Guida per gestire al meglio i rimborsi spese

La gestione economica di un’azienda è un aspetto di fondamentale importanza, e che si fa particolarmente delicato in riferimento al costo del personale. Tra buste paga, burocrazia e adempimenti fiscali, gli aspetti di cui tenere conto sono tanti e non sempre di facile comprensione, come può essere ad esempio il rimborso spese dei dipendenti in trasferta.

Ecco perché TeamSystem ha realizzato una mini-guida per gestire in modo efficiente i rimborsi spese in azienda.

Rimborso spese per trasferta: cosa si intende?

Quando un dipendente deve recarsi in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale per motivi aziendali, allora possiamo parlare di “trasferta“. Naturalmente, ad ogni trasferta deve corrispondere per legge un rimborso spese, che andrà a rimborsare, appunto, le spese sostenute sia per lo spostamento che eventualmente per altre necessità ad esso legate (vitto e alloggio in primis, ma anche altre spese derivanti dagli incarichi assegnati).

Con il cambiamento temporaneo della sede di lavoro, anche il pagamento delle ore sarà effettuato necessariamente con modalità differenti, affiancando alla paga mensile una retribuzione aggiuntiva come indennità di trasferta. Anche il rimborso spese per trasferta è soggetto a tassazione, ma la tassabilità in busta paga varia a seconda del tipo di rimborso che si è scelto e al tipo di spesa da rimborsare.

Tipologie di rimborso spese

Il Testo unico delle imposte sui redditi (d.P.R. n. 917/1986, anche detto TUIR) all’articolo 51, comma 5, stabilisce che a disposizione dei datori di lavoro ci sono diversi sistemi di rimborso.

Rimborso spese forfettario o diaria

Il rimborso spese forfettario, conosciuto anche come diaria, è molto probabilmente il sistema di rimborso spese più semplice da gestire dal punto di vista amministrativo, perché il lavoratore non deve fornire alcuna ricevuta delle spese di vitto e alloggio sostenute. Consiste infatti nel versamento di una somma a forfait al dipendente o collaboratore per ogni giorno di trasferta effettuato, quindi indipendentemente dalle spese che vengono sostenute.

Per quanto riguarda la somma da versare come indennità di trasferta, l’importo minimo è stabilito dal CCNL, mentre l’importo massimo può essere fissato liberamente dal datore di lavoro.

Passando alla tassazione corrispondente, invece, la stessa varia a seconda del luogo di trasferta: la diaria forfetaria riconosciuta per le trasferte all’interno del Comune in cui è ubicata la sede di lavoro è interamente tassata a prescindere dall’importo, mentre la diaria corrisposta a fronte delle trasferte extracomunali concorre alla determinazione del reddito per il valore eccedente i seguenti importi giornalieri:

• 46,48 euro al giorno per le trasferte extracomunali In Italia;
• 77,46 euro al giorno per le trasferte estere.

Rimborso spese analitico o piè di lista

Il rimborso analitico, o a piè di lista, prevede il rimborso delle spese effettivamente effettuate dal tuo dipendente durante una trasferta. Il dipendente (o collaboratore) è però tenuto a presentare una nota spese, in cui saranno indicate le varie spese sostenute, allegando gli scontrini, le ricevute o le fatture, ma anche biglietti nominativi o biglietti anonimi.

Esattamente come accade per il rimborso spese di tipo forfettario, anche per quello analitico qualsiasi spesa effettuata per trasferte all’interno del comune della sede di lavoro è tassata direttamente in busta paga, fatta eccezione per le spese di trasporto documentate.

Per le trasferte extracomunali, non vengono tassate le spese documentate di viaggio, trasporto, vitto e alloggio (senza limiti di importo); le ulteriori spese extra, anche non documentabili, a condizione che il lavoratore le attesti analiticamente, non vengono tassate fino a un importo massimo di 15,49 euro al giorno per le trasferte extracomunali in Italia, e di 25,83 euro al giorno per le trasferte estere.

Le somme rimborsate analiticamente sono deducibili per il datore di lavoro fino al limite giornaliero di:

• euro 180,76 per le trasferte in Italia
• euro 258,23 per le trasferte all’estero.

Rimborso spese misto

Il rimborso spese misto, come già il nome suggerisce, non è altro che uno strumento intermedio tra quello forfettario e l’analitico. Ciò significa che è possibile rimborsare il lavoratore sia tramite un rimborso analitico delle spese di vitto, alloggio e/o trasporto affrontate in trasferta, che attraverso la percezione di una diaria. Come per il rimborso analitico, il lavoratore è obbligato a presentare una nota spese con tutta la documentazione necessaria da conservare accuratamente per poterla esibire in caso di controlli fiscali.

Il rimborso misto (così come l’analitico e il forfettario) concorre a formare il reddito del lavoratore nel caso di trasferte nel territorio del proprio comune, e va quindi interamente tassato in busta paga. Ciò non è valido per le eventuali spese di viaggio e trasporto, ma solo se opportunamente documentate.

Discorso diverso, e assai più complesso, è valido per le trasferte extracomunali, perché la tassazione per i lavoratori andrà a variare in base a quante e quali spese verranno rimborsate. In particolare, l’indennità di trasferta è esente nei limiti di:

• 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,46 euro al giorno per quelle all’estero, se non è previsto il rimborso né di vitto né di alloggio;
• 30,99 euro al giorno per le trasferte in Italia e 51,65 euro al giorno per quelle all’estero, se al lavoratore è rimborsato anche il vitto oppure l’alloggio;
• 15, 49 euro al giorno per le trasferte in Italia e 25,82 euro al giorno per le trasferte estere, se al dipendente è riconosciuto anche il rimborso spese per vitto e alloggio.

Nel modello misto, i rimborsi spese per vitto e alloggio sono interamente deducibili, così come quelli per viaggi e trasporti, purché le spese siano opportunamente documentate. Al contrario, vanno interamente tassati i rimborsi per ulteriori spese extra dovute alla trasferta.

Rimborso spese per liberi professionisti

Se ci si affida a un libero professionista per una trasferta finalizzata a svolgere un lavoro per la propria azienda, allora le spese sostenute sono a carico dell’azienda stessa, con il lavoratore a poter fatturare le spese direttamente all’azienda o anticiparle chiedendo poi un rimborso.

Se le spese sono sostenute dall’azienda, le fatture devono essere emesse a nome dell’azienda (che detrarrà i costi secondo la normativa) e il professionista non dovrà dichiarare nulla (perché le spese non formano un reddito imponibile). Se invece è il professionista ad anticipare le spese, allora le inserirà nella fattura finale per l’azienda, dovendo però pagare le tasse anche sugli importi ricevuti a titolo di rimborso spese.

Il rimborso spese per i liberi professionisti abbraccia modelli tipici del lavoro dipendente. Ciò significa che, anche in questo caso, si potrà optare per un rimborso forfettario o per uno analitico. Con il primo modello, concordato anticipatamente tra le parti, le spese sono deducibili nel limite di 75% e per un ammontare non superiore al 2% dei compensi percepiti durante l’anno; nel secondo scenario, le spese di trasferta sono interamente deducibili ma è necessario conservare tutta la documentazione.

Rimborso spese chilometrico

Infine, il rimborso spese chilometrico è riservato a tutti quei dipendenti (compresi collaboratori, soci e amministratori) che raggiungono il luogo di trasferta viaggiando sulla propria macchina o su un mezzo preso a noleggio.

Per stabilire questo particolare tipo di rimborso, inserito direttamente nella busta paga del lavoratore, è necessario verificare che sussistano condizioni ben precise e calcolare così il costo chilometrico utilizzando appositi strumenti, come le tabelle ACI aggiornate.

Per calcolare il rimborso chilometrico, il lavoratore dovrà fornire una documentazione completa (che l’azienda verificherà) sul tipo di veicolo, il modello e la serie, e il tipo di alimentazione della macchina. L’importo esatto del rimborso spese si andrà ad ottenere moltiplicando il costo chilometrico indicato nella tabella per il numero di chilometri dichiarati con la presentazione della richiesta.