Il ruolo chiave del Responsabile della Conservazione

Il Responsabile della conservazione digitale è un ruolo obbligatorio nel sistema e nel processo di conservazione, previsto dalla normativa vigente in materia di conservazione dei documenti informatici. A definire chi è il Responsabile della conservazione, quali sono i suoi ruoli e le competenze richieste sono le nuove Linee Guida AgID, entrate in vigore dal 1° gennaio 2022, stilate per supportare le regole già presenti nel CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Chi è il Responsabile della conservazione

Il Responsabile della conservazione è la figura deputata a coordinare l’intero sistema di conservazione documentale all’interno di una società privata o di una Pubblica Amministrazione. Per poter assumere questo delicato ruolo la figura deve possedere adeguate competenze in materia giuridica, archivistica e informatica e, se possibile, il supporto di uno specifico software per la trasformazione digitale.

Nello specifico le Linee Guida AgID 2022 hanno evidenziato anche alcuni elementi importanti per definire correttamente la figura del Responsabile della conservazione. Ecco i principali:

• la figura che assume il ruolo di RdC deve essere identificata all’interno della propria organizzazione;
• deve avere adeguate competenze normative e di applicazione tecnica;
• deve conoscere adeguatamente la materia archivistica, anche digitale;
• deve sapere gestire in modo ottimale le diverse operazioni di registrazione, firma e classificazione.

Quali sono i compiti del Responsabile della conservazione

Prima delle linee guida dell’AgID il Responsabile della conservazione digitale era una figura obbligatoria solo nelle amministrazioni pubbliche. Oggi però questo ruolo si rivela obbligatorio anche per le società private e per gli enti privati.

Per comprendere i compiti del responsabile della conservazione è necessario rivolgersi comunque alle regole tecniche attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e più nel dettaglio gli artt. 6 e 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, che disciplinano le responsabilità ed i compiti del Responsabile della conservazione in maniera precisa.

Le funzioni del Responsabile della conservazione digitale

L’art.7 definisce puntualmente quali sono le funzioni e le competenze del Responsabile della conservazione. All’interno di un’organizzazione (privata o pubblica) il responsabile della conservazione si interfaccia con:

• il responsabile del trattamento dei dati personali;
• il responsabile della sicurezza;
• il responsabile dei sistemi informativi;
• il responsabile della gestione documentale.

In particolare, il responsabile della conservazione:

• stabilisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti da conservare;
• gestisce e coordina il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa;
• genera il rapporto di versamento, secondo quanto stabilito dal manuale di conservazione;
• genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata;
• si occupa del monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• effettua la verifica periodica, ogni massimo cinque anni, dell’integrità degli archivi e della loro leggibilità;
• adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni;
• genera la duplicazione o copia dei documenti informatici, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica;
• assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento;
• assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
• provvede al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
• predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico.

La certificazione della conformità della conservazione

Ai sensi dell’art. 44, comma 1-ter, del Codice, il Responsabile della conservazione può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche e a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art.44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati, a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori accreditati.

Il Responsabile della Conservazione può delegare i suoi compiti?

Ai sensi dell’art. 6 comma 6 del D.P.C.M., il Responsabile della Conservazione digitale può delegare, sotto la propria responsabilità, lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al soggetto delegato.

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha chiarito nelle Linee Guida e in una FAQ che in caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing a un soggetto privato, il ruolo di Responsabile della Conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al Soggetto produttore.

Occorre sottolineare che il Soggetto produttore è il Titolare dell’archivio digitale conservato a norma, ossia il soggetto che produce o acquisisce il contenuto documentale, obbligato per leggi o regolamenti alla conservazione del proprio contenuto documentale.

È opportuno inoltre specificare che secondo AgID il Soggetto produttore è una figura diversa dal Produttore; quest’ultimo è il soggetto responsabile del trasferimento al sistema di conservazione dei pacchetti di versamento in input (PdI), contenenti i documenti oggetto del servizio di conservazione e relativi metadati (chiavi di ricerca), e responsabile della verifica del buon esito del versamento attraverso la presa visione del Rapporto di versamento.
Nelle pubbliche amministrazioni il Produttore è un ruolo che deve essere ricoperto per legge dal Responsabile della Gestione Documentale o, ove nominato, dal Coordinatore della Gestione Documentale.

In conclusione, come ulteriormente raccomandato da AgID nelle Linee Guida sulla conservazione dei documenti informatici, il Responsabile della Conservazione è una persona fisica inserita stabilmente nell’organico del Soggetto produttore (titolare); ai sensi dell’art. 6, comma 6, del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 può però delegare i compiti previsti dall’art. 7, comma 1 del citato Decreto ad un Conservatore e al suo Responsabile del Servizio di Conservazione.

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