Automatizzare la riconciliazione bancaria: soluzioni digitali per Commercialisti

Le riconciliazioni bancarie dei conti correnti dei clienti rientrano tra le attività più impegnative di un Commercialista. Questo tipo di operazioni richiede infatti il massimo della precisione per garantire una perfetta gestione dei dati contabili. Ma se fino a qualche tempo fa la riconciliazione bancaria veniva effettuata attraverso metodi manuali, perdendo tempo e risorse, oggi i moderni strumenti digitali permettono agli Studi Commercialisti di automatizzare la riconciliazione ed essere molto più rapidi e precisi. Scopriamo come.

Riconciliazioni bancarie: cosa sono e perché sono importanti

La riconciliazione bancaria è un processo contabile molto comune che permette ai Commercialisti di verificare la corrispondenza tra i movimenti riportati su un estratto conto bancario e i registri contabili dell’azienda cliente. L’obiettivo è assicurare che i dati contabili siano sempre aggiornati e corretti, individuando eventuali discrepanze o errori. La riconciliazione è quindi uno strumento di controllo cruciale per la gestione dell’azienda, una riconciliazione accurata permette di tenerne sotto controllo la situazione finanziaria e di gestirla in maniera corretta, ma eseguirla manualmente può essere un’operazione lunga ed esposta ad un ampio margine di errori. I rischi di una riconciliazione bancaria errata possono essere molteplici; ecco i principali:

• Impossibilità di rilevare attività fraudolente come invece è in grado di fare una riconciliazione corretta identificando le discrepanze tra i registri contabili e l’estratto conto;
• Problemi di liquidità: saldi errati e mancato allineamento tra registri aziendali ed estratti conto possono portare a una cattiva gestione del flusso di cassa e di una valutazione falsata della capacità dell’azienda di sostenere il proprio debito, con conseguente difficoltà nel prendere decisioni finanziarie informate;
• Mancata conformità: inesattezze nella riconciliazione possono tradursi in calcoli fiscali o bilanci scorretti, creando problemi di non conformità alle normative contabili con conseguenti sanzioni;
• Perdita di credibilità con clienti, banche, investitori o altri istituti di controllo: errori frequenti possono danneggiare la reputazione dello studio.

Una pratica ottimale per evitare di incorrere nei rischi appena elencati è la riconciliazione bancaria automatica tramite software specifici basati sull’Intelligenza Artificiale, che semplificano i processi contabili rendendoli più rapidi e precisi.

I vantaggi di una riconciliazione bancaria automatica

Automatizzare la riconciliazione bancaria, soprattutto nell’operato quotidiano dei Commercialisti, consente di ottenere numerosi vantaggi.

• Maggiore efficienza operativa e produttività: l’automazione consente di eliminare le operazioni manuali ripetitive e di ridurre quindi risorse e tempi necessari per elaborarela riconciliazione, reinvestendo tempo e risorse risparmiate in attività di più alto valore come la consulenza;
• Massima precisione: il rischio di errori e di discrepanze è ridotto al minimo, garantendo l’allineamento tra transazioni bancarie e registrazioni contabili;
• Monitoraggio costante: l’uso di software che sfruttano l’AI consente di visualizzare in tempo reale i flussi finanziari e i movimenti sul conto corrente, rilevando rapidamente eventuali anomalie;
• Migliore gestione del cash flow: il monitoraggio costante e la riduzione degli errori garantiscono un miglior controllo dei cash flow aziendali, previsioni finanziarie più accurate e una pianificazione più efficace delle risorse a disposizione;
• Gestione più efficace delle relazioni con i clienti. Grazie all’uso di strumenti digitali per la riconciliazione, studio e cliente condividono dati aggiornati e in tempo reale, a vantaggio di una comunicazione più fluida e trasparente. I Commercialisti sono in grado, inoltre, di rispondere tempestivamente alle richieste del cliente, fornire report chiari sui flussi di cassa, segnalare anomalie in breve tempo;
• Contabilità sempre conforme. Con gli strumenti giusti uno Studio Commercialista può offrire un servizio di compliance più efficiente, garantendo la conformità normativa ed evitando pesanti sanzioni. L’adozione di software per la riconciliazione bancaria aiuta infatti i Commercialisti a identificare e correggere eventuali errori più rapidamente, assicurando un’adesione accurata alle normative fiscali e consolidando così la fiducia con i clienti;
• Personalizzazione dei servizi. Possibilità di differenziare il servizio in base alle esigenze specifiche del cliente;

Software per la riconciliazione bancaria automatica

La sfida oggi è dunque investire in software che consentano di automatizzare la riconciliazione bancaria integrando le varie funzionalità (contabilità, fatturazione elettronica, etc.) in un unico ambiente in Cloud. Tramite connessione diretta con le banche, il Cassetto Fiscale, il Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, i principali software di riconciliazione bancaria automatica sono in grado di importare i dati delle fatture e i loro flussi finanziari, senza doverli inserire manualmente. Ecco cosa sono in grado di fare nel dettaglio:

• Importare automaticamente gli estratti conto bancari tramite Open Banking, senza la necessità di doverlo fare manualmente;
• Confrontare i movimenti riportati dall’estratto conto con le registrazioni contabili presenti nel sistema di gestione, verificando date e importi;
• Monitorare flussi di cassa e scadenze in tempo reale tramite dashboard riepilogative;
• Rilevare eventuali discrepanze. In caso di mancata corrispondenza, il software segnala il movimento come anomalia, evidenziando gli errori o le voci che richiedono un’attenzione particolare;
• Generare report personalizzati per avere una visione chiara e dettagliata dei flussi finanziari e delle performance aziendali;
• Conservare tutti i documenti del processo di riconciliazione: estratti conto, fatture, ricevute e altri registri rilevanti.

La maggior parte dei software adottati per la riconciliazione automatica sono in grado di integrarsi con:

• ERP (Enterprise Resource Planning), un sistema integrato che gestisce e supporta la pianificazione, l’automazione e il controllo di tutte le attività, i processi e le risorse all’interno di un’azienda. Si tratta di un software modulare adattabile a diversi tipi di business: è strutturato infatti in più moduli ognuno progettato per una determinata funzionalità, così da consentire alle aziende di scegliere il proprio ERP assemblando i moduli disponibili e più adeguati alla propria realtà;
• Portali fiscali (SDI, Agenzia delle Entrate) per importare automaticamente vai dati come quelli delle fatture (attive e passive);
• Sistemi bancari / Open Banking per il recupero automatico degli estratti conto o dei movimenti in modo sicuro e aggiornato.

Riconciliazione bancaria: cosa dice la normativa

La riconciliazione bancaria automatica non è regolata da una normativa specifica; tuttavia, alcune direttive come quelle relative alla PSD2 (Payment Services Directive 2) ne definiscono l’efficacia.

La Direttiva Europea PSD2 sui Pagamenti digitali impone alle banche di condividere con il consenso del cliente i dati dei conti correnti, tramite API (Application Programming Interface).  Il sistema, noto come Open Banking, consente ai fornitori di servizi di terze parti autorizzati di accedere ai dati e ai servizi dei conti bancari dei client abilitando così lo scambio sicuro e automatico di dati tra banche e software aziendali, come succede nel caso della riconciliazione automatica gestita da strumenti digitali.

Riconciliazione bancaria con TeamSystem Studio e TeamSystem Pay

Perfettamente integrato all’interno della piattaforma TeamSystem Studio Cloud, TeamSystem Pay è il software pensato da TeamSystem per gestire facilmente le attività di incasso, pagamento e riconciliazione dei movimenti bancari, tenendo sempre tutto sotto controllo.

Le ricerche e gli export possono essere effettuati in pochi click grazie ai filtri, consentendo di risparmiare tempo. Grazie all’importazione automatica dei movimenti bancari nel gestionale e alla loro riconciliazione con le operazioni contabili l’associazione può essere gestita in modo veloce ed efficiente, riducendo al minimo le probabilità di errore.