SERCQ: cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi per le utilities

La rivoluzione digitale in corso ha imposto nelle modalità di comunicazione tra enti o aziende l’uso di strumenti elettronici certificati, conformi agli standard europei previsti dal Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature). In questo contesto uno dei servizi che sta assumendo crescente importanza per aziende e utilities è il SERCQ (Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato). In questo articolo capiremo meglio cos’è il SERCQ, in cosa è diverso dal SERC (Servizio Elettronico di Recapito Certificato) e quali sono i vantaggi dell’adozione del SERCQ nel settore delle utilities, in particolare per le aziende operanti nei servizi energetici, idrici e ambientali.

Cos’è il SERCQ (Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato)

Un SERCQ è un Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato che consente la trasmissione di comunicazioni elettroniche con valore legale, protegge i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto o modifiche non autorizzate, fornisce evidenze dell’avvenuto invio e ricezione, e certifica l’identità di mittente e destinatario come stabilito dagli standard europei. Il SERCQ inoltre:

• viene erogato da prestatori di servizi fiduciari qualificati;
• garantisce un elevato livello di sicurezza grazie all’uso di sistemi di firma elettronica avanzata o sigillo elettronico avanzato per l’invio e la ricezione;
• permette l’identificazione sicura di entrambe le parti coinvolte nella comunicazione e utilizza la validazione temporale elettronica qualificata per indicare con precisione data e ora di invio e ricezione.

Il quadro normativo di riferimento è quello definito dall’eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), il regolamento europeo (oggi aggiornato a eIDAS 2) sull’identità digitale e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche all’interno del Mercato comune.

In questo contesto le nuove regole (Delibera 366/2028/R/COM), introdotte da ARERA (Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente) per garantire trasparenza, tutela e tracciabilità nei contratti di fornitura di energia e gas, rappresentano un vero punto di svolta oltre a promuovere l’utilizzo di sistemi di comunicazione certificata conformi agli standard europei; l’adeguamento a tali normative pone infatti le utilities che operano nel settore energia, acqua, ambiente di fronte a nuove sfide nella gestione delle comunicazioni con i consumatori, come nel caso del recupero dei crediti per morosità. Vista la diffusione limitata della PEC, la procedura di notifica delle morosità avviene ancora oggi in prevalenza tramite l’invio di raccomandata cartacea, che per le aziende significa elevati costi per la gestione della pratica e tempi lunghissimi per il recupero del credito.

È qui che entra in gioco il SERCQ (Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato), un alleato prezioso nella notifica di atti e comunicazioni come i solleciti di pagamento, oltre che leva strategica per garantire trasparenza, sicurezza e tracciabilità nelle comunicazioni tra operatori e utenti finali.

Differenza tra Servizio Elettronico di Recapito Certificato e Qualificato

Tra gli strumenti più comuni per garantire una comunicazione più trasparente ed efficace tra aziende e clienti, nonché per rispondere alle esigenze della delibera ARERA sulla conformità normativa, troviamo anche il SERC (Servizio Elettronico di Recapito Certificato). Come il precedente Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato consente la trasmissione di dati fra terzi per via elettronica, fornisce prove dell’avvenuto invio e ricezione e protegge i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto o modifiche non autorizzate. Rispetto al SERCQ però non certifica l’identità di mittente e destinatario.

Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato: esempio

Per capire meglio, basta pensare all’invio di una lettera di costituzione in mora ad un cliente tramite SERCQ: il fornitore del servizio qualificato certifica che il mittente è chi dichiara di essere (identificazione forte), che il destinatario è colui a cui è indirizzata la comunicazione, che il messaggio è stato inviato in una certa data e ora, ricevuto in una certa data e ora e che non è stato modificato. Legalmente equivale a una raccomandata con ricevuta di ritorno o ad una PEC

Vantaggi del SERCQ per utilities e comunicazioni via PEC

L’adozione del SERCQ comporta per le aziende molteplici benefici.

• Integrità dei dati: i messaggi non possono essere alterati senza che mittente o destinatario ne siano consapevoli.
• Elevati standard di sicurezza grazie all’identificazione certa di mittente e destinatario.
• Affidabilità: le comunicazioni sono tracciate e certificate in ogni fase.
• Conformità normativa: il servizio assicura la conformità ai requisiti del Regolamento eIDAS e aiuta le utilities a rispettare gli obblighi di legge.
• Riduzione dei costi: consente di eliminare i costi legati ad una tradizionale gestione della messa in mora aiutando le aziende a rientrare in tempi rapidi dei loro crediti.
• Efficienza operativa: riduce i tempi delle comunicazioni al cliente, che avvengono in tempo reale.

Evoluzione della PEC e interoperabilità europea

La PEC (Posta Elettronica Certificata), il servizio italiano che attribuisce ai messaggi di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, può essere considerata un Servizio Elettronico di Recapito Certificato (SERC), ma è destinata a lasciare il posto alla Registered Electronic Mail (REM), meglio conosciuta come PEC europea, un Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ) conforme ai requisiti eIDAS. L’obiettivo è garantire l’interoperabilità tra gli Stati Membri dell’UE, aprendo così alla possibilità di scambiare comunicazioni elettroniche con valore legale anche a livello comunitario.

Applicazioni pratiche del SERCQ

Nelle aziende di pubblica utilità, il Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato viene utilizzato in diversi ambiti:

• notifica di messa in mora del cliente: in un comunicato del 2023 ARERA ha chiarito che solo il SERCQ può essere equiparato legalmente alla PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno per notifiche come la costituzione in mora;
• comunicazioni precontrattuali e variazioni contrattuali: ai sensi della delibera ARERA 395/2024/R/COM nel settore energia e gas le aziende sono tenute a inviare comunicazioni ai propri clienti su condizioni contrattuali, rinnovi, variazioni unilaterali del contratto su supporto durevole che riporti data e ora. Il SERCQ risponde perfettamente a queste esigenze;
• gestione di reclami, rapporti con autorità di regolazione: in questi casi è spesso richiesta prova legale dell’avvenuta comunicazione. Usare il SERCQ riduce il rischio di contestazioni e contenziosi costosi.

Per le aziende alle prese con l’uso sistematico di servizi di comunicazione digitale, una sfida cruciale è la loro gestione. Software come TeamSystem PEC Manager svolgono in questo caso un ruolo chiave offrendo una soluzione completa per la gestione delle comunicazioni certificate. TeamSystem PEC Manager consente di inviare, ricevere e archiviare messaggi PEC con efficienza e sicurezza, garantendo conformità normativa. La sua interfaccia intuitiva e le funzionalità avanzate facilitano la centralizzazione delle comunicazioni certificate, migliorando la gestione del flusso di lavoro. La versione ENTERPRISE, inoltre, integra la gestione di PEC e posta ordinaria in un unico sistema, ottimizzando ulteriormente i processi aziendali.

Tra le funzioni principali:

• archiviazione digitale integrata;
• gestione caselle illimitate, anche di provider differenti;
• tracciamento dei messaggi con note di lavorazione.