Controllo di gestione alberghiero: come funziona e quali verifiche prevede
Oltre alle scritture contabili ed ai documenti previsti dalla normativa fiscale, l’azienda alberghiera è generalmente tenuta anche a una contabilità dei servizi, costituita da quel complesso di registrazioni destinate a seguire il funzionamento dei singoli reparti (camere, ristorante, settore fitness, estetica, ecc.). Questo aspetto è centrale nel controllo di gestione alberghiero, perché consente di monitorare ricavi e costi dei diversi centri di attività.
Sul software di gestione alberghiera, vengono riportati giornalmente gli addebiti ai clienti in relazione ai servizi da questi usufruiti, a supporto della contabilità alberghiera e delle successive verifiche fiscali.
Contabilità dei servizi nelle strutture alberghiere
La gestione di un albergo prevede generalmente un sistema di comunicazioni esterne (con le agenzie, con la questura) ed interne (con la cucina) di cui rimane traccia documentale e/o, più frequentemente ormai, negli archivi informatici. Tali flussi informativi assumono rilevanza anche in sede di controlli fiscali nelle imprese alberghiere.
Offerte tramite social shopping
Da alcuni anni determinate categorie di imprenditori e Professionisti cercano di attrarre nuovi potenziali clienti attraverso l’adesione a circuiti commerciali di c.d. “social shopping”. Per il tramite di siti web dedicati ai gruppi di acquisto, infatti, vengono proposti coupon per offerte speciali limitate nel tempo.
I consumatori che aderiscono alle offerte online ricevono dal gestore del sito (che opera quale intermediario) un coupon utilizzabile entro un termine definito di validità. In ottica di controllo di gestione alberghiero, si precisa che la certificazione fiscale – collegata all’acquisto del bene o servizio – deve essere emessa dall’esercente o dal Professionista al momento dell’incasso del coupon per il suo intero ammontare.
Linee guida per i controlli fiscali
A tracciare alcune delle linee di condotta che devono essere seguite dall’Amministrazione Finanziaria in sede di controllo sono le metodologie di controllo previste per “Alberghi e pensioni”.
In particolare, le citate metodologie di controllo stabiliscono l’esigenza di procedere con le seguenti attività di verifica:
- controllare l’esistenza di un eventuale sito Internet non rilevato durante la fase preparatoria al controllo dell’azienda, attraverso l’esame della documentazione reperita;
- acquisire copia dell’autorizzazione amministrativa rilasciata nel rispetto del T.U.L.P.S.;
- rilevare le tariffe praticate, desumibili dagli avvisi esposti nelle camere o presso la reception;
- rilevare i prezzi praticati nei bar, nei ristoranti e negli altri servizi (lavanderie, fitness, estetica, ecc.), desumibili dai menù e dai listini;
- rilevare le presenze risultanti nel giorno dell’accesso ed il numero delle camere utilizzate;
- acquisire le eventuali convenzioni stipulate con stabilimenti balneari, tour operator, agenzie di viaggio, enti pubblici, ecc.;
- rilevare quali carte di credito vengono accettate in pagamento, anche dalle etichette esposte sulle vetrine o presso la cassa o da altri avvisi alla clientela;
- inventariare le materie prime, le merci, gli altri beni in giacenza ed acquisire le distinte analitiche utilizzate per la determinazione delle rimanenze dell’esercizio precedente;
- controllare l’esistenza e la corretta tenuta della contabilità;
- rilevare e controllare i dati utilizzati e dichiarati dal contribuente ai fini dell’applicazione degli Studi di Settore/ISA;
- richiedere alla parte, con contestuale verbalizzazione delle dichiarazioni rese, notizie relative a:
- misura e modalità di riconoscimento di eventuali sconti ai clienti;
- frequenza di rinnovo della dotazione del bagno;
- frequenza del cambio delle lenzuola e degli asciugamani;
- modalità di lavaggio della biancheria;
- tipo di controllo interno esercitato sui vari servizi;
- misura e modalità dei consumi per vitto ed alloggio dell’imprenditore, dei collaboratori, dei soci e dei dipendenti, elementi rilevanti ai fini della determinazione indiretta dei ricavi;
- eventualità di prendere in locazione appartamenti per la sistemazione della clientela in eccesso.
Informazioni aggiuntive post accesso
Le seguenti ulteriori informazioni potranno essere acquisite anche dopo l’accesso, al fine di inquadrare la potenzialità reddituale dell’impresa alberghiera:
- titolo di possesso dell’esercizio;
- capitale complessivamente investito;
- epoca ed importo delle ristrutturazioni più recenti;
- segnalazioni su guide specializzate;
- spese di pubblicità;
- abbonamenti a pay-tv;
- periodo di apertura nell’anno;
- potenzialità ricettiva in termini di stanze e posti letto;
- qualità degli arredi;
- camere utilizzate dal personale e dalla proprietà;
- ubicazione territoriale;
- posizione rispetto ai centri di interesse della clientela;
- servizi offerti in camera;
- servizi accessori;
- presenza di impianti sportivi;
- presenza di cure termali;
- periodi di animazione;
- servizio bar e ristorazione;
- attività congressuali;
- mezzi di trasporto utilizzati;
- circostanze favorevoli o sfavorevoli che hanno influenzato la gestione.
Individuazione dei servizi non contabilizzati
I servizi di pernottamento eventualmente non contabilizzati potranno essere individuati, anche in via preventiva, dal confronto tra il numero delle presenze risultanti dalle fatture e ricevute emesse e:
- il numero dei clienti registrati nei registri di P.S. e nei Modelli ISTAT;
- i dati rilevabili dalla documentazione extracontabile e dagli archivi informatici;
- il numero di lenzuola e federe lavate;
- i consumi dei prodotti monouso;
- le eventuali tessere club.
Analisi dell’indice medio di occupazione
Si ribadisce l’opportunità di distribuire nel tempo le presenze contabilizzate e di verificarne la congruità in coincidenza con eventi che possono determinare maggiore affluenza di clientela.
Infine, può essere utile raffrontare l’indice medio di occupazione delle strutture alberghiere rilevato a livello territoriale con l’indice medio di occupazione dell’albergo oggetto di controllo, parametro frequentemente utilizzato nei controlli fiscali e nel controllo di gestione alberghiero.
Si precisa che:
- la capacità ricettiva potenziale dell’albergo è data dal numero dei posti letto moltiplicato per i giorni di apertura;
- l’indice di occupazione è il rapporto tra il numero delle presenze e la capacità ricettiva potenziale dell’albergo.
