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Quali strumenti digitali possono esser utilizzati nella gestione di una piscina oggi?

Ci sono molte caratteristiche della piscina che rendono la sua gestione particolarmente complessa: la necessità di limitare l’accesso solo a chi ha un certificato medico valido o un’autocertificazione provvisoria, la programmazione dei piani vasca per regolamentare la presenza ai corsi e nel nuoto libero, la gestione dei recuperi e delle festività, la necessità di interfacciamento con docce e/o armadietti…

Ma nonostante tutte queste particolarità, il mondo natatorio è stato, all’interno del microcosmo del fitness e del wellness, inizialmente uno degli ambiti più restii a introdurre la digitalizzazione e le nuove tecnologie.

Superato ormai lo scetticismo iniziale, oggi siamo di fronte a uno scenario nuovo, dove, complici anche le nuove necessità emerse in seguito alla pandemia del Covid-19, la piscina può essere smart e sfruttare in pieno tutte le innovazioni offerte dal digitale.

Come? Ce lo raccontano Roberto Di Giacomo e Fausto Zorzi, rispettivamente responsabile dell’area marketing e digital e responsabile commerciale della divisione wellness di TeamSystem nell’intervista di Federico Gross.

Federico, che oltre ad essere docente del Settore istruzione Tecnica della Federazione Italiana nuoto e amministratore di due società sportive dilettantistiche, è un giornalista sportivo che ha raccolto tutta una serie di domande da parte di gestori di impianti natatori nella sua rubrica “Swimh” su nuoto.com.

I temi principali che trovate affrontati sono:

  • Controllo e monitoraggio degli accessi
  • Scadenze abbonamenti, pagamenti e certificati medici
  • Prenotazione dei corsi, anche online e con APP
  • I dati e la privacy: dal contratto cartaceo a quello digitalizzato
  • L’amministrazione e le ricevute, sia commerciali che istituzionali
  • La rendicontazione dei turni e corsi degli istruttori
  • Le serrature per gli armadietti
  • Le tipologie di varchi e tornelli
  • Le docce e phon

Che vantaggi possono dare gli strumenti digitali proposti da TeamSystem Wellness ad un centro natatorio?

RDG: I vantaggi sono molteplici e su più fronti. Una funzionalità che noi gestiamo da tempo, ma in questo particolare momento risulta un tema molto sentito, è il del monitoraggio degli accessi. Poi ci sono tutti gli aspetti legati alla comunicazione con i propri clienti. L’archiviazione digitale che ha un impatto importante, oltre che sulle procedure interne, anche sulla salvaguardia dell’ambiente. Tutto affiancato alla gestione economica, quindi incassi delle rate, delle quote associative fino ad arrivare alle attività self-service dove l’utente può acquistare o prenotarsi da solo. Infine ci occupiamo anche di statistiche e compensi per i collaboratori sportivi.

 

Come possiamo affrontare la ripartenza dopo il Covid consci degli strumenti a disposizione per gli operatori del settore acqua?

RDG: Noi il digitale lo proponiamo da diverso tempo, ma nel mondo sportivo la digitalizzazione non è stata così scontata come abbiamo visto succedere in altri settori. Gli avvenimenti degli ultimi 3 mesi hanno però dato una spinta importante a questo processo. Le nostre proposte comprendono molti strumenti digitali in grado di accelerare e semplificare processi che alle volte possono divenire anche molto complessi. Immaginiamo monitorare il numero massimo di utenti presenti all’interno di una piscina, far prenotare il corso nuoto all’orario corretto, avere magari la piscina estiva in cui nello stesso orario posso avere ticket adulti, ticket bambini, ticket famiglia. Tutto questo si può fare anche a mano logicamente, ma con lo strumento digitale è molto più semplice e anche molto più preciso.

 

Quali sono gli strumenti digitali in grado di supportare i titolari e gestori di palestre e piscine per monitorare l’afflusso delle persone rispetto agli spazi?

RDG: Le soluzioni pratiche che proponiamo nella gestione degli spazi riguardano, ad esempio, la possibilità di prenotare il proprio accesso all’impianto sportivo, per il corso di nuoto piuttosto che la lezione di acquagym; in questo modo l’utente sa che quando arriverà nella struttura potrà tranquillamente entrare evitando inutili attese.

Anche la parte di controllo accessi è automatizzata: permette di monitorare l’ingresso e l’uscita e quindi eventualmente anche i tempi di permanenza.

Inoltre abbiamo previsto la possibilità di esporre al pubblico, sia nell’app che nella piscina stessa, il numero delle persone presenti nell’impianto. In questo modo se voglio andare in piscina posso prima verificare che ci siano posti disponibili e magari decidere di scegliere un altro momento per andarci.

Tutta la gestione dei ticket, tipica dei parchi all’aperto, si basa sul controllo delle entrate e delle uscite con conseguente monitoraggio della presenza in tempo reale, non è stato quindi niente di nuovo per noi.

Ricordo anche che il controllo accessi permette, tra le altre cose, di tenere traccia delle persone che entrano e di conservare i dati in caso di eventuali controlli.

 

E per gestire adeguatamente il periodo che è stato di chiusura?

RDG: Abbiamo elaborato degli strumenti specifici per gestire i mesi di chiusura con delle sospensioni massive ad hoc degli abbonamenti e dei corsi nuoto. I mesi di chiusura, hanno costretto molti gestori a dover prolungare le scadenze degli abbonamenti. Qualcuno attiva i voucher previsti dal Governo e abbiamo quindi realizzato gli strumenti appositi per gestire nel migliore dei modi tutte queste situazioni.

 

A livello di hardware? Che novità sono state introdotte?

RDG: Sicuramente i termoscanner. Al momento non sono obbligatori per legge, ma molti nostri clienti ce li stanno richiedendo per maggiore sicurezza sia loro che dei propri utenti. Si tratta di particolari lettori della temperatura corporea, in grado anche di rilevare o meno la presenza della mascherina, che permettono l’accesso solo se l’utente rientra nei range di temperatura consentiti.

 

Perché una piscina dovrebbe andare online oggi?

RDG: Andare online fino a non molto tempo fa era un vantaggio competitivo, oggi invece si tratta quasi di una necessità: se non andiamo online non siamo pronti per recepire quello che il mercato ci chiede.

Andare online significa permettere al cliente di fare in autonomia, da casa o dall’ufficio ad esempio, quello che una volta era possibile solo recandosi fisicamente alla reception della piscina.

Se diamo l’opportunità al cliente di accedere, da app o da web, alla possibilità di pagare il corso di nuoto per il proprio bambino o prenotarsi la lezione di acquabike, a verificare il proprio certificato medico, firmare un nuovo contratto ecc… si semplificano notevolmente le attività di segreteria e si possono addirittura acquisire nuovi clienti in modo semplice.

L’acquisto degli abbonamenti online è possibile grazie alla gestione dei pagamenti digitali che possono essere sia oneshot, quindi il singolo acquisto, oppure strutturati all’interno di una pianificazione ricorrente. In quest’ultimo modo è possibile gestire abbonamenti che non scadono mai, un po’ come succede ad esempio con Netflix, mi faccio l’abbonamento alla piscina e pago la rata mese per mese finchè eventualmente non comunico che voglio interromperlo.

 

Quali tipologie di pagamento digitale sono gestibili e che rendicontazione si trova il gestore dell’impianto in relazione alle vendite via web?

FZ: la vendita online vera e propria avviene esclusivamente tramite carta di credito. Si può poi prevedere anche il bonifico bancario, ma è solo una vendita differita, non è una vera vendita online poiché la vendita online presuppone il pagamento istantaneo.

C’è un’alternativa al pagamento digitale che può essere il SEPA, il famoso vecchio RID, come veniva chiamato una volta, che è, ad esempio, il pagamento che tutti siamo abituati ad usare per la bolletta dell’Enel o l’abbonamento di Sky. In questo caso il cliente consegna il proprio iban in reception per attivare una procedura che consente di gestire il pagamento digitale eventualmente anche ricorrente.

Per quanto riguarda la rendicontazione il consiglio che io do sempre è quello di sentire il proprio commercialista per capire come la vuole gestire. Perché c’è chi sostiene che, essendo la vendita online a tutti gli effetti una vendita, vada emessa la fattura elettronica; però emettendo fattura elettronica si corre il rischio di far scemare qualche vendita perché occorre obbligare il cliente a immettere tutti i suoi dati compresi indirizzo, numero civico codice fiscale… quindi è un po’ più complessa. Altri commercialisti invece consigliano di gestirla come corrispettivo e quindi secondo altra procedura. A livello contabile comunque, indipendentemente da come emetto il documento, finisce tutto all’interno del gestionale.

Quindi alla chiusura di cassa serale, oltre ai movimenti per bancomat, contante ecc, si aggiungono anche i movimenti da vendita web, quindi la quadratura alla fine deve filar liscia sotto tutti i punti di vista.

 

E per i clienti più restii ad acquistare online o fornire i dati della carta di credito?

RDG: Abbiamo pensato anche a loro. La soluzione più idonea ad evitare di recarsi in reception in questo caso è la cassa automatica. Attraverso questo strumento il cliente può comprare il ticket per l’ingresso oppure completare il pagamento di un acquisto già effettuato online. Quindi c’è anche un mix che consente di effettuare la vendita online ma concludere il pagamento in piscina.

 

E’ possibile per una piscina inserire nel proprio sito il link alla pagina di prenotazione collegata al software?

FZ: Si, è possibile inserire nel sito un link che rimanda al portale per la prenotazione online. Nel momento in cui il cliente accede, tramite sito della piscina alla piattaforma web del software, si trova davanti la pagina di autentificazione dove deve inserire il proprio username e password. Una volta effettuato questo passaggio il cliente entra nella parte di prenotazione.

Con che regole il cliente potrà prenotarsi? Con quelle che avete stabilito voi, ad esempio da oggi a quanti giorni in avanti può prenotare, quanto tempo prima dell’inizio della lezione può dare disdetta e così via…

Il portale web non è solo prenotazione, l’utente può anche andare a vedere, ad esempio, quando gli scade l’abbonamento o la rata e può anche acquistare l’abbonamento online o rinnovare il suo corso.

Il rinnovo online è una cosa che sta andando molto in questo momento per evitare le file in reception.

 

Come viene gestita la privacy nelle soluzioni TeamSystem Wellness e Wellness in Cloud?

RDG: in termini di privacy va sottolineato come i sistemi informatici risultino tipicamente molto più sicuri di qualsiasi sistema cartaceo. Faccio un esempio: io vengo ad iscrivermi in piscina e compilo una scheda cartacea con i miei dati che finirà all’interno di un faldone conservato in segreteria. Quel faldone risulta molto pericoloso in termini di rispetto per la privacy. A livello informatico invece ogni operatore che accede al programma ha un proprio utente e una propria password, quindi solo chi è autorizzato entra a vedere i dati. Inoltre ci sono dei log che tracciano le operazioni fatte all’interno del software.

 

Che tipo di criptatura viene utilizzata per archiviare i dati?

FZ: la criptatura è prevista di default sui sistemi di oggi, sia che si tratti di un database di SQLServer o di Azure. Dopodichè noi abbiamo dovuto introdurre tutta una serie di regole per essere allineati con le nuove normative del GDPR.

Faccio un esempio: la password di tutti gli utenti deve scadere ogni 3 mesi, anche la password di per sé è criptata. Se paradossalmente qualcuno entra nel database non ha visibilità delle password. Ci sono quindi due forme di criptatura: una nativa dei database e una a livello di funzionalità specifiche nel software.

I dati possono essere salvati in locale, nel cloud o in entrambi. Noi di base impostiamo un backup automatico laddove i dati sono salvati in locale.

 

Quali sono i livelli di accesso al software? C’è il rischio che un collaboratore possa cancellare dei movimenti di cassa o compiere altre operazioni dannose?

FZ: Ci sono delle regole nel software che consentono di stabilire chi può far cosa, banalmente potrei anche stabilire che a certi operatori non è consentito vedere il numero di telefono del cliente, tanto per fare un esempio. Ci sono circa 300 flag da parametrizzare per definire cosa si può fare e cosa no. Ogni volta che creo un nuovo operatore posso associare i diritti già esistenti. Inoltre, per privacy, noi siamo obbligati a tenere tutti i log, questo significa che il gestore può verificare per ogni operazione fatta, quando è stata fatta e da chi. Quindi se ci sono anomalie vengono tutte tracciate.

 

Tra le linee guida per la ripartenza delle attività sportive troviamo l’invito a smaterializzare il più possibile la documentazione cartacea in modo da evitare il passaggio di documenti (vedi certificati medici, schede di iscrizione, informative ecc.) quali soluzioni si possono adottare per questo?

FZ: Oggi possiamo smaterializzare un po’ tutto quello che riguarda la piscina o la palestra. A partire dall’acquisizione del dato anagrafico che può avvenire tramite la tessera sanitaria, passando per il momento in cui vado a iscrivere il cliente e posso fargli firmare digitalmente, su una tavoletta, il suo contratto la cui copia verrà inviata via email.

Possiamo poi andare a scannerizzare e archiviare qualsiasi documento: dal certificato medico, al documento di identità…documenti che poi diventano di facile reperibilità nel momento in cui devo andarli a consultare. Ad esempio alla classica obiezione del cliente “no, ma il mio certificato scade il mese prossimo…” è possibile rintracciare a monitor il certificato in tempo reale e mostrarlo al cliente.

Anche la foto del cliente può essere allegata alla scheda anagrafica; in questo modo si può verificare, nel momento in cui il cliente entra, se effettivamente chi sta effettuando l’accesso è la stessa persona intestataria dell’abbonamento.

 

E’ possibile gestire con un unico software l’attività istituzionale e commerciale? E l’amministrazione contabile?

FZ: Si, non c’è nessun problema. Lato software è sufficiente creare più aziende, a seconda della tipologia di attività da gestire. Ad ogni “prodotto” in vendita sarà collegata l’azienda corrispondente, ad esempio possiamo gestire che il corso nuoto bimbi è istituzionale e va nel conto della SSD mentre l’ingresso al centro benessere è commerciale e va nella SRL. Quindi nel momento in cui acquisto il corso per mio figlio e il pacchetto di ingressi al centro benessere per me il sistema smisterà correttamente gli incassi ed andrà ad emettere i relativi documenti che si tratti di documento fiscale o ricevuta non fiscale a seconda dei casi.

Chi è in reception deve preoccuparsi di vendere, non di come verranno distribuiti gli incassi. A quello ci pensa il software.

A livello di contabilità ci fermiamo su quella che è la parte attiva, ovvero nel momento in cui viene venduto un abbonamento registriamo la vendita e il relativo incasso, con tutte le sue caratteristiche, in modo da restituire alla sera, piuttosto che al cambio turno, la quadratura di cassa.

Tutto ciò che poi viene registrato a questo livello viene passato a dei software di contabilità; nel caso dei software di contabilità Teamsystem le integrazioni sono native, quindi la compatibilità è garantita. Nel caso di altri software di volta in volta va valutata la fattibilità delle integrazioni.

 

Partendo dal planning del piano vasca è possibile avere a fine mese il resoconto dei turni dei collaboratori per il calcolo dei compensi?

FZ: Su questo tema non abbiamo una funzione interna al software, tuttavia Teamsystem ha acquisito di recente un’azienda che si chiama Area32 che è di San Donà di Piave e ha un prodotto, Athena Portal, che fa proprio questo di mestiere: la contabilità per le società sportive e la gestione dei compensi fino all’emissione del CU. Proprio in questi giorni stiamo lavorando all’integrazione che sarà disponibile tra poche settimane.

 

Qual è la dotazione minima in termini di hardware e di software per chi vuole implementare un sistema digitale nel proprio impianto?

FZ: Noi forniamo un sistema, quindi non solo un software ma anche l’hardware e poi una serie di servizi correlati. Ci sono vari step: c’è il cliente che preferisce partire in maniera un po’ più semplice e digitalizzare solo la parte gestionale in modo da creare intanto un archivio di dati, documenti scadenze ecc e poi gestire in maniera ancora manuale le varie scadenze. Poi da lì bisogna andare ad aggiungere tutta la parte di componentistica del controllo accessi: dal vidimatore per inizializzare le tessere, ai lettori per il controllo accessi che non necessariamente devono essere collegati ad un tornello. Poi, infine, c’è tutta la parte dei dispositivi per l’accesso: dalle tessere, ai bracciali ai portachiavi.

Oggi una soluzione che sta andando molto è anche l’accesso con QRCODE presente sull’app nel telefonino. Noi consigliamo però di prevedere sempre un doppio sistema associato al QRcode poiché non tutti i clienti utilizzano lo smartphone in palestra e alcuni preferiscono ancora avere il badge.

Inoltre c’è tutta la parte di servizi: assistenza, formazione e avviamento e configurazione del sistema.

 

E per quanto riguarda il controllo biometrico?

FZ: Riguardo al controllo biometrico sono due le situazioni da considerare.

La prima è relativa all’impronta digitale: oggi però non è una strada percorribile per quello che prevede la privacy poiché il dato biometrico non può essere salvato sui database, ma deve essere di proprietà dell’utente. In poche parole significa che l’impronta può essere memorizzata solo in un dispositivo che è in mano al cliente, ovvero la tessera. Ciò però ha un grosso limite: in questo modo possiamo solo stabilire che chi sta entrando con quella tessera è effettivamente la persona a cui la tessera è assegnata, ma non consente di eliminare la tessera per accedere con la sola impronta digitale. Per questo motivo oggi l’impronta biometrica la stiamo mettendo da parte e sistemi che la propongono non sono di fatto a norma.

Stiamo invece lavorando, anche se ci vorrà ancora del tempo tecnico per valutare tutte le implicazioni in termini di privacy, al riconoscimento del volto tramite i termoscanner. Oggi la questione è molto delicata. Vi daremo novità più avanti.

Tanti stanno dichiarando che il termoscanner può fare il riconoscimento facciale, ma la verità è che a livello normativo non è al momento accettato.  Noi abbiamo deciso che, finchè non c’è qualcosa che a livello normativo tutela noi come azienda e voi come utilizzatori, non andremo a fornire il riconoscimento di tipo biometrico. Comunque ci stiamo lavorando.

 

Il controllo accessi è utilizzabile anche con barriere preesistenti nell’impianto?

FZ: Direi di si, a livello di integrazione con i tornelli tipicamente non ci sono problemi di incompatibilità poiché generalmente il tornello è azionato da un comando, ciò vuol dire che si può mettere un lettore sopra al tornello e si va in recupero di quel tornello. Ci è successo raramente di non poter recuperare un tornello ma parliamo di modelli veramente molto datati.

 

Esistono altre tipologie di controllo accessi alternativi al tornello?

FZ: il tornello è il dispositivo più sicuro per garantire che l’accesso avvenga un utente alla volta; tuttavia ci sono dei sistemi alternativi che sono fatti stile “porta al supermercato” dico io, che in gergo sono i portelli automatici. I portelli hanno però un punto debole: nel momento in cui io appoggio la tesserina, se qualcuno dietro di me si accoda, riesce a passare comunque, mentre con il tornello questo non avviene.

Anche i varchi a vetri, come si vede ad esempio in metropolitana, riescono a gestire l’antiaccodamento perché hanno delle fotocellule particolari, però lì andiamo anche su costi molto più elevati rispetto ad altre tipologie di varco.

 

E’ possibile applicare il sistema anche all’uso delle docce?

FZ: Si, è possibile. Il sistema in questo caso va ad attivare un’elettrovalvola presente nel sistema idraulico. Se in un impianto è già presente un sistema con elettrovalvola semplicemente noi possiamo agganciare la centralina per il controllo delle docce, con le regole che il gestore preferisce (docce gratuite ma con un massimo di tot minuti, oppure la prima gratuita da tot minuti, poi la seconda al costo di tot. ecc).

Se non sono presenti le elettrovalvole bisogna parlare con chi gestisce l’impianto idraulico per capire cosa comporterebbe andare a modificare l’impianto per renderlo più “elettronico”.

 

Il sistema è in grado di gestire anche gli armadietti?

FZ: l’armadietto di per sé si può gestire anche senza software poiché esistono serrature elettroniche per armadietti, sia a batterie sia in wifi, che consentono l’utilizzo della serratura indipendentemente dal software.

Cosa vuol dire? Che la stessa tessera che si utilizza per l’accesso in piscina può essere utilizzata anche per aprire e chiudere l’armadietto, ma lo fa in modalità stand-alone, ovvero senza collegamento al software. Questo ha due vantaggi:

  1. Non devo cablare tutto l’impianto, collegare ogni armadietto alla rete o via filo
  2. In termini di manutenzione nel momento in cui si rende necessario il cambio della batteria non devo smontare chissà cosa ma semplicemente sostituire la batteria

Noi le abbiamo fatte interagire con il controllo accessi poiché più di un cliente ci ha posto la seguente questione: “ voglio avere la garanzia che quando il mio cliente esce dal centro abbia aperto il suo armadietto”. Poiché quella operazione, di apertura dell’armadietto, risulta memorizzata all’interno del badge possiamo far si che l’uscita risulti bloccata se l’armadietto non è stato riaperto.

RDG: Aggiungo solo che la batteria ha una durata di 8 anni, quindi può succedere di sostituire prima l’armadietto della batteria

 

La vostra proposta per le serrature elettroniche è applicabile anche ad armadietti già esistenti?

FZ: Si, l’armadietto di per sé non comporta nessuna difficoltà, a meno che non sia in vetro o in altro materiale particolare. Per fissare la serratura servono 4 viti autofilettanti. Se c’è un materiale particolare, a volte ci è capitato, abbiamo prima richiesto un’anta al cliente in modo da fare delle prove e poter garantire piena compatibilità.

 

C’è un modo per aiutare l’utente a ricordare il numero dell’armadietto usato?

FZ: si, volendo c’è un display di cortesia che si può montare, in questo modo avvicinando il badge viene restituito il numero dell’armadietto associato. Va però valutata bene questa installazione poiché potrebbero esserci delle situazioni particolari per cui è preferibile posizionarlo in reception piuttosto che negli spogliatoi. La motivazione è questa: se un cliente perde la tesserina in piscina e un malintenzionato la trova, può vedere quale è l’armadietto corrispondente e potenzialmente può portar via gli oggetti in esso contenuti.

 

Come viene fornita la licenza del software?

FZ Ci sono due modalità a seconda di cosa preferisce il cliente: noi abbiamo sia il concetto classico di licenza che implica quindi che il cliente acquista la licenza che diventa di sua proprietà oppure, se preferisce evitare un investimento iniziale, può semplicemente pagare un canone di licenza fino a quando utilizzerà il software.

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