La prima nota: cos’è e come gestirla al meglio

Che cos’è la prima nota? La prima nota è una registrazione dei movimenti bancari e dei movimenti di cassa. Con “movimenti di cassa” si intendono le entrate e le uscite dalla cassa, ossia pagamenti ricevuti ed effettuati in contanti, dei quali non è tenuta traccia nell’estratto conto bancario. Se si considerano solo le operazioni di cassa, si parla di “prima nota cassa”.

#1. Come si fa la prima nota?
Innanzitutto, la prima nota è caratterizzata da una tabella, in cui ogni riga corrisponde ad una entrata o ad una uscita.

#2. Quali informazioni vanno inserite nella tabella della prima nota?
In ciascuna riga della tabella devono essere inserite le seguenti informazioni di base:
la data dell’operazione;
la descrizione dell’operazione;
l’importo effettivo dell’operazione;
la dicitura “entrata” o “uscita”, in base alla tipologia di operazione;
il documento fiscale di riferimento, ad esempio il numero di scontrino o della fattura o del bonifico.

#3. Quali sono i movimenti che vanno inseriti nella prima nota?
I movimenti sono molteplici. Di seguito, alcuni esempi:
il pagamento di una fattura di acquisto;
la ricevuta di una fattura di acquisto;
il pagamento di bolli, affitti, ecc.
il versamento di contanti sul conto in banca;
il prelievo di contanti in banca oppure eseguito allo sportello;
le operazioni bancarie (ad esempio i bonifici) e tutte le operazioni con la carta di credito – qualora non si tenesse solo la prima nota cassa, ma si volesse registrare anche tutti i movimenti bancari.

#4. Ogni quanto tempo deve essere aggiornata la prima nota?
Sebbene non ci siano vincoli fiscali, è bene aggiornare il documento giornalmente. In questo modo eviterai di dover archiviare una montagna di operazioni tutte assieme.

#5. In che modo redigere la prima nota?
Esistono diversi strumenti per tenere la prima nota.
Un blocco di fogli, con una tabella, in cui inserire tutte le informazioni necessarie;
Un foglio Excel, in cui riportare tutte le indicazioni delle varie operazioni ed eseguire dei veloci calcoli;
Un software, con cui poter facilmente tenere sotto controllo tutte le operazioni.