Gestione dei contratti in azienda: come gestire in modo efficace tutto il ciclo di vita

La gestione dei contratti e dei documenti rappresenta un’attività fondamentale per ogni azienda, sia essa una PMI, una grande realtà o una piccola impresa. Tuttavia, con l’aumento della complessità dei processi aziendali e l’evoluzione delle tecnologie, la gestione dei documenti e dei contratti diventa sempre più complessa e difficile da gestire in tutte le fasi del ciclo, dalla stesura fino alla sottoscrizione.

Gestione dei contratti: il ciclo di vita di un documento

Per comprendere a pieno la difficoltà odierna nella gestione dei contratti è importante capire quali sono le fasi del normale ciclo di vita documentale. Questo inizia, solitamente, con la stesura e la compilazione del contratto. Spesso tale step può essere affidato a diverse persone all’interno dell’ufficio legale, che devono lavorare in modo coordinato per garantire che il documento sia completo e coerente. La fase successiva riguarda la revisione del documento stesso, necessaria per evitare la presenza di errori, e l’approvazione da parte del responsabile. Successivamente si passa alla sottoscrizione da parte del cliente e alla conseguente archiviazione.

Perché utilizzare un software di Contract Management

Le aziende oggi hanno la necessità di avere una gestione dei contratti sempre più precisa, che sia in grado di standardizzare il processo di formazione documentale. Questo non significa automatizzare il ciclo documentale, anche perché ogni documento può avere le sue peculiarità, ma ottenere delle direttrici predeterminate che consentono una più rapida creazione e un miglior monitoraggio del contratto.

In questo contesto si rivela quindi ottimale affidarsi a un software di Contract Management, una piattaforma in grado di supportare l’imprenditore nella standardizzazione dei contratti aziendali.

Firma Elettronica: necessaria nella gestione dei contratti

Oggi, nelle aziende moderne, la fase di sottoscrizione del contratto non può prescindere dalla firma elettronica, che rappresenta un importante passo avanti nella gestione dei contratti ed è senz’altro un plus nei software di Contract Management. Grazie alla firma elettronica è possibile far sottoscrivere ai clienti i contratti in modo sicuro e veloce, anche da remoto e senza la necessità di incontrarsi di persona, e soprattutto garantire la validità legale del contratto sottoscritto.

Contract Management: il software per la gestione dei contratti di TeamSystem

Il sistema di Contract Management di TeamSystem è pensato per garantire all’ufficio legale delle aziende la possibilità di gestire in modo rapido e centralizzato la creazione di contratti e documenti, dalla stesura fino alla sottoscrizione. La piattaforma, intuitiva e facile da utilizzare, permette di gestire gli accordi, monitorare le attività e accelerare tutti i flussi di lavoro dell’impresa.