Adempimenti Privacy: come gestirli con un software dedicato

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, conosciuto ufficialmente come Regolamento Europeo sulla Privacy 2016/679ma meglio noto ai più con la sigla GDPR (da General Data Protection Regulation) ha provocato importanti modifiche in materia di trattamento dei dati personali e della privacy per le imprese.

Gestire gli adempimenti GDPR è un processo complesso, ma forse non tutti sanno che è possibile farlo con facilità attraverso un software online dedicato. Vediamo ora insieme come funzionano i software GDPR.

Cos’è il GDPR

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati o GDPR è un regolamento sul trattamento della privacy e dei dati personali adottato dall’Unione Europea il 27 aprile 2016 e poi pubblicato sulla Gazzetta ufficiale dell’UE il 4 maggio 2016. Il Regolamento Europeo sulla Privacy 2016/679 è entrato in vigore il 25 maggio 2016 ma è diventato operativo esattamente due anni, dopo, cioè a partire dal 25 maggio 2018.

Questo regolamento ha l’obiettivo di rafforzare la protezione dei dati personali dei cittadini e dei residenti dell’Unione Europea, all’interno e all’esterno dei confini dell’UE, oltre che di restituire ai cittadini il controllo dei dati personali, semplificando il contesto normativo internazionale e unificando e rendendo omogenea la normativa sulla privacy all’interno dell’Unione Europea.

Tutti i titolari del trattamento dei dati che hanno a che fare con informazioni di residenti nell’UE, anche se hanno la sede legale fuori dall’Unione Europea, sono obbligati ad osservare e adempiere agli obblighi previsti. Chi non adempie può subire sanzioni che arrivano fino al 4% del fatturato totale annuo.

In soccorso delle aziende che gestiscono internamente gli adempimenti per la privacy, ma anche dei consulenti che ne hanno la gestione per conto terzi, come abbiamo già accennato, giungono i software specificatamente dedicati alla gestione degli adempimenti per la privacy e GDPR.

Software GDPR: vantaggi e funzionalità

Le imprese e i consulenti per la privacy possono utilizzare i software per la gestione della privacy e degli adempimenti GDPR per provvedere a una serie di operazioni che, altrimenti, risulterebbero ben più complesse.

Nello specifico, con questo tipo di soluzione per la gestione degli adempimenti per la privacy e GDPR è possibile:

• gestire in modo semplice le nomine delle figure responsabili del Trattamento, assegnando a ogni precisa figura i suoi ruoli, le sue responsabilità e i suoi compiti;
• redigere il Registro dei Trattamenti. Questo documento, che tiene traccia di tutti trattamenti, con annesse finalità, durata, destinatari, modalità di raccolta ed eventuali trasferimenti verso Paesi terzi, viene così redatto attraverso una procedura guidata che rende il tutto più facile e veloce;

Il titolare dell’impresa che sceglie un software per la gestione della privacy può inoltre, con esso, procedere all’analisi dei rischi e delle misure di sicurezza da implementare.

Un’altra importante funzionalità che offre un software di questo tipo è la possibilità di accesso multi-utente: tutti i componenti del team aziendale che ne hanno l’autorizzazione possono infatti accedere simultaneamente alla piattaforma.

Software GDPR: l’utilità per i consulenti della privacy

Come abbiamo già accennato, questi software GDPR possono rivelarsi utile non solo alle imprese, ma anche ai consulenti per la privacy. Attraverso di essi, ad esempio, i consulenti possono gestire gli adempimenti di diverse aziende loro clienti con un unico account, all’interno del quale poter passare da un’azienda a un’altra con pochi semplici clic.

I software in Cloud per la gestione della privacy e degli adempimenti GDPR garantiscono tre vantaggi fondamentali a chi decide di sceglierli:

• un’interfaccia semplice ed intuitiva con procedure guidate;
• massima affidabilità e sicurezza anche nella gestione di eventuali violazione dei dati;
• situazione sotto controllo grazie alla dashboard panoramica in cui calendarizzare e monitorare tutte le attività.