Numero di fattura

Come funziona il numero fattura e qualche esempio di gestione

Il numero fattura è un elemento che identifica il documento, ovvero la fattura emessa, e può essere composto da numeri, lettere e trattini. Secondo quanto previsto dall’articolo 21 del DPR n. 633/1972, così come modificato dalla Legge di Stabilità 2013 numerare le fatture è obbligatorio, in quanto permette di assegnare un ordine alla contabilità e trovare rapidamente un documento qualora ci fosse bisogno, per controlli fiscali o per eventuali note di credito.

Come numerare le fatture?

Le fatture possono essere numerate manualmente o automaticamente a seconda del tipo di fatturazione. La numerazione può azzerarsi a ogni anno solare o continuare progressivamente anche nel successivo: l’importante è che, se ogni anno si riparte da 1 e si prosegue progressivamente man mano che le fatture vengono emesse fino al 31 dicembre, ogni numero di fattura riporti anche l’anno di emissione per non fare confusione con quelli precedenti o successivi.

Numerazione fatture elettroniche e cartacee

La numerazione delle fatture elettroniche – obbligatorie dal 1° luglio 2022 anche per i regimi forfettari che hanno fatturato più di 25mila euro nell’anno precedente, e per tutti i forfettari dal 1° gennaio 2024 – funziona essenzialmente come quella delle fatture cartacee. Ciò che cambia è l’automazione del sistema rispetto alla manualità del metodo tradizionale.

Numerazione fatture elettroniche

In caso di sistema elettronico ogni fattura viene numerata automaticamente dal software di fatturazione (in commercio se ne trovano diversi, oltre agli strumenti gratuiti offerti dall’Agenzia delle Entrate). Come nelle fatture cartacee, il numero è sempre progressivo e può azzerarsi annualmente o proseguire.

Stando alle note esplicative dell’Agenzia delle Entrate, si possono registrare insieme anche le fatture (emesse da uno stesso soggetto e nello stesso anno) di carattere analogico ed elettronico, con il numero che va a indicarle in modo preciso e univoco.

Numero fattura: esempio

Il numero di fattura deve trovarsi in modo immediatamente visibile all’interno del documento. Di solito viene posto sotto l’indirizzo e la partita IVA o codice fiscale del cliente.

Nel caso delle fatturazioni cartacee ogni professionista provvedeva con l’aiuto del consulente fiscale a compilare un modello chiaro e a norma di legge.

Nel caso delle fatture elettroniche i software sono già allineati con le norme fissate dall’Agenzia delle Entrate e non bisognerà preoccuparsi della numerazione. Ci sono diversi modi di compilare una fattura con la relativa numerazione:

• Un primo esempio può consistere unire il numero progressivo a un codice alfabetico per designare il cliente (come un’abbreviazione della sua ragione sociale) oppure a un codice numerico;
• Oppure la fattura può riportare la data espressa in GG/MM/AAAA a cui assegnare il numero progressivo del documento.

In generale, e questo vale per liberi professionisti o per aziende, una volta deciso un sistema di numerazione è fondamentale mantenerne la coerenza per evitare di generare confusione. Qualora due fatture per un errore avessero lo stesso numero, è necessario annullarne una e riformularla. Questo non succede con la fatturazione elettronica, che provvede ad adeguare la numerazione anche nell’eventualità dell’emissione di una nota di credito.