Cos’è una lettera di incarico per ASD e come gestirla
Tra i più tipici documenti all’interno del mondo delle Associazioni Sportive Dilettantistiche ci sono le lettere di incarico, le quali vanno a definire un accordo con un singolo collaboratore. Ma cos’è nello specifico una lettera d’incarico per un’ASD, come va creata, e come va gestita? In effetti chi è nuovo nella gestione dei collaboratori all’interno delle associazioni sportive potrebbe avere delle difficoltà nel distinguere, per esempio, una lettera di incarico da un normale contratto di lavoro. In questo articolo si vedrà quindi in cosa consiste una lettera di incarico dal punto di vista giuridico, per quali collaboratori può essere redatta e come va creata e gestita in modo corretto.
Cos’è la lettera di incarico ASD
Ancora prima di vedere nello specifico cos’è e quando si usa la lettera di incarico in un’ASD, vediamo una definizione di lettera di incarico – documento che viene richiesto e utilizzato anche al di fuori del mondo associazionistico e sportivo. Questo documento può essere considerato come a una proposta di collaborazione fatta da un ente a un professionista, la quale, se accettata, va a regolare il rapporto lavorativo tra le due parti.
Si capisce che lo scopo principale della lettera d’incarico è quello di tutelare entrambe le parti, definendo cioè:
- i dettagli della prestazione,
- i servizi richiesti,
- le tempistiche,
- le modalità di svolgimento dell’incarico,
- la remunerazione prevista.
Per quali collaborazioni è prevista la lettera di incarico
La lettera d’incarico ASD può essere creata nel momento in cui un’associazione sportiva desidera richiedere dei servizi a un lavoratore sportivo. Va detto che questo termine può essere riferito alle più differenti figure che orbitano nel mondo dello sport: ecco che allora possono diventare lavoratori sportivi – e quindi potenzialmente oggetto di lettera di incarico – un atleta, un allenatore, un direttore tecnico, un istruttore, un direttore di gara, un preparatore atletico, un direttore sportivo, oppure ogni altro tesserato che svolga (dietro compenso) mansioni che rientrano tra quelle necessarie per lo svolgimento di attività sportiva, sulla base dei regolamenti dei singoli enti affilianti.
Come creare una lettera d’incarico per una ASD
Dopo aver compreso di cosa si tratta e quali sono le collaborazioni che possono essere definite con una lettera di incarico sportiva, vediamo quali sono gli elementi fondamentali che deve contenere questo tipo di documento.
Ecco come si compone una tipica lettera d’incarico in un’ASD come, per esempio, quella realizzata per proporre un’attività retribuita a un istruttore.
Gli elementi fondamentali sono:
- Intestazione con i contatti e i dati della società;
- Data e luogo dell’accordo;
- Dati del destinatario della proposta di incarico;
- Oggetto della proposta e, quindi, titolo della lettera (per esempio: “Lettera di Incarico per il Ruolo di Istruttore di Associazione Sportiva”);
- Introduzione (come per esempio: “Facendo seguito alle intese preliminarmente intercorse, con la presente Le comunichiamo..”);
- Descrizione dell’incarico con dettagli relativi a servizi richiesti, doveri, responsabilità, luogo di lavoro, orari, scadenze e via dicendo;
- Eventuale spiegazione della scelta del destinatario (per esempio per via di una particolare esperienza, di un peculiare titolo formativo, e così via);
- Sezione dedicata alla retribuzione per i servizi garantiti all’associazione;
- Altre particolarità del contratto di lavoro, tra le quali ferie, permessi e altri benefici
- Eventuali clausole relative alla riservatezza del rapporto lavorativo;
- Conclusione della lettera d’incarico e spazio per le firme – in caso di accettazione – da parte del rappresentante dell’associazione e del collaboratore.
Come gestire le lettere d’incarico per una ASD
Creare una lettera di incarico può non essere percepita come un’attività eccessivamente complicata, ma bisogna pensare al fatto che rappresenta solo una delle numerose pratiche che un’associazione sportiva si trova a gestire nel corso della normale amministrazione. Ecco perché, anche per la gestione delle lettere d’incarico dei collaboratori, diventa prezioso il supporto di un gestionale per associazioni sportive come Sportivi in Cloud di TeamSystem.
L’adozione di un software specializzato di questo tipo, infatti, comporta diversi vantaggi:
- permette di automatizzare il processo di creazione e archiviazione delle lettere;
- riduce il rischio di errori umani;
- consente di tenere traccia delle mansioni specifiche assegnate a ciascun collaboratore;
- facilita la supervisione dell’attività sportiva;
- agevola il coordinamento delle varie figure;
- inoltre, grazie all’archiviazione in Cloud, centralizza le informazioni rendendole accessibili da qualsiasi utente autorizzato, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
A conferma dell’utilità della scelta, va detto poi, che un software per associazioni sportive come Sportivi in Cloud, si rivela prezioso anche per le innumerevoli altre funzionalità di cui dispone: dalla gestione dei dati sociali all’amministrazione di beni e strumenti, passando per tesseramenti, incassi quote, attività di contabilità e finanza e persino la gestione di comunicazioni dirette con gli utenti.
In altre parole, l’utilizzo di un software specializzato rappresenta la soluzione professionale ideale per semplificare e velocizzare la gestione di associazioni e società sportive.
