Dai pranzi di lavoro alle cene aziendali: il pagamento è tracciabile

Alla luce delle ultime novità normative sul tema, favorire i pagamenti tracciabili anche nell’ambito della ristorazione è sempre più importante. Per alcuni clienti, infatti, può essere la garanzia di ottenere benefici fiscali

Dal 2025 sono state introdotte nuove regole sulla deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza che accrescono l’importanza dei pagamenti tracciabili.

Le novità, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 e corrette dal DL n. 84 del 2025, toccano direttamente dipendenti e professionisti, ma interessano di conseguenza anche chi svolge attività di ristorazione e si relaziona a una clientela di uomini e donne d’affari.

Perché è necessario favorire il pagamento tracciabile in caso di pranzi e cene di lavoro

Conoscere le nuove regole, infatti, è il primo passo per favorire l’utilizzo di carte e bancomat così da garantire ai clienti la possibilità di ottenere i benefici fiscali, anche nell’ottica di consolidare il rapporto di fiducia con il cliente stesso.

Quando ci si relaziona a dipendenti o professionisti che usufruiscono di servizi di ristorazione nell’ambito della loro attività lavorativa, per trasferta o per esigenze di rappresentanza, bisogna ricordare che l’utilizzo dei contanti preclude la possibilità di beneficiare delle agevolazioni fiscali previste.

È necessario, quindi, favorire i pagamenti tracciabili, che possono essere descritti come ogni transazioni eseguita tramite versamento bancario o postale ovvero tramite altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del Dlgs n. 241/1997,  come carte di debito o di credito.

L’utilizzo del denaro contante, infatti, non è tracciabile.

Pagamenti tracciabili e deducibilità delle spese di trasferta: le ultime novità

Con l’ultima Legge di Bilancio, le modalità di pagamento sono diventate determinanti per le agevolazioni fiscali previste per i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto previste dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi quindi sia per la non concorrenza alla formazione del reddito che per la deducibilità.

Le nuove disposizioni impongono l’utilizzo in larga scala di mezzi tracciabili alle lavoratrici e ai lavoratori dipendenti, ma anche agli autonomi titolari di partita IVA e, di conseguenza, alle aziende. Ma non solo: toccano, infatti, in seconda battuta anche ristoranti, alberghi, operatori con cui questa clientela d’affari si relaziona.

Da Nord a Sud, la regola della tracciabilità vale allo stesso modo: quindi devono tenerne conto anche tutti coloro che operano sul territorio nazionale, con le novità introdotte dal Decreto Fiscale, invece, all’estero questa regola non conta, si ferma ai confini nazionali.

Cene aziendali: pagamenti tracciabili in tutto il mondo

Nella direzione opposta, invece, sono andate le ultime novità approvate sulle spese di rappresentanza, che sono deducibili solo in presenza di pagamenti tracciabili, a prescindere dal territorio.

In altre parole, in questo caso né clienti né ristoratori possono sbagliare: ovunque nel mondo, e ovviamente anche ovunque in Italia, per beneficiare delle agevolazioni fiscali sarà necessario procedere con il pagamento tracciabile.

Questa regola si applica, ad esempio, alle spese che riguardano cene aziendali o anche viaggi promozionali o le feste di inaugurazione. Ma interessa anche i costi sostenuti per organizzare congressi, eventi e manifestazioni.

Pagamenti tracciabili sempre più legati alle regole fiscali

In linea generale pagamenti tracciabili entrano sempre di più nelle regole fiscali e nella quotidianità degli esercenti.

Nel percorso di evoluzione dello scontrino elettronico che diventa sempre più digitale anche l’interazione con i dati che arrivano dall’utilizzo dei mezzi tracciabili diventa sempre più frequente.

Ne è un esempio la necessità di collegare il POS con il Registratore Telematico dal prossimo anno, ma anche la semplificazione messa in campo per permettere agli esercenti di utilizzare anche i POS evoluti per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.

D’altronde sempre più spesso si viaggia senza contanti, soprattutto per lavoro, ed essere dei ristoranti e degli esercenti informati sull’importanza della tracciabilità dei pagamenti può fare la differenza anche nella relazione con i clienti, creando senza dubbio una base di fiducia.