Sicurezza e protezione dei dati nella trasformazione digitale

Un elemento importante quando si parla di soluzioni digitali per i Commercialisti è la privacy. Nell’era digitale, i dati sono diventati una risorsa preziosissima e gli Studi ne gestiscono una quantità enorme ogni giorno. Parliamo di informazioni sensibili: dati personali, documenti fiscali, bilanci, informazioni su dipendenti e clienti, strategie aziendali. Una mole di dati che, proprio per il suo valore, deve essere custodita con la massima attenzione, seguendo regole di sicurezza sempre più rigorose.

È un errore pensare che i rischi legati alla sicurezza informatica riguardino solo le grandi aziende: gli Studi Professionali, anche quelli di dimensioni più contenute, rappresentano un bersaglio concreto per attacchi informatici, violazioni di sistema e sottrazione di informazioni. L’obiettivo degli hacker non è, infatti, solo la quantità di dati, ma anche la loro qualità.

Per questo, la sicurezza informatica non può essere considerata un’opzione o un lusso: è una responsabilità professionale. E come ogni responsabilità, parte dalla consapevolezza: conoscere le minacce e capire come si manifestano è il primo passo per difendersi in modo efficace, sia per evitare conseguenze legali sia per proteggere la fiducia dei propri clienti. In questo capitolo approfondiremo meglio tutti gli aspetti legati alla sicurezza che gli Studi devono tenere in considerazione.

Minacce e vulnerabilità comuni

È importante chiarire fin da subito un concetto fondamentale: proteggersi da questi rischi non significa necessariamente dotarsi di un reparto IT interno o di soluzioni tecniche sofisticate. Spesso, ciò che davvero fa la differenza è una formazione adeguata – accessibile e continua – rivolta a tutti coloro che lavorano nello Studio, dai Professionisti ai collaboratori. Proprio per questo motivo, può essere interessante analizzare alcune delle minacce più comuni, per comprendere come funzionano e cosa aspettarsi.

• Malware

Con il termine malware si fa riferimento a tutti quei programmi dannosi progettati per infiltrarsi nei sistemi informatici senza autorizzazione. Possono prendere la forma di virus, trojan, spyware o ransomware – quest’ultimo particolarmente pericoloso perché cripta i dati e consente ai criminali informatici di chiedere un riscatto per il loro ripristino. Anche un semplice click su un allegato apparentemente innocuo può attivare un malware: ecco perché la prudenza e la formazione giocano un ruolo centrale.

Un esempio può essere utile per capire come agiscono i cybercriminali in questi casi. Pensiamo a un allegato inviato con oggetto “Fattura urgente”, il quale però contiene un codice malevolo che, una volta eseguito, consente al malintenzionato di prendere il controllo del computer. I danni possono essere molto gravi: dalla perdita di dati critici alla paralisi completa delle attività dello Studio. Alcuni malware, infatti, si diffondono rapidamente in rete locale e finiscono per compromettere anche altri dispositivi connessi.

• Phishing

Tra le minacce informatiche più comuni troviamo il phishing, ovvero una truffa informatica che si basa sull’inganno: l’utente riceve e-mail o messaggi che sembrano provenire da fonti affidabili (banche, enti pubblici, software noti), ma in realtà mirano a ottenere credenziali di accesso, dati sensibili o autorizzazioni per installare software dannosi.

Un esempio tipico può essere un’e-mail che apparentemente è stata inviata dall’Agenzia delle Entrate, con la richiesta di cliccare su un link per “verifica urgente” di un documento fiscale: una volta cliccato, il link porta a una pagina fraudolenta in cui vengono richieste password o altre informazioni riservate.

Le conseguenze di una truffa di phishing non sono da poco: l’accesso non autorizzato a conti bancari, il furto di identità o l’installazione di malware nei sistemi dello Studio sono solo alcune di queste.

• Altri attacchi hacker comuni

Oltre a malware e phishing, esistono altre forme di attacco, come il brute force (tentativi automatici e ripetuti di indovinare una password), il data breach (violazione dei database per sottrarre informazioni) o gli attacchi man-in-the-middle, in cui un hacker si inserisce tra due interlocutori per intercettare dati riservati. Anche questi tipi di attacchi possono colpire studi di ogni dimensione e sfruttano falle di sicurezza o sistemi non aggiornati.

Nel brute force, ad esempio, gli hacker usano software che provano migliaia di combinazioni di password fino a trovare quella giusta. Come è facile immaginare, questo metodo porta i cybercriminali a buoni risultati se si utilizzano password semplici o riutilizzate.

Nel caso di un data breach, invece, il cybercriminale riesce ad accedere a un database – magari contenente le informazioni fiscali dei clienti – e a sottrarle per poi rivenderle nel dark web o usarle per frodi. Le connessioni non sicure, come quelle tramite Wi-Fi pubblici, possono esporre infine ad attacchi man-in-the-middle: l’hacker può infatti intercettare le comunicazioni tra due soggetti e leggere e modificare le informazioni scambiate.

• Errore umano

Infine, ma non per importanza, c’è il fattore umano. Distrazioni, leggerezza o semplice mancanza di consapevolezza sono alla base di molti incidenti informatici. Si tratta di gesti quotidiani, apparentemente innocui, per esempio usare password troppo semplici, cliccare su link non verificati, lasciare incustoditi dispositivi con accesso ai dati, ma che possono mettere a rischio l’intero ecosistema informativo dello Studio. La buona notizia è che il rischio può essere ridotto in modo significativo. La soluzione non sta nel diventare esperti informatici, ma nel creare una cultura della sicurezza condivisa e diffusa che parte proprio dalla conoscenza delle minacce. E nei prossimi paragrafi vedremo insieme strumenti e strategie per metterla in pratica.

Misure di sicurezza fondamentali

Proteggere i dati e le informazioni all’interno di uno Studio professionale non richiede per forza infrastrutture complesse o investimenti importanti: esistono, infatti, alcune misure di sicurezza che rappresentano la base di ogni strategia di protezione efficace, indipendentemente dalla dimensione dello Studio. Si tratta di buone pratiche che, se applicate con costanza e consapevolezza, possono fare la differenza tra un ambiente sicuro e uno vulnerabile. Potrebbe sembrare banale, ma l’attivazione di firewall e antivirus è essenziale per ergere una prima barriera protettiva. Il firewall agisce come un filtro tra il computer (o l’intera rete dello Studio) e il mondo esterno, con l’obiettivo di bloccare accessi indesiderati o sospetti. L’antivirus, invece, monitora costantemente i file e i programmi in uso per individuare e neutralizzare software dannosi. È chiaro che non tutti gli antivirus o i firewall garantiscono piena efficacia. Da questo punto di vista, è essenziale non accontentarsi, ma anzi cercare soluzioni affidabili e mantenerle aggiornate, soprattutto in un contesto in cui gli attacchi diventano ogni giorno più sofisticati.

A questa prima linea difensiva si aggiunge un altro pilastro della sicurezza digitale: la gestione delle password. Spesso sottovalutata, la scelta di password complesse – lunghe, con caratteri speciali, numeri e lettere maiuscole/minuscole – può ridurre drasticamente il rischio di accessi non autorizzati. Meglio ancora se abbinata all’autenticazione a due fattori, un sistema di protezione che richiede due prove di identità indipendenti per accedere a un account: oltre alla password, infatti, viene richiesto un secondo elemento, come un codice inviato via SMS, una notifica su un’app o l’impronta digitale.

Un altro elemento fondamentale, ma a volte trascurato, è rappresentato dagli aggiornamenti di sicurezza. I software (compresi quelli più diffusi per la contabilità, la gestione fiscale o l’archiviazione) vengono costantemente aggiornati per correggere falle e vulnerabilità, saltare anche solo un aggiornamento può esporre lo Studio a rischi evitabili.

Non meno importante è la politica dei backup regolari, intesi come il salvataggio di una copia dei dati – su Cloud sicuri o dispositivi esterni protetti – che consente di recuperare velocemente documenti e informazioni in caso di attacco informatico o malfunzionamento.

Come abbiamo già accennato, però, non c’è misura di sicurezza più valida e preziosa della formazione. Sensibilizzare collaboratori e Professionisti dello Studio sui comportamenti corretti in ambito digitale, sui segnali da tenere d’occhio e sulle azioni da evitare è uno dei modi più efficaci per ridurre l’errore umano. Un team consapevole è la migliore prima linea di difesa.

Conformità normativa e gestione dei rischi

Esattamente come le aziende, anche i Commercialisti che lavorano con informazioni riservate – dai dati fiscali ai bilanci, fino a quelli previdenziali e personali dei clienti – sono soggetti alle regole del GDPR (Regolamento UE 679/2016). Proprio per questo motivo, sono tenuti ad adottare misure concrete per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati trattati.

Il GDPR fornisce, infatti, indicazioni chiare anche per gli Studi professionali, a partire dalla responsabilità diretta del titolare del trattamento che deve assicurarsi che tutte le attività siano conformi, documentate e trasparenti. In particolare, è fondamentale disporre di procedure pronte da attivare in caso di data breach: in questi casi, infatti, il regolamento impone che venga inviata una notifica tempestiva all’autorità competente e, nei casi più gravi, anche ai soggetti coinvolti. La prevenzione, però, inizia molto prima.

Per ridurre i rischi, è essenziale implementare, oltre alle misure di sicurezza base che abbiamo analizzato prima, anche sistemi di protezione avanzata dei documenti, come la crittografia end-to-end che garantisce che i file possano essere letti solo da chi ne ha effettivamente diritto. Allo stesso modo, la tutela della privacy dei clienti deve essere centrale, con policy chiare sull’accesso ai dati, sull’uso degli strumenti Cloud e sulla condivisione di file o informazioni.

Una corretta gestione dei rischi, infine, passa anche attraverso un’attività regolare e strutturata di monitoraggio. Le valutazioni del rischio non devono essere viste come obblighi burocratici, ma come strumenti utili per identificare vulnerabilità e intervenire prima che si trasformino in problemi reali. Analizzare la rete informatica, valutare le autorizzazioni d’accesso, verificare i flussi di dati e aggiornare le policy interne permette allo Studio di essere sempre un passo avanti.

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