Come monitorare le presenze agli allenamenti e gestire il registro
“Chi non si allena non gioca!” oppure “chi non si presenta agli allenamenti può stare a casa anche sabato/domenica”. Quante volte si sono sentite queste frasi da parte di allenatori o preparatori tecnici, in palestre, campi da calcio, campi di basket e via dicendo? Sull’importanza della preparazione tecnica e fisica nello sport non ci sono ovviamente dubbi, e di certo allenarsi insieme è fondamentale per crescere, per fare squadra, nonché per rendere l’attività stessa più divertente e piacevole. Per tutti questi motivi gli allenatori gestiscono da sempre con grande attenzione il registro presenze agli allenamenti, tenendo traccia degli atleti presenti e assenti in occasione delle sessioni di training.
Ma come gestire in modo professionale ed efficace il registro presenze allenamenti?
L’importanza di monitorare le presenze agli allenamenti
Tenere monitorate le presenze e le assenze degli atleti è fondamentale per tanti motivi. Ovviamente lo è per avere un dato oggettivo sulla preparazione tecnica, fisica e tattica degli atleti, nonché eventualmente per scegliere le formazioni da mettere in campo nel caso degli sport di squadra. E ancora, la lettura del foglio presenze allenamenti è preziosa per capire il livello di impegno dei singoli atleti, nonché eventualmente per integrare le informazioni sulle loro condizioni di salute.
Ma non è tutto qui: un’Associazione Sportiva Dilettantistica, così come una Società Sportiva Dilettantistica, potrebbe monitorare le presenze degli atleti agli allenamenti e agli altri appuntamenti anche a fini “statistici”, per arrivare per esempio a capire quali sono gli orari e i giorni della settimana in cui in media il tasso di assenza è più basso, così da ottimizzare il calendario nella stagione successiva.
Il registro presenze allenamenti: l’evoluzione
Un tempo il registro presenze allenamenti era semplicemente un foglio scritto a mano, una griglia tracciata con il righello in cui l’allenatore o chi per esso prendeva nota degli atleti presenti e assenti a ogni singolo appuntamento. Poi, il registro presenze è diventato digitale, o meglio: per molte ASD e SSD si è trattato di una tabella in Excel “vuota” e stampata, così da avere una griglia più ordinata rispetto a quella fatta a mano. In alcuni casi più virtuosi, inoltre, il registro presenze agli allenamenti è nato e rimasto digitale, con gli allenatori di volta in volta ad aggiornare il file al termine degli allenamenti, per avere un archivio complessivo sempre aggiornato, di facile lettura.
Ma si sa, Excel ha tanti pregi, ma può essere un po’ ostico da usare. Per questo motivo TeamSystem, nello sviluppare il suo software gestionale Sportivi in Cloud, ha inserito tra le funzionalità anche uno strumento per la gestione rapida ed efficace delle presenze agli allenamenti, ai corsi, alle partite e alle gare, con vantaggi in termini di organizzazione, comunicazione con atleti e famiglie, gestione degli istruttori e ottimizzazione delle risorse.
A differenza del classico registro presenze allenamenti, infatti, la funzione di Sportivi in Cloud è integrata in un sistema che permette di gestire tutti gli aspetti amministrativi e gestionali dell’associazione sportiva: ne consegue, quindi, che l’inserimento delle presenze degli atleti avviene in un più ampio universo di gestione dei corsi, delle iscrizioni, dei soci, dei tesserati, degli incassi e degli scadenzari, con le informazioni immesse che vengono messe per l’appunto a sistema e archiviate digitalmente, sempre disponibili per la consultazione.
Come incentivare la presenza agli allenamenti
Un monitoraggio attento del registro presenze allenamenti permette peraltro di individuare dei tassi anomali di assenze. In questo caso è bene capire i motivi che tengono gli atleti lontani dagli appuntamenti con la squadra, ed eventualmente cercare di risolvere eventuali problematiche. In generale, può essere utile incentivare la presenza agli allenamenti, ad esempio inviando reminder e comunicazioni agli iscritti, sottolineando l’importanza di prepararsi con impegno e insieme in vista delle prossime sfide sportive. Grazie a Sportivi in Cloud, anche comunicare con i soci diventa facile e immediato, grazie alla possibilità di inviare email e newsletter ai partecipanti ai corsi e alle altre attività dell’ente.
