Come usare l’AI per gestire la compliance negli studi commercialisti

AI e Compliance: la digitalizzazione degli studi commercialisti parte proprio da qui. Ovvero dalla semplificazione dei processi necessari per verificare la conformità a normative sempre più complesse in tema di antiriciclaggio, privacy e sicurezza sul lavoro. Gli automatismi messi in atto dall’Agenzia delle Entrate ne sono un assaggio, ma l’impiego dell’intelligenza artificiale nel settore va ben oltre. Ecco una guida pratica per l’uso dell’AI per compliance negli studi professionali.

AI, un’opportunità per la gestione della compliance

Per capire come la trasformazione digitale stia cambiando il lavoro degli esperti commercialisti e quale possa essere l’impatto dell’AI sulla compliance è necessario fare un passo indietro e partire dalla sua definizione. La compliance è l’insieme di tutte quelle attività che gli studi professionali devono svolgere per uniformarsi alle novità normative in materia. Gestire la compliance di uno studio è fondamentale quindi per prevenire il rischio di non essere in regola con norme sempre più complesse in tema di fisco, privacy (trattamento dei dati personali), antiriciclaggio e sicurezza sul lavoro.

Interpretare e applicare le leggi, controllare eventuali anomalie e garantire la conformità rispetto a una normativa è un compito complesso e richiede tempo, risorse e un monitoraggio costante che, secondo un’indagine di Alavie, società di consulenza per la gestione della conformità normativa, solo una minoranza, il 41% dei commercialisti, riesce ad assicurare. Per svolgere queste attività la maggior parte degli studi si affida esclusivamente al personale interno e quasi sempre svolge le operazioni di controllo manualmente e in modalità cartacea. La vera sfida dunque è abbattere i costi e ottimizzare tempi e risorse impiegate, in questo senso la digital transformation può alleggerire il carico di lavoro e fornire un enorme supporto nella gestione della compliance: l’impiego crescente dell’intelligenza artificiale consente infatti ai commercialisti di semplificare, automatizzare e velocizzare tutti quei processi necessari ad assicurare la conformità alle norme in atto liberando il personale addetto da compiti ripetitivi, manuali e di basso valore e rendendolo disponibile per attività più strategiche e ad alto valore aggiunto. L’AI per compliance consiste nell’uso di sistemi in grado di automatizzare alcuni processi di conformità, grazie alla loro capacità di leggere, comprendere i contenuti normativi e verificare eventuali incongruenze procedurali.

Non è utopia dire che oggi l’AI aiuta i commercialisti a gestire in maniera più efficace la compliance: l’uso di sistemi intelligenti permette infatti di identificare e correggere eventuali errori più rapidamente e con un minor dispendio di tempo e risorse, assicurando un’adesione maggiore alle normative fiscali, riducendo il rischio di sanzioni e consolidando la fiducia con i clienti.

La semplificazione delle attività garantisce un sistema di compliance attivo, funzionante ed efficiente.

Strumenti AI per Compliance

Gli strumenti dell’AI per facilitare la gestione della compliance sono diversi e permettono di fare in pochi secondi quello che normalmente richiederebbe giorni di lavoro: sono infatti programmati per riconoscere e interpretare aggiornamenti normativi e nuove linee guida, così da poterli segnalare alle parti interessate quando si verificano. Ecco cosa può fare l’intelligenza artificiale tramite algoritmi intelligenti e come consente ai commercialisti di rimanere aggiornati sulle normative in evoluzione:

• automatizza il calcolo delle imposte;
• aiuta a rilevare più velocemente eventuali violazioni della compliance e irregolarità interne;
• analizza e valuta il rischio di non conformità raccogliendo, valutando e incrociando i dati storici provenienti da fonti interne ed esterne;
• filtra documenti dando priorità alle informazioni più rilevanti;
• semplifica la comunicazione delle policy di compliance tramite, ad esempio, l’uso di chatbot che possono fornire risposte a domande frequenti sul fisco;
• monitora automaticamente gli aggiornamenti normativi esaminando diverse fonti di informazioni come siti web istituzionali, bollettini ufficiali o database governativi;
• raccoglie, organizza e analizza rapidamente documenti normativi;
• può creare programmi personalizzati di formazione sulla compliance, tramite l’individuazione delle aree in cui gli utenti hanno maggiori difficoltà e fornendo loro le informazioni necessarie per migliorare le competenze in materia di conformità;
• genera report dettagliati sui progressi nelle iniziative di compliance.

Un esempio è l’utilizzo dell’AI per gestire la conformità al GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali. Tramite software specifici l’intelligenza artificiale può infatti analizzare il flusso dei dati e identificare il luogo e il modo in cui vengono memorizzati; confrontando le pratiche di raccolta dati con le linee guida del GDPR sarà possibile rilevare eventuali violazioni dei principi del GDPR, come accessi non autorizzati o conservazione eccessiva di dati. Prendiamo il caso della minimizzazione dei dati, uno dei principi del GDPR secondo il quale i titolari del trattamento (in questo caso il commercialista) non possono raccogliere più dati di quanti ne siano effettivamente necessari per la finalità del trattamento: tramite l’analisi delle pratiche di raccolta il sistema può aiutare il commercialista a identificare eventuali casi di raccolta eccessiva o non necessaria di dati personali.

AI e Compliance: tutti i vantaggi della digitalizzazione

Tramite software algoritmici l’intelligenza artificiale all’interno di uno studio per commercialisti può migliorare l’efficienza e l’efficacia delle attività di compliance in diversi modi e con molteplici vantaggi:

• rendere più efficace l’attività di ricerca delle varie novità normative;
• rilevare eventuali criticità e vulnerabilità quando si agisce su più stati con specificità normative diverse;
• automatizzare operazioni ripetitive e dispendiose in termini di tempo e risorse come, per esempio, la raccolta e l’analisi dei dati, la revisione dei contratti e la valutazione dei rischi;
• analizzare grandi quantità di dati e individuare modelli che gli esperti di compliance potrebbero non riuscire a identificare manualmente;
• migliorare il monitoraggio delle violazioni;
• individuare le attività maggiormente esposte al rischio di non conformità;
• ridurre il margine di errore umano;
• mantenere costantemente aggiornate le procedure di conformità, garantendo che siano allineate alle ultime disposizioni legali;
• rendere le attività di compliance accessibili anche a chi non ha risorse economiche per assumere un esperto di compliance.

Come usare l’AI Compliance in modo sicuro ed efficace

L’implementazione dell’IA nella pratica dei commercialisti richiede un approccio strategico. Ecco alcuni consigli per integrare in modo sicuro ed efficace l’AI nella routine professionale delle

attività di compliance:

• valutare gli effetti positivi e quelli negativi dell’uso dell’AI sulle attività di compliance;
• usare gli strumenti di AI Compliance responsabilmente e nel pieno rispetto dei diritti umani;
• formare adeguatamente i responsabili della compliance all’uso dei sistemi AI e alla comprensione dei rischi associati;
• mantenere un ruolo di supervisione, necessario per interpretare leggi e regolamenti in situazioni complesse e ambigue: le normative che regolano la compliance sono spesso complesse e suscettibili di interpretazioni diverse. Gli algoritmi possono essere influenzati dalla qualità e dalla completezza dei dati con cui vengono addestrati e le interpretazioni automatiche potrebbero non sempre essere corrette, portando a conclusioni errate o a interpretazioni troppo rigide o troppo permissive delle normative vigenti.
• valutare accuratamente i vari sistemi di AI e scegliere quelli più adatti alle esigenze specifiche del proprio studio contabile. Meglio iniziare con soluzioni meno complesse e solo successivamente esplorare quelle più avanzate.

L’ applicazione di sistemi AI nella gestione della compliance del proprio studio offre vantaggi notevoli, ma per poterne usufruire pienamente resta cruciale la sicurezza dei dati, l’interpretazione delle normative, la trasparenza degli algoritmi e la necessità di aggiornarli e mantenerli conformi alle normative. Solo combinando l’efficacia dell’AI con la supervisione umana sarà possibile affrontare le sfide della compliance con equilibrio ed efficienza.