra i problemi più comuni:

• mancata programmazione di controlli;
• assenza di aggiornamenti in caso di variazione della clientela o dei servizi offerti;
• assenza di documentazione delle azioni correttive e dei cambiamenti delle misure di mitigazione.

5. Scarsa attenzione alla formazione e alle novità normative

Un errore spesso sottovalutato riguarda la formazione del team e l’aggiornamento sulle novità normative o tecnologiche. Le nuove linee guida impongono agli Studi commercialisti una formazione adeguata del personale sui propri obblighi e sulle procedure antiriciclaggio.

Se la formazione viene delegata in modo casuale o poco tempestiva, lo Studio può trovarsi impreparato di fronte a nuove interpretazioni o strumenti di analisi.

Come evitare gli errori più comuni

Per supportare gli adempimenti in materia di antiriciclaggio e per trasformare l’adempimento in un’attività più strutturata e sistematica evitando di incorrere negli errori appena descritti, è fondamentale ricorrere ad alcune strategie e accorgimenti come:

• Garantire una formazione continua;
• Adottare procedure standardizzate;
• Disporre una policy interna chiara e completa di tutti gli step operativi, i tempi e le responsabilità nella valutazione del rischio;
• Implementare audit periodici;
• Predisporre report chiari ed esaustivi;
• Usare strumenti per l’archiviazione a norma dei documenti e il monitoraggio in tempo reale di tutte le operazioni;
• Adottare strumenti digitali (piattaforme di compliance, soluzioni gestionali dedicate, workflow automatizzati) che consentono di semplificare e automatizzare i processi operativi e garantire la conformità normativa. Soluzioni basate sull’Intelligenza Artificiale come ad esempio TeamSystem Studio aiutano i Commercialisti a strutturare processi sicuri e integrati, riducendo i margini di errore e trasformando l’adempimento antiriciclaggio in un’attività più semplice ed efficace.

In questo modo, viene data al Commercialista la possibilità di gestire in modo agile ogni attività da un unico ambiente come archiviare e tracciare documenti conformi, pianificare controlli e aggiornamenti automatici, elaborare report automatici e personalizzati. Grazie all’automazione di alcune operazioni tramite AI, il Professionista avrà inoltre più tempo da dedicare ai clienti e alla formazione dello Studio. I corsi di Euroconference compresi nella piattaforma permettono infatti di rimanere aggiornati sulle ultime novità normative e di tenere le scadenze sempre sotto controllo.

In questo modo lo Studio può passare da una compliance percepita come onere a un presidio organizzativo strutturato e professionalizzante.