Vantaggi di un CRM in Cloud per l’attività in Smart Working

Qual è la relazione tra CRM e smart working e perché qualsiasi azienda, grande o piccola che sia, dovrebbe sfruttare le nuove tecnologie?

L’innovazione tecnologica aziendale è spesso accelerata da eventi più o meno forti, tra cambi di dirigenza  e innovazioni tecnologiche prepotenti. In questi ultimi mesi, come tutti sanno ormai, questo evento è stato rappresentato dal COVID.

Tutto è cambiato e, dal punto di vista lavorativo, sicuramente in meglio. Tutti siamo stati costretti, chi più chi meno, a lavorare da casa in modalità Smart Working. Smart significa Intelligente mentre Working, beh, significa lavoro.

Lavorare da casa con la tuta comoda e calda o con gatti o bimbi che pretendono attenzioni è diventato l’aspetto più divertente di questa pratica. Ma non dobbiamo confondere lo ‘Smart’ con il semplice fatto di lavorare in casa. La verità è che l’innovazione tecnologica permette sì  di lavorare da qualsiasi posto (anche da casa) ma permette di farlo in modo intelligente ed efficace. Ovunque.

Il ruolo del CRM per lo Smart Working

Il CRM – Customer Relationship Management– è uno strumento di lavoro che permette di gestire la vita delle attività commerciali in cui il Cliente è centrale nella vita del business.

È un componente di una modalità di gestione in cui le informazioni vengono condivise fra diversi reparti aziendali (in pratica e senza dilungarsi troppo, parliamo di EPR nell’ambito di aziende ICT oriented).

Le informazioni utili vengono poi registrate non sul proprio computer in salone o in camera da letto bensì in un Cloud, ovvero un sistema sicuro sempre disponibile. Queste informazioni, depositate nel Cloud, possono quindi essere lette, gestite ed elaborate sia da un algoritmo orizzontale comune che da altri utenti dal proprio ufficio, dalla propria casa o dal cellulare mentre sono su un treno.

Il CRM in Cloud quindi permette di

• Gestire la propria attività ovunque
• Condividere informazioni in tempo reale in un’unica piattaforma
• Essere utilizzato con un semplice browser, quindi da qualsiasi strumento connesso ad internet
• Aumentare la produttività
• Migliorare le prestazioni delle attività di business

I vantaggi quindi sono evidenti: il COVID è stato solo un pretesto per utilizzare questa tecnologia per la propria attività.

Dal lavoro remoto al lavoro ibrido: il ruolo del CRM

Durante la pandemia da Covid-19, il lavoro da remoto è diventato una necessità per garantire la continuità operativa delle aziende.

Con il tempo, però, molte organizzazioni hanno scoperto che questa modalità poteva rivelarsi vantaggiosa sotto diversi aspetti. È così che si è affermato il modello di lavoro ibrido, che combina presenza in ufficio e attività da remoto e offre una maggiore flessibilità tanto ai dipendenti quanto ai datori di lavoro.

Grazie al lavoro ibrido, infatti, è possibile ottimizzare tempi e risorse, migliorare il benessere dei collaboratori e, al contempo, aumentare la produttività.

In un contesto così dinamico, strumenti digitali evoluti diventano essenziali. Un CRM in Cloud, da questo punto di vista, rappresenta un alleato strategico per coordinare i team, gestire le relazioni con i clienti e mantenere la continuità dei processi, indipendentemente dal luogo di lavoro.

CRM e integrazione con l’Intelligenza Artificiale

L’Intelligenza Artificiale sta ormai trasformando il modo in cui le aziende operano, attraverso strumenti predittivi, automazione e una capacità di analisi che fino a pochi anni fa sembravano fantascienza.

Guardando al concetto di smart working, dove velocità, efficienza e connettività sono fondamentali, l’integrazione dell’AI con un CRM in Cloud si dimostra decisiva per la gestione delle relazioni con i clienti e l’organizzazione del lavoro. Ma perché? Diversi sono i vantaggi che le aziende e i dipendenti ne possono trarre:

• Automazione dei processi ripetitivi: l’AI è in grado di liberare tempo prezioso per i team, occupandosi di attività ripetitive e monotone come la compilazione di dati, l’invio di email automatiche o la classificazione dei lead;
• Analisi predittiva e decisioni data-driven: grazie al machine learning, un CRM potenziato dall’AI può prevedere comportamenti dei clienti, identificare opportunità commerciali e suggerire azioni personalizzate, con un miglioramento delle performance anche a distanza;
• Personalizzazione delle comunicazioni: l’AI analizza enormi quantità di dati per suggerire contenuti, tempi e canali ideali per comunicare con ciascun cliente. L’obiettivo finale è aumentare il tasso di conversione e la fidelizzazione;
• Accessibilità e continuità operativa: essendo basato sul Cloud, il CRM è accessibile ovunque. L’AI ne potenzia l’usabilità anche da remoto, mediante, tra le altre cose, assistenti virtuali, suggerimenti intelligenti e interfacce semplificate.

Il ruolo del CRM nella sicurezza dei dati

In un’epoca in cui i dati sono uno degli asset più preziosi per le aziende, la sicurezza diventa una priorità imprescindibile, soprattutto in ambienti di lavoro flessibili come lo smart working.

I CRM in Cloud di ultima generazione rispondono a questa esigenza con soluzioni tecnologiche avanzate, capaci di offrire non solo agilità operativa, ma anche solidi standard di protezione.

La crittografia end-to-end assicura che le informazioni viaggino in modo sicuro, invisibili a occhi non autorizzati, mentre l’autenticazione multifattoriale aggiunge un ulteriore livello di difesa contro accessi non consentiti, anche in contesti decentralizzati.

A tutto questo si affianca un’attenta progettazione in linea con le normative vigenti – come il GDPR – che impone trasparenza, tracciabilità e responsabilità nella gestione dei dati personali.

Investire in un CRM in Cloud sicuro, dunque, rappresenta una dimostrazione concreta di attenzione verso clienti, partner e collaboratori.

Come il CRM in Cloud facilita il lavoro ibrido

Il lavoro ibrido ha ridisegnato le dinamiche operative all’interno delle aziende e ha richiesto strumenti capaci di garantire continuità e collaborazione indipendentemente dalla posizione fisica dei team.

In questo contesto, i CRM in Cloud si rivelano un vero abilitatore della flessibilità: accessibili da qualsiasi dispositivo connesso, permettono ai dipendenti di consultare dati, aggiornare informazioni e gestire relazioni con i clienti in tempo reale, sia dalla scrivania dell’ufficio che dal tavolo di casa.

La possibilità di lavorare sullo stesso progetto, commentare attività o visualizzare aggiornamenti condivisi in un unico ambiente digitale abbatte le barriere spazio-temporali e favorisce una comunicazione fluida e trasparente. Allo stesso tempo, la sincronizzazione automatica evita errori e duplicazioni e garantisce, quindi, una base dati sempre allineata.

Si tratta, in tutto e per tutto, di un nuovo modo di concepire la produttività: più libera, più connessa, più intelligente.

Quale CRM in Cloud utilizzare

Il CRM permette di gestire Clienti, Lead ed attività commerciali della rete di vendita. Ce ne sono diversi sul mercato e sono di tipo Open Source e di tipo Commerciale.

Per la mia azienda ho fatto diversi test utilizzando sia quelli gratuiti (Open Source) che quelli a pagamento. Per i primi, nonostante il costo di acquisto nullo ed una esagerata disponibilità di funzionalità che non mi serviranno mai, la necessità di sintetizzare e di far fare le cose che effettivamente sono utili alla mia Azienda sarebbe risultato in un lavoro di customizzazione altissimo con il rischio di legarmi a piccoli (seppur bravissimi) programmatori il cui futuro, in termini di manutenzioni ed espansioni, è troppo incerto.

E poi avrei dovuto mettere il software su un server di cui sarei poi stato responsabile per la privacy pur non sapendo assolutamente nulla di sistemi, sicurezza ed altro. Una responsabilità troppo alta.

Per quelli a pagamento, invece, ho dovuto per prima cosa scartare tutti quelli non italiani. L’Italia, purtroppo o per fortuna, è il paese della burocrazia quindi solo noi sappiamo quante insidie si celano: basti pensare alla fatturazione elettronica o alle PEC o ai vari calcoli delle accise.

Per non parlare della privacy. Sono corso quindi a cercare versioni a pagamento accorgendomi poi che fra le grandi Software House Italiane solo poche veramente potevano soddisfare le mie esigenze perché avevano creato versioni di CRM in Cloud ritagliate su misura rispetto a specifici settore merceologici.

Un ulteriore affinamento di questa ricerca è avvenuto grazie all’utilizzo di versioni demo. Pochi secondi e via!

Quello che mi ha colpito davvero è stato il software sviluppato da TeamSystem, per i seguenti motivi:

• Prezzo contenuto
• Fa esattamente quello che mi serve senza funzionalità inutili aggiuntive
• Data la natura di software in Cloud è un SaaS (Software As A Service) quindi non mi preoccupo di sicurezza o di prestazioni che saranno sempre elevate
• È integrabile ed espandibile con altri loro software

In pratica ho risolto, in modo Smart, i miei problemi di gestione dei processi marketing con la serenità di poter controllare da una comoda dashboard tutta l’attività dei miei agenti.