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Avvocati e stress: tecniche per renderlo un alleato

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Avvocati e stress: tecniche per renderlo un alleato
06/07/2020 | a cura di Mario Alberto Catarozzo – Coach, Formatore, Consulente – CEO di MYPlace Communications | gestione-studio| gestione-team-di-lavoro

Avvocati e stress sembra un binomio scritto a tavolino. L’attività professionale negli ultimi decenni ha visto un aumento del ritmo di lavoro accompagnata da una riduzione della redditività delle attività. Ciò non vuol dire necessariamente aver guadagnato meno, bensì fare più fatica per portare avanti le relazioni con i clienti, la gestione delle richieste con ritmi aumentati e la gestione di un sistema giustizia che non brilla certo per efficienza.

Tutto questo ha comportato un aumento delle tensioni e dello stress di conseguenza. Ipersollecitati da mille input, l’avvocato non riesce più a ricavarsi spazi per studiare e aggiornarsi con calma, per gestire le relazioni interne allo studio programmandole, come le riunioni, a dedicarsi tempo per pensare. Complice in tutto questo anche i nuovi strumenti di comunicazione che, invece di aiutare l’organizzazione del lavoro, molte volte la complicano ulteriormente, soprattutto se non si è abituati a gestirli con determinazione e disciplina. Parliamo della email e della messaggistica come WhatsApp, che sono a pieno titolo oggi i canali di comunicazione privilegiati per relazionarsi con i clienti. Ecco che anche se ci si è ritagliati due ore per stilare il parere o l’atto, nel bel mentre della concentrazione arrivano i bip del messaggio e della email. Siamo così distolti decine di volte da queste intrusioni elettronica che fanno capolino in ogni istante e in ogni luogo. Per non parlare poi dei collaboratori che dal due al tre entrano nel nostro ufficio per chiedere qualcosa e dei pensieri che affollano continuamente la nostra mente facendoci partire per viaggi onirici ad occhi aperti con ansie e stress aggiuntivo.

Insomma, trovare oggi il tempo per fare le cose con calma è un miraggio e di conseguenza anche il modo di farle bene, con la giusta tensione e non con lo stress da scadenza e la sensazione di fotofinish che la accompagna.

Ricordo ancora negli anni giovanili quando mio padre in studio si riservava interi pomeriggi per scrivere (rigorosamente a penna) le comparse conclusionali: ore intere in cui si chiudeva nel suo ufficio, guai a chi osava disturbarlo, in buona compagnia di codici e di volumi del Foro Italiano, per poi comparire dopo ore con il risultato della sua fatica tra le mani e consegnarlo alla segretaria perché lo battesse a macchina; erano gli anni in cui non c’era Internet, non esisteva il telefonino, non si usava il computer; erano gli anni in cui tutto aveva ritmi più umani: telefonate col fisso, fuori dall’ufficio si era introvabili e dentro l’ufficio il tempo era scandito dagli appuntamenti con i clienti, sala d’attesa, filtro della segretaria al telefono, rispetto quasi sacro del tempo del professionista da parte del cliente. E pensare che pure lui dichiarava di essere stressato: non sapeva cosa sarebbe accaduto nei trent’anni successivi.

PARTIAMO BENE

Prima di capire come poter gestire meglio lo stress e di conseguenza la nostra organizzazione in studio e fuori, dobbiamo chiarire che lo stess non è di per sé un problema, anzi. Parliamo di un meccanismo naturale che affonda nella notte dei tempi ed è nato con l’uomo, perché è stato da sempre il meccanismo di difesa che la natura ha previsto per questo mammifero bipede. Lo stress è la risposta ad un pericolo, vero o ipotizzato dall’uomo, che permette all’organismo di armarsi per difendersi. È un modo, quindi, per darci protezione, per garantirci maggiori probabilità di sopravvivenza, per permetterci di rispondere in modo adeguato alle sfide e vincerle.

Per fortuna che abbiamo lo stress a difenderci, altrimenti non saremmo sopravvissuti nella nostra storia evolutiva e saremmo esitinti. Il punto quindi non è vincere questo meccanismo e tantomeno superarlo o ignorarlo (posto che sarebbe impossibile). Il punto è capire come agisce e perché, quali sono gli stimoli che lo attivano e soprattutto come gestirlo in modo da non fargli superare quella soglia che lo rende pericoloso e dannoso. Lo stress è la risposta attacco-fuga di fronte ai pericoli, punto. Il probema non è il meccanismo in sé, quindi, ma quante volte opera in una giornata (quindi la frequenza) come viene attivato (quindi le circostanze) e come viene gestito (quindi la risposta individuale).

Alla luce di quanto sopra è bene sapere che esistono due forme di stress:

  • EUSTRESS, dove il suffisso “eu” indica “buono”, che serve a tutelarci;
  • DISSTRESS, dove il suffisso “dis” indica “no buono”, cioè dannoso e pericoloso per la salute.

STRESS TECNOLOGICO

Uno dei fattori principali dello stress oggi è la tecnologia mal gestita. Il cellulare è un fantastico strumento di lavoro e può semplificare la vita in mille modi. Provate a pensare di togliere dalla vostra vita il cellulare oggi e vedete un po’ come potreste entrare in contatto con gli altri, come potreste gestire le relazioni con i clienti. Sarebbe tutto più complicato. Bene, allora il cellulare è decisamente una grande invenzione. Il punto è l’uso che se ne fa. Averlo sempre con sé, sempre accesso e rispondere sempre può non essere una strategia efficace. Ciò comporta diventare dipendenti da esso, non avere più tempo per concentrarsi, essere interrotti quando meno ce lo aspettiamo. Cosa fare quindi?

Impariamo l’educazione nell’uso del cellulare: ci sono momenti in cui va spento, altri in cui va messo in modalità “aereo” e momenti in cui può essere messo in modalità “silenzioso”.

Per esempio, durante le riunioni in studio il cellulare non va per nulla portato in riunione, va lasciato nella giacca, nel cassetto, dove volete, ma non deve varcare la soglia della sala riunioni.

Durante i lavori che richiedono concentrazione e continuità, come una ricerca giurisprudenziale, la redazione di un atto o di un parere, la telefonata col cliente, il cellulare deve essere messo in modalità aereo, in modo che non disturbi la concentrazione.

Durante il pranzo, oppure la passeggiata per recuperare le energie verso il bar che ci farà il nostro bel caffè, il cellulare va lasciato in ufficio, è il nostro tempo di recupero.

Chi riesce a fare tutto questo? Nessuno! Ecco perché sono tutti stressati.

PROGRAMMARE LE ATTIVITÀ

Prima di partire con una attività sarebbe utile stimare i tempi necessari per svolgerla e poi creare le condizioni per riuscire a rispettarli. Se, per esempio, decidiamo di dedicarci alla stesura di un parere e stimiamo che ci servono due ore continuative concentrate, allora dobbiamo conseguentemente creare le condizioni per poter realizzare lo stesso in quel tempo; metteremo il cellulare in modalità “aereo”, ci sposteremo in un luogo silenzioso dove non saremo disturbati e ci occuperemo monotasking solo di quello; al termine troveremo ad accoglierci una parola magica che si chiama “soddisfazione”.

Al contrario, mettersi a fare una attività con il cellulare acceso, la posta elettronica davanti, la porta dell’ufficio aperta, sarà un invito all’universo perché ci venga a disturbare in tutti i modi. Riceveremo così telefonate, messaggi, email e dopo le decine di interruzione saranno trascorse le due ore di tempo stimate senza aver raggiunto la meta; cominceremo così ad accampare giustificazioni del tipo “certo che non ho finito, mi hanno interrotto mille volte…”. Provate ora a pensare che questa situazione si ripeta più volte al giorno, tutti i giorni, per settimane, mesi, anni. Che dite vi sentite già stressati al solo pensiero?

CORAGGIO

Ciò che serve dunque è innanzitutto consapevolezza di questo meccanismo e del suo agire protettivo; ci servirà poi imparare a programmare le attività, quindi stimare il tempo prima di buttarci a capofitto in una azione e infine dovremmo avere coraggio. Si avete capito bene, coraggio, cioè la capacità di affrontare la paura di non essere reperibili per due ore, di non essere sempre on, di non sapere ciò che accade e quindi desistere dal bisogno continuo di controllo. In realtà, come sapete è un’illusione il controllo, così come la libertà. Se riuscirete a comprendere questi meccanismi, a modificare la mentalità e a prendere in mano con coraggio il vostro tempo, ecco che lo stress tornerà ad avere la sua funzione originaria di sentinella amica che ci protegge contro le avversità e non di sistema immunitario impazzito che reagisce a sé stesso con reazioni alla fine dannose per la salute. Chi doveva proteggerci diventa il primo nemico, perché lo abbiamo confuso sullo scopo della sua azione e sulla direzione in cui troverà il nostro benessere.

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