Gestione agriturismo: strategie e strumenti utili

La gestione di un agriturismo richiede competenze trasversali: dall’accoglienza degli ospiti alla cura delle attività agricole, dalla promozione online al controllo dei costi.
In questa guida vediamo come strutturare ogni aspetto della gestione di un agriturismo, con un approccio pratico e digitale pensato per migliorare efficienza e redditività.

Tipologie di strutture ricettive e modelli di gestione

Il settore dell’ospitalità comprende diverse tipologie di strutture ricettive, ognuna con specifiche caratteristiche organizzative. Dalle realtà a conduzione familiare, come gli agriturismi, ai contesti più strutturati, il modello di gestione deve adattarsi alla dimensione, alla normativa di riferimento e al tipo di servizio offerto. Conoscere queste differenze è il punto di partenza per costruire un’attività in grado di crescere, efficiente e in linea con le aspettative del mercato.

Cosa è e come funziona un agriturismo

Un agriturismo è una struttura ricettiva situata in un contesto rurale, nata con l’obiettivo di valorizzare l’ambiente agricolo e offrire ai turisti un’esperienza autentica a contatto con la natura e le tradizioni del territorio. L’agriturismo si distingue da altre forme di ospitalità per il legame diretto con l’attività agricola: gli ospiti possono soggiornare in cascine ristrutturate, gustare piatti preparati con prodotti dell’azienda e partecipare a varie attività, come passeggiate nei campi, raccolta stagionale, visite agli allevamenti, o corsi di cucina contadina.

Questo tipo di ospitalità è apprezzato soprattutto da chi cerca tranquillità, cibo genuino e un contatto più diretto con la natura.

Organizzare l’ospitalità in agriturismo

Una gestione agriturismo efficace richiede un’organizzazione attenta di ogni fase del soggiorno: dalla prenotazione, all’accoglienza, fino al check-out. Ambienti ordinati, procedure semplici e comunicazioni puntuali sono alla base di un servizio coerente con l’identità della struttura e con le aspettative degli ospiti. Standardizzare le attività operative  anche in contesti a gestione familiare, aiuta a mantenere la qualità costante, ridurre gli imprevisti e migliorare la redditività.

Gestione delle camere

Pulizia, allestimento e controllo degli alloggi devono seguire una pianificazione precisa. La gestione delle camere in agriturismo richiede attenzione alla praticità, ma anche alla presentazione: un ambiente ordinato e funzionale contribuisce a migliorare l’esperienza e ad aumentare le recensioni positive. Organizzare gli interventi con check-list e calendari digitali aiuta a ridurre gli errori e ottimizzare i tempi.

Prenotazioni e disponibilità

Le prenotazioni devono essere facili da gestire e sempre aggiornate. Utilizzare un sistema che integri Booking Engine e Channel Manager consente di presidiare tutti i canali di vendita, sito web, OTA, email dirette, evitando il rischio di overbooking e automatizzando la conferma delle disponibilità. Una gestione fluida delle prenotazioni è il primo passo per migliorare occupazione e margini.

Check-in, check-out e accoglienza

L’arrivo e la partenza dell’ospite sono momenti critici nella percezione del servizio. Offrire un check-in veloce e, dove possibile, anche in modalità self-service, migliora l’efficienza e soddisfa le nuove aspettative digitali. La comunicazione, anche tramite messaggi automatici,  deve essere chiara e professionale, fin dal primo contatto. Un’accoglienza ben gestita lascia un’impressione positiva e favorisce la fidelizzazione.

Gestione delle attività extra alberghiere

In un agriturismo, l’ospitalità si affianca ad attività complementari che richiedono attenzione e coordinamento. La ristorazione agrituristica e la gestione agricola rappresentano due aree operative fondamentali, sia per la sostenibilità economica dell’attività sia per la coerenza con la normativa. Integrare questi ambiti in un’unica visione gestionale consente di migliorare l’efficienza complessiva e offrire un’esperienza autentica e ben organizzata.

Gestione della ristorazione agrituristica

La ristorazione basata su materie prime aziendali rappresenta uno dei tratti distintivi dell’agriturismo. Per garantire efficienza operativa e qualità del servizio, è essenziale adottare soluzioni digitali in grado di gestire in modo integrato le attività di sala e cucina. Dalla raccolta delle comande alla comunicazione interna, fino alla gestione dei pagamenti, strumenti come Cassa in Cloud, integrabile con TeamSystem Hospitality, permettono di ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre errori e sprechi, e offrire agli ospiti un’esperienza più fluida, veloce e professionale.

Attività agricole e multifunzionalità

La componente agricola resta centrale anche a livello normativo: dalla cura delle coltivazioni all’allevamento, ogni attività deve essere compatibile con l’accoglienza e funzionale alla sostenibilità economica. La multifunzionalità — intesa come integrazione tra produzione agricola, didattica, vendita diretta e ospitalità — è oggi una leva strategica per distinguersi e valorizzare le potenzialità della propria azienda.

Gestire i costi di gestione dell’agriturismo

Conoscere e monitorare i costi di gestione di un agriturismo è essenziale per chi gestisce un agriturismo o sta valutando di avviarne uno. Strumenti digitali come un software gestionale (PMS) integrato possono supportare l’agriturismo nell’ottimizzazione dei processi interni, nel monitoraggio dei flussi economici e nella riduzione degli sprechi in funzione di una maggiore redditività.

I principali costi della gestione di un agriturismo

Sebbene molti costi di gestione siano analoghi a quelli di una struttura alberghiera tradizionale, l’agriturismo presenta specificità che richiedono un’analisi dedicata. La sua natura ibrida, legata all’attività agricola, comporta infatti esigenze operative e obblighi normativi differenti. Comprendere le principali voci di spesa, dal personale alla manutenzione, fino ai costi legati alla ristorazione e alle attività agricole, è fondamentale per impostare una gestione sostenibile ed efficiente.

Le spese per la struttura

Prima ancora di considerare i costi operativi, è fondamentale valutare gli investimenti iniziali legati alla sede dell’attività. L’acquisto, la ristrutturazione o l’affitto dell’immobile destinato a ospitare l’agriturismo rappresentano, nella maggior parte dei casi, le voci di spesa più rilevanti nella fase di avviamento. A questo si aggiunge la necessità , prevista dalla normativa , di disporre di un’adeguata superficie agricola, funzionale alla produzione e al mantenimento del carattere agricolo dell’attività. Il terreno circostante, infatti, dovrà essere destinato a coltivazioni, allevamento o silvicoltura, elementi essenziali per il riconoscimento della qualifica di agriturismo.

Il costo del personale dell’agriturismo

Le spese relative al personale dipendono alla tipologia di agriturismo adottata, che sia a gestione familiare o aziendale. Molto spesso le dimensioni dell’attività non consentono di optare per la prima tipologia, aumentando di conseguenza le spese relative all’assunzione e alla retribuzione dei collaboratori, i quali possono essere ingaggiati a tempo pieno o part-time.

Il costo delle materie prime

La particolarità dell’agriturismo è che l’attività agricola deve rimanere quella principale, mentre l’ospitalità è un’attività secondaria e complementare. Dunque, che i costi delle materie prime sono direttamente influenzati dalla capacità dell’azienda di produrre internamente ciò che viene offerto agli ospiti, incidendo in modo rilevante sulla sostenibilità economica del modello agrituristico.

La manutenzione degli spazi

Tra i costi di gestione di un agriturismo non possono essere dimenticate le spese per la manutenzione degli spazi comuni, della struttura e del terreno circostante.

I costi per promuovere l’agriturismo

Per assicurare all’agriturismo un numero sufficiente di ospiti, è fondamentale prevedere una buona strategia di promozione, la quale presenta inevitabilmente dei costi. Tra i principali costi da considerare rientrano la realizzazione di un sito web professionale, la gestione dei canali social e le eventuali attività affidate ad agenzie specializzate.

Come ridurre i costi in un agriturismo?

Contenere i costi di gestione è una priorità per ogni agriturismo che punta a migliorare la redditività senza compromettere la qualità dei servizi offerti. Ridurre i costi non significa solo risparmiare sulle bollette, ma anche ottimizzare tempi e processi attraverso scelte strategiche e tecnologie adeguate.

Un primo ambito di intervento è quello energetico: dotarsi di macchinari ad alta efficienza (classe A+++) e investire in impianti per la produzione di energia rinnovabile può portare a una riduzione significativa delle spese nel medio-lungo periodo.

Il secondo, altrettanto strategico, è l’adozione di software gestionali in grado di semplificare le attività quotidiane e migliorare la produttività.

Digitalizzare la gestione dell’agriturismo con TeamSystem Hospitality

TeamSystem Hospitality è il software gestionale pensato per agriturismi, B&B e piccole strutture ricettive che consente di gestire e automatizzare prenotazioni, tariffe, disponibilità e comunicazioni da un’unica piattaforma.

Grazie alle funzionalità integrate, come il Channel Manager, il Booking Engine, l’invio automatico delle schedine alloggiati e il self check-in , è possibile ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre gli errori e dedicare più tempo all’esperienza dell’ospite.

Il sistema è modulare, semplice da utilizzare e adattabile a realtà anche a conduzione familiare.
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