Come organizzare un torneo sportivo: guida per ASD e SSD
Come organizzare un torneo di calcio, di padel, di basket, di beach volley in modo efficace? Dalla pianificazione alla gestione operativa dei match, dalla comunicazione fino alla gestione dei pagamenti, sono tanti gli aspetti operativi, logistici e comunicativi da tenere in considerazione. Abbiamo deciso di creare questa breve guida per aiutare la tua ASD o la tua SSD a realizzare dei tornei sportivi coinvolgenti, sicuri e di successo, valorizzando il ruolo sociale e aggregativo dello sport e del tuo stesso ente.
Quali sono, dunque, i primi elementi a cui pensare per organizzare un torneo sportivo?
Come organizzare un torneo: le decisioni preliminari
Che si tratti di organizzare un torneo di calcetto o di padel, i dati essenziali di partenza sono sempre i medesimi. Per prima cosa sarà bene infatti decidere i luoghi e le date del torneo: per molte ASD e SSD sul primissimo punto non ci sono dubbi, perché spesso possono vantare i propri campi da basket, da beach volley o in ogni caso lo spazio adatto per l’attività al centro dell’evento sportivo; in altri casi sarà necessario individuare delle valide strutture d’appoggio, verificandone la disponibilità.
Per quanto riguarda le date sarà bene individuare una data libera da altri eventi sportivi di rilievo, sufficientemente distante nel tempo per permettere un’organizzazione efficace dell’evento.
Terzo elemento fondamentale sarà quello relativo al pubblico di riferimento. A chi si rivolgerà l’evento? Sarà aperto a tutti, oppure solamente a delle classi specifiche di atleti, come per esempio i più giovani o i senior?
Creare il regolamento del torneo
Per organizzare un torneo di calcio, di calcetto, di basket, di beach volley, di padel o di qualsiasi altro sport è obbligatorio creare un regolamento ad hoc. La maggior parte delle regole, quelle relative al gioco, saranno ovviamente già definite dalla disciplina stessa; nonostante ciò, ci saranno tante altre regole da mettere nero su bianco. Pensiamo per esempio a chi organizza un torneo di calcio con la propria ASD: il campionato sarà aperto ai soli esordienti e giovanissimi, o anche ad atleti più grandi? Sarà prevista una fase a gironi o si andrà subito agli scontri diretti? In caso di pareggio ci saranno tempi supplementari, rigori, o verranno considerati altri elementi? Ma pensiamo anche a chi organizza un torneo di tennis: si parlerà di incontri in singolo o in doppio? Si parlerà di eliminazione diretta o di gironi? Come si può capire, il regolamento è essenziale per non creare dubbi e per non fare confusione, nonché per rendere il torneo sportivo stesso più avvincente.
Scegliere i premi per i vincitori
Non esiste un torneo sportivo senza vincitori, e quindi non è possibile organizzare un torneo sportivo che si rispetti senza prevedere dei premi. La presenza di un riconoscimento di valore sarà infatti un’ulteriore spinta per aumentare le iscrizioni. È bene scegliere il premio in base al tipo di atleti che parteciperanno al torneo, al costo dell’iscrizione, nonché al budget a disposizione. Si può spaziare dalla classica coppa, targa o medaglia, per arrivare a dei buoni acquisto presso dei negozi sportivi, a dei carnet di lezioni gratuite, a degli accessori sportivi e via dicendo.
Promuovere il torneo
Ci sono tornei creati per un numero ridotto di atleti già presenti all’interno dell’associazione, tali da non richiedere di fatto nessun sforzo per la promozione, ed eventi che invece sono pensati per richiamare tanti atleti, anche esterni. In questo caso è necessario lanciare una vera e propria campagna di comunicazione legata all’evento, utilizzando a questo scopo i diversi strumenti disponibili: i propri canali di comunicazione interni ed esterni (e quindi e-mail, social network e bacheche) ma anche locandine, manifesti e comunicati stampa.
Una buona gestione della campagna pubblicitaria deve essere fatta tenendo parallelamente monitorate le iscrizioni, per non ritrovarsi a investire ulteriore budget nella promozione nel momento in cui si sarà già vicini al tutto esaurito.
L’organizzazione del torneo con gli strumenti digitali
Con un software gestionale come Sportivi in Cloud di TeamSystem, sviluppato appositamente per la gestione di un’ASD o SSD, organizzare un torneo diventa facile e veloce grazie agli strumenti per la comunicazione ai soci, alla possibilità di creare archivi ordinati con le informazioni sui partecipanti, e agli strumenti per la gestione dei flussi di cassa e per l’accettazione di iscrizioni e pagamenti anche online. Sportivi in Cloud è il software gestionale che semplifica la gestione a 360° degli enti sportivi.
