Guida alla Conservazione Digitale

La conservazione digitale dei documenti fiscali è una procedura di recente introduzione a cui sono legati diversi vantaggi per le aziende e le start-up, per gli studi commercialisti e per gli studi legali.

In questa guida scopriremo in maniera più dettagliata di cosa si tratta, qual è la differenza tra conservazione digitale e archiviazione documentale, quali documenti è possibile conservare in questo formato e quali sono i vantaggi specifici garantiti dalla digitalizzazione di questo processo.

Cos’è la conservazione digitale

La conservazione digitale è una procedura che consente di conservare i documenti in formato digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità dei documenti stessi. Questo processo, nei casi previsti dalla norma, consente di distruggere l’originale documento cartaceo oppure di non procedere alla sua stampa nel caso in cui il documento sia già digitale.

Il processo di conservazione digitale comprende la firma digitale e la marca temporale: la prima serve a garantire l’originalità del documento, mentre la seconda ne attesta data e ora certa.

La conservazione digitale si distingue dall’archiviazione documentale in quanto quest’ultima riguarda la memorizzazione di un documento (già digitale o scansionato) su un supporto idoneo, mentre la prima fa riferimento a una fase successiva e implica la sostituzione della conservazione su carta con quella in modalità digitale anche per quei documenti che, in origine, erano cartacei.

Per quanto riguarda la normativa sulla conservazione digitale è bene ricordare che le modalità di conservazione sono state definite col Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

H2: Quali sono i formati standard della conservazione digitale

I formati standard della conservazione digitale sono:

•         PDF-PDF/A;
•         TIFF;
•         JPG;
•         Office Open XML;
•         Open Document Format;
•         XML;
•         TXT;
•         Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

Conservazione digitale: quali documenti è possibile conservare

I documenti che è possibile conservare in modalità digitale sono:

• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali;
• scritture ausiliarie di magazzino;
• registro dei beni ammortizzabili;
• registri prescritti ai fini IVA (acquisti, corrispettivi, fatture emesse);
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770);
• modelli di pagamento (F23 e F24);
• libri sociali;
• bilanci d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa);
• relazioni sulla gestione, dei sindaci e dei revisori contabili;
• fatture attive e passive;
• ricevute fiscali e scontrini fiscali;
• documenti di trasporto;
• scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo;
• libri paga e libri matricola;
• fatture elettroniche PA attiva;
• fatture elettronice PA passiva;
• notifiche di fattura elettronica PA attiva;
• notifiche di fattura elettronica PA passiva;
• contratti di deliberazione di giunta e di consiglio;
• determinazioni dirigenziali;
• registri giornalieri di protocollo;
• fascicoli elettorali elettronici;
• documenti protocollati.

I vantaggi della conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti porta innanzitutto benefici in termini di efficienza gestionale e di risparmio di soldi e tempo. Nello specifico, si riducono i costi della carta e di tutto il materiale necessario all’archiviazione cartacea, con conseguente risparmio economico e di tempo nel ricercare i documenti, senza dimenticare il recupero degli spazi fisici necessari all’archiviazione cartacea e la salvaguardia dell’ambiente.

Lo sviluppo della tecnologia consente oggigiorno di conservare ed esibire a norma di legge i documenti in digitale anche attraverso software online in cloud.

Tra i vantaggi legati all’uso di un software di conservazione digitale in cloud spicca la possibilità di rendere più veloce la consultazione e l’esibizione dei documenti conservati a norma senza inutili perdite di tempo.

I documenti così conservati, inoltre, sono sempre accessibili in qualsiasi momento, all’interno di un ambiente che garantisce la massima affidabilità, protezione e sicurezza.