Grand Hotel Villa Politi 1862

Abbiamo iniziato la software selection lo scorso anno e dopo un’accurata indagine, una valutazione delle diverse soluzioni presenti sul mercato e a seguito di una serie di incontri, il nostro G.M. Dr Carmelo Cannizzaro ha scelto TeamSystem Hospitality perché ritenuto il prodotto più solido e rispondente alle nostre esigenze.

Il nostro è un hotel con ben 100 camere di diversa tipologia, che mette a disposizione degli ospiti un centro congresso, piscina, bar e ristoranti e di conseguenze le esigenze organizzative sono svariate e molto diverse tra loro. Con l’adozione di TeamSystem Hospitality siamo in grado di automatizzare e semplificare al massimo tutta una serie di operazioni che prima venivano svolte in maniera più complessa e in modo manuale, riducendo il rischio di confusione, commettere errore per non parlare dell’enorme spreco di tempo. Quando infatti le informazioni non passano tutte dallo stesso canale, inevitabilmente c’è il rischio che alcune di queste vadano perdute. Con TeamSystem Hospitality siamo in grado invece di ottimizzare le attività del Front Office come per esempio accade con l’import automatico delle prenotazioni, ma anche di semplificare operazioni quotidiane, come la gestione di acconti e caparre per migliorare sempre di più i servizi forniti ai nostri ospiti.

Il passaggio ad una nuova soluzione software non è mai semplice soprattutto per le numerose funzionalità del gestionale e per le numerose attività che una struttura alberghiera deve gestire. Nella prima fase abbiamo incontrare alcune difficoltà, è stata necessaria una prima fase di rodaggio con la formazione del personale e con l’impegno di risorse e tempo non indifferenti.

Con l’introduzione di TeamSystem Hospitality il vantaggio immediato è stato quello di snellire e semplificare tutta una serie di processi con un notevole risparmio di tempo e una gestione migliore delle varie attività, nonché una rapida risoluzione dei problemi e degli imprevisti. Per esempio nel nostro caso e rispetto al modo di lavorare che avevamo in precedenza, abbiamo una gestione molto più dettagliata delle prenotazioni per gruppi, con assegnazione delle camere. Per un hotel come il nostro con una tipologia di camere parecchio diversificata adesso è molto più semplice identificare le camere e assegnarle in maniera più rapida. Con il supporto dei tecnici di TeamSystem siamo stati in grado anche di personalizzare ogni singola risorsa. Un altro importantissimo vantaggio per noi è stato il collegamento diretto con il reparto amministrativo, la costante sincronizzazione delle informazioni in tempo reale permette ai responsabili dei vari reparti di avere tutti i dati necessari per una corretta gestione del flusso di lavoro.

Anche su questo aspetto con TeamSystem Hospitality abbiamo fatto un vero e proprio salto di qualità. Si può dire che abbiamo iniziato a fare analisi e reportistica da quest’anno da quando abbiamo lo strumento giusto, eliminando del tutto carta e penna o inutili fogli Excel. Adesso possiamo avere tutte le informazioni fondamentali sull’andamento della nostra struttura, in modo semplice e veloce, ma soprattutto aggiornate in tempo reale e con dei report a stampe personalizzate a seconda del ruolo e della mansione di ognuno di noi.

Il nostro giudizio non può che essere positivo, soprattutto nella prima fase di start up abbiamo avuto un supporto rapido e preciso di fronte alle nostre richieste di assistenza. Con tutti i tecnici abbiamo sin da subito instaurato anche un rapporto diretto e tutti hanno sempre dimostrato totale disponibilità di fronte alle nostre esigenze e problematiche.