Come gestire strutture extra alberghiere in modo strategico

La gestione delle strutture extra alberghiere, come B&B, affittacamere, case vacanze, è sempre più al centro dell’interesse di chi desidera avviare un’attività nel settore turistico. Ma quali sono le caratteristiche di queste realtà? E quali strumenti e competenze servono per gestirle in modo efficace? In questa guida analizziamo cosa significa gestire una struttura extra alberghiera, con esempi pratici e indicazioni utili per migliorare organizzazione ed efficienza.

Cosa si intende per struttura extralberghiera

Per comprendere il significato di struttura extra alberghiera e le sfumature utili per averne una gestione perfetta, è necessario fare un passo indietro, ovvero attenersi a ciò che dice la normativa. Secondo il D. Lgs n. 79 del 23/05/2011, ovvero il Decreto Legislativo che ha normato il mercato turistico, esistono ad oggi 4 categorie di strutture ricettive:

• le strutture ricettive alberghiere e paralberghiere;
• le strutture ricettive extra-alberghiere;
• le strutture ricettive all’aperto;
• le strutture ricettive di mero supporto.

Tipologie di strutture ricettive e modelli di gestione

Nel settore turistico esistono diverse tipologie di strutture ricettive, che si differenziano per servizi offerti, assetto organizzativo e requisiti normativi. Dalle realtà più strutturate agli alloggi a conduzione familiare, ogni modello richiede approcci gestionali specifici.

Tipologie di strutture extra alberghiere

Il comparto extra alberghiero include diverse tipologie di strutture ricettive, spesso a gestione familiare, che si distinguono per flessibilità organizzativa e dimensioni contenute.
All’interno della categoria extra alberghiera rientrano numerose tipologie, ognuna con caratteristiche gestionali e normative specifiche.

Affittacamere

Struttura composta da una o più camere arredate, con servizi minimi garantiti. Può includere spazi comuni ed è pensata per soggiorni brevi, spesso all’interno di abitazioni private.

Bed & Breakfast (B&B)

Offre pernottamento e prima colazione in un contesto familiare. È regolamentato su base regionale e può essere gestito in forma imprenditoriale o non imprenditoriale.

Case vacanze

Appartamenti arredati e attrezzati, destinati all’affitto per brevi periodi. Non offrono servizi alberghieri e sono ideali per famiglie o gruppi.

Locazione a uso turistico

Affitto breve di immobili a scopo turistico, privo di servizi tipici dell’accoglienza (es. reception o pulizie giornaliere). Rientra nella normativa sulle locazioni, non in quella delle attività ricettive.

Residence

Strutture composte da unità abitative arredate con angolo cottura, pensate per soggiorni medio-lunghi. Offrono servizi essenziali e una gestione simile a quella alberghiera.

Ostello per la gioventù

Ricettività economica rivolta a studenti, giovani o viaggiatori, con camere condivise e servizi comuni. Ideale per il turismo sociale.

Strutture ricettive all’interno di servizi di ristorazione

Soluzioni che offrono pernottamento all’interno di locali pubblici, come ristoranti o agriturismi con camere. Hanno finalità integrata con l’attività principale.

Alloggi all’interno di attività agrituristiche

Camere o appartamenti situati in aziende agricole attive, che offrono ospitalità in contesti rurali. Sono normati da regolamenti specifici per l’agriturismo.

Strutture ricettive in residenze rurali

Forme di accoglienza turistica collocate in aree rurali, spesso all’interno di immobili storici o ex coloniche. Offrono esperienze legate al territorio.

Foresterie

Alloggi temporanei destinati a dipendenti, studenti o professionisti in trasferta. Hanno funzioni di supporto e non sono sempre aperti al pubblico generico.

Centro soggiorni studio

Strutture dedicate a gruppi scolastici, universitari o associazioni culturali, con finalità formative o educative. Offrono ospitalità in contesto organizzato.

Rifugi escursionistici

Strutture ad accesso limitato, collocate in aree naturali, pensate per offrire ricovero ai viaggiatori lungo percorsi escursionistici.

Residenze d’epoca extra-alberghiere

Strutture ricettive ospitate in immobili di pregio storico o architettonico, con vincoli conservativi. Offrono esperienze legate al patrimonio culturale.

Altre strutture

Categoria residuale che accoglie tipologie non inquadrate altrove ma con caratteristiche compatibili con quelle elencate

Come gestire una struttura extra alberghiera

Una gestione efficace di B&B, affittacamere e case vacanze richiede attenzione all’organizzazione quotidiana, alla visibilità online e ai servizi offerti.

Organizzazione operativa

Gli ambienti devono essere ordinati e funzionali, il check-in e check-out semplici e veloci, la pulizia accurata, la gestione delle richieste rapida e puntuale. Anche nelle strutture extra alberghiere di piccole dimensioni, ogni fase del soggiorno contribuisce alla qualità del servizio percepito.

Presenza online e prenotazioni

Una buona visibilità online è indispensabile per attrarre nuovi clienti. È importante avere un sito aggiornato, integrato con sistemi di prenotazione e pagamento. La presenza su OTA (Online Travel Agencies) come Booking, Airbnb o Expedia amplia la portata dell’offerta e aiuta a intercettare nuovi segmenti di mercato.

Servizi e personalizzazione

Un elemento distintivo della gestione extra alberghiera è la capacità di offrire un’accoglienza personalizzata. Dalle colazioni curate nei B&B alle convenzioni con attività locali (ristoranti, parchi, esperienze culturali), i servizi fanno la differenza. Puntare su esperienze autentiche valorizza la struttura e fidelizza gli ospiti.

Strumenti digitali per la gestione efficiente

Gestire una struttura extra alberghiera in modo efficace significa anche dotarsi di strumenti digitali in grado di semplificare le attività quotidiane. Dalla gestione delle prenotazioni alla comunicazione con gli ospiti, passando per il monitoraggio dei flussi e delle performance, il digitale consente di ottimizzare risorse e migliorare il servizio.
Un software gestionale per B&B e case vacanze può automatizzare molti aspetti dell’attività, riducendo il margine di errore e aumentando la competitività. È importante scegliere soluzioni che integrino funzioni come booking engine, channel manager e reportistica avanzata.

TeamSystem Hospitality: la soluzione per l’extra alberghiero

TeamSystem Hospitality è il software pensato per le esigenze specifiche delle strutture extra alberghiere: B&B, affittacamere, case vacanze e residence. Permette di gestire in un’unica piattaforma prenotazioni, tariffe, disponibilità, pagamenti e comunicazioni.

Grazie alla sua completezza e semplicità, TeamSystem Hospitality racchiude in un’unica soluzione il PMS, per la gestione operativa e degli adempimenti normativi; il Channel Manager, per centralizzare le prenotazioni provenienti dalle OTA; il Booking Engine, per gestire le prenotazioni dirette dal sito; e il Revenue Management, per ottimizzare la strategia tariffaria su tutti i canali di vendita. Questo approccio integrato consente di supportare al meglio strutture di diverse dimensioni e complessità, come confermato anche dalle esperienze quotidiane di chi lo utilizza.