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Gli archivi dei processi telematici

Gli archivi dei processi telematici
20/01/2020 | a cura Avv. Giuseppe Vitrani | gestione-studio| documentale

Spesso ci si domanda quale sia l’attualità di una trattazione sugli archivi in un contesto come quello dei processi telematici o comunque del mondo digitale in generale.

Definizione di archivio

Ebbene, basta pensare alla definizioni di archivio come complesso documentario o complesso di scritture che, legate da un vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche nell’espletamento delle loro attività, per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria, per rendersi conto dell’importanza della trattazione anche in ambito processuale.

Questa definizione calza a pennello per il modo giudiziario; in effetti quali archivi possono essere considerati più vitali se non quelli “giudiziari”? Quali archivi possono essere più utili a garantire i diritti dei cittadini o delle aziende, se non quelli delle sentenze custoditi nei tribunali, nei TAR o nelle Commissioni Tributarie?

Informatizzazione Pubblica Amministrazione

L’avvento dell’informatizzazione nella pubblica amministrazione, ha portato ad una nuova modalità di affrontare il tema; è evidente che la produzione di documenti digitali richiede una archiviazione non più cartacea, ma digitale appunto.

Sono stati così emanati gli art. 43 e 44 del codice dell’amministrazione, che fissano principi fondamentali della materia, tra i quali non si possono non citare i seguenti:

  • Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida (art. 43, comma 1);
  • Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, cessa l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all'articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l'identità digitale di cui all'articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis (art. 43, comma 2);
  • il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida (art. 44, comma 1 ter).

DPCM e Linee guida

È stato poi emanato il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le regole tecniche in subiecta materia, ora in procinto di essere sostituito dalle Linee guida.

In ottica di gestione dell’archivio di processi digitali è divenuto centrale il tema delle firme digitali, dovendosi porre il problema di come un archivio strutturato secondo la normativa citata possa assicurare autenticità e leggibilità di un documento firmato elettronicamente e soprattutto se possa essere assicurata nel tempo, potenzialmente per sempre, la validità di un certificato qualificato utilizzato a tal fine.

Codice dell’Amministrazione Digitale

A tal proposito occorre considerare quanto prevede l’art. 32 del Codice dell’Amministrazione Digitale, precisamente il comma 3, lettera j, e cioè che il prestatore di servizi, fra gli altri, ha l’obbligo di “tenere registrazione, anche elettronica, di tutte le informazioni relative al certificato qualificato dal momento della sua emissione almeno per venti anni anche al fine di fornire prova della certificazione in eventuali procedimenti giudiziari”.

La norma pone un termine finale (venti anni) decorso il quale viene meno ogni obbligo di conservazione dei certificati qualificati di firma digitali.

E ciò ha una conseguenza potenzialmente dirompente sui processi telematici.

Si pensi alla gestione di un archivio di sentenze: venuto meno ogni obbligo di conservazione in capo al fornitore della firma digitale, potrebbe non essere riconosciuto neppure più il firmatario (giudice o cancelliere che sia) o non si avrebbero comunque informazioni attendibili sulla sua identità.

In sostanza, spirato il termine di conservazione della chiave pubblica detenuta dal certificatore (la chiave privata di firma è conservata dal solo firmatario), a seguito della visualizzazione del documento digitale potrebbe essere impossibile visualizzare ogni informazione relativa all’identità del magistrato sottoscrittore della sentenza o del cancelliere che procedette alla pubblicazione.

È evidente il problema che si potrebbe porre, con conseguente necessità di dover risalire a tali dati sulla base di elementi extra-testuali e con conseguenze non facilmente prevedibili sulla tenuta dell’intera architettura dei processi telematici.

Durata e della conservazione dei certificati di firma

Si noti che il problema della durata e della conservazione dei certificati di firma è ben noto anche al legislatore europeo, tant’è che con il regolamento UE eIDAS è stato introdotto il concetto di LTDP (Long Term Data Preservation – art. 34), inteso come forma di conservazione specifica per firme, sigilli e certificati digitali allo scopo di prevenire i rischi sopra evidenziati. Al momento però questo è, appunto, solo un concetto e non ha avuto ancora applicazioni pratica.

Evidenziato il rischio e le prospettive di riforma europee è bene chiarire come, a legislazione e tecnologie esistenti, una soluzione in grado di salvaguardare la piena validità, autenticità e leggibilità del documento firmato digitalmente, esiste e la si rinviene proprio nella corretta gestione dell’archivio digitale.

Invero, all’interno di un sistema strutturato secondo la normativa vigente è possibile gestire:

  • i meta-dati presenti al momento della generazione del documento (che nel caso specifico contengono anche tutte le informazioni sulla firma digitale);
  • in un medesimo file che accompagna il documento d’archivio possono poi essere gestiti i metadati di processo, ovvero i metadati in grado di documentare tutte le operazioni compiute sul documento;
  • possono così essere tracciate tutte le operazioni compiute sul record in questione, come nel caso specifico la migrazione del documento da firmato a non firmato; un passaggio del genere, che può essere condotto in modo automatico all’interno di un archivio a norma, è in grado di tracciare senza soluzione di continuità l’ultimo istante di presenza della firma e il primo di assenza (ad esempio registrando hash e bitstream del documento).

In tal modo, il documento d’archivio è in grado di mantenere la sua funzione potenzialmente all’infinito, anche dopo la definitiva scadenza dei certificati di firma.

Schemi di metadatazione

Per giungere al risultato evidenziato è però necessario che vengano effettuati dei passaggi fondamentali, in primo luogo che vengano adottati corretti schemi di metadatazione in grado di accompagnare la redazione degli atti processuali.

Solo una volta compiuto tale passaggio fondamentale sui potrà pensare alla implementazione di un archivio digitale in grado di assicurare la leggibilità e l’autenticità nel tempo dei documenti processuali.

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