Come si fa una fattura elettronica corretta e conforme alla normativa
La fattura elettronica, oggi pienamente integrata nei processi amministrativi di imprese e professionisti, non è più una novità normativa ma uno strumento digitale ormai consolidato che consente di gestire emissione, invio, ricezione e conservazione delle fatture in modo conforme. In questa guida vediamo come fare una fattura elettronica in modo corretto, cosa cambia rispetto al formato cartaceo e quali soluzioni digitali permettono di gestirla con maggiore facilità.
Cos’è la fattura elettronica e cosa la distingue da quella tradizionale
La fattura elettronica è la versione digitale della fattura tradizionale, un documento generato in formato XML (eXtensible Markup Language), trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e conservato secondo i criteri stabiliti dalle linee guida AgID, che ne garantiscono la validità legale. Rispetto al formato cartaceo, offre maggiore tracciabilità, integrità dei dati, riduzione degli errori e un flusso amministrativo completamente digitalizzato.
Come fare una fattura elettronica passo dopo passo
Per capire come si fa la fattura elettronica in modo corretto è utile seguire un percorso strutturato, che accompagna l’intero flusso di compilazione, invio e conservazione. Questo processo consente di ottenere un documento completo e conforme, valido sia nei rapporti tra privati sia nei casi in cui l’emissione è destinata alla Pubblica Amministrazione.
Dati obbligatori da inserire
La compilazione inizia con l’inserimento dei dati richiesti dalla normativa: informazioni anagrafiche di fornitore e cliente, descrizione dei beni o servizi, importi, aliquote, modalità di pagamento e codici amministrativi. Nei casi di fattura verso la Pubblica Amministrazione sono necessari anche il Codice Destinatario, il CIG (Codice Identificativo Gara) e, quando previsto, il CUP (Codice Unico di Progetto).
Scelta del formato XML e invio tramite SdI
Una volta compilati i dati, la fattura deve essere generata nel formato XML, l’unico accettato dal Sistema di Interscambio. Il documento deve includere la firma digitale, che certifica l’autenticità e l’integrità delle informazioni trasmesse.
Ricezione e conservazione digitale della fattura
Dopo l’invio, lo SdI controlla la fattura e la recapita all’indirizzo telematico del destinatario. A quel punto rilascia una notifica che indica se la consegna è andata a buon fine, se ci sono errori oppure se il destinatario non è raggiungibile. La data riportata nella notifica di consegna è quella che vale come data di emissione della fattura. Il processo si chiude con la conservazione digitale a norma, che permette di mantenere il documento integro, reperibile e valido nel tempo.
Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione (PA)
Nella fatturazione elettronica verso la PA, oltre ai dati ordinari, è necessario includere gli elementi identificativi già indicati in precedenza, come il Codice Destinatario, il CIG e il CUP quando richiesti dalla procedura. A questi si aggiungono, a seconda dell’ente, eventuali riferimenti amministrativi come il numero d’ordine, il codice ufficio IPA, gli estremi del contratto o della convenzione. Queste informazioni permettono all’amministrazione di collegare correttamente la fattura alla commessa o al progetto di riferimento.
Dopo la trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (SdI), la data presente nella ricevuta di consegna diventa la data ufficiale di emissione utilizzata dagli uffici pubblici per la registrazione contabile.
L’invio può avvenire tramite PEC, canali accreditati oppure attraverso software dedicati alla fatturazione elettronica, che automatizzano trasmissione, gestione delle notifiche e controlli di conformità previsti per le fatture indirizzate agli enti pubblici.
Fattura elettronica tra privati (B2B e B2C)
La fatturazione elettronica tra privati è oggi obbligatoria per la quasi totalità delle Partite IVA, sia nei rapporti B2B che B2C. Il processo segue le stesse logiche previste per la Pubblica Amministrazione: compilazione dei dati, generazione del file XML, invio tramite Sistema di Interscambio (SdI) e conservazione digitale a norma. Grazie alla diffusione del formato elettronico, la gestione amministrativa è diventata più uniforme, con meno attività manuali, meno errori e tempi di registrazione più rapidi nei rapporti commerciali quotidiani.
Come gestire storni, errori e note di credito nella fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica mette a disposizione strumenti specifici per gestire storni, correzioni e rettifiche in modo tracciabile. A seconda del tipo di errore è possibile intervenire tramite:
- nota di credito elettronica, quando occorre stornare totalmente o parzialmente una fattura già accettata dal Sistema di Interscambio;
- riemissione del documento, se la fattura è stata scartata dallo SdI e quindi non è mai entrata in circolazione;
- invio di un nuovo file XML corretto, quando è necessario rettificare dati o importi trasmessi in modo non conforme.
I vantaggi della fatturazione elettronica digitale
La fatturazione elettronica digitale porta vantaggi concreti lungo tutto il ciclo amministrativo: dalla riduzione degli errori alla maggiore tracciabilità dei documenti, fino all’ottimizzazione dei tempi di invio, registrazione e conservazione. I benefici riguardano sia l’efficienza operativa sia la gestione documentale:
- riduzione degli errori grazie a controlli automatici;
- processi amministrativi più rapidi e standardizzati;
- eliminazione dell’archiviazione cartacea e dei relativi costi;
- tracciabilità completa delle operazioni;
- conservazione digitale conforme alla normativa;
- maggiore trasparenza nei rapporti con clienti, fornitori e PA.
L’integrazione tra fatturazione elettronica e strumenti digitali rende più semplice monitorare scadenze, pagamenti e l’avanzamento dei flussi amministrativi, liberando tempo da dedicare alle attività principali del business.
TeamSystem Digital Invoice per le fatture elettroniche
Una gestione efficace della fatturazione elettronica richiede strumenti capaci di automatizzare le attività ripetitive, ridurre gli errori e garantire conformità normativa. TeamSystem Digital Invoice è la soluzione progettata per supportare ogni fase del processo: dalla creazione della fattura alla trasmissione tramite SdI, fino alla conservazione digitale a norma.
La piattaforma permette di:
- generare file XML conformi allo standard FatturaPA;
- applicare la firma digitale;
- monitorare notifiche e stati di invio;
- archiviare documenti, ricevute e esiti;
- integrare i dati con sistemi contabili e gestionali.
Grazie ai workflow guidati e ai controlli automatici, anche chi emette molte fatture può operare con maggiore precisione e continuità.
