Come gestire in modo semplice il libro soci di un’associazione sportiva
Un’associazione sportiva si fonda sulle persone che ne fanno parte ed è regolamentata da una serie di documenti associativi. Oltre allo statuto dell’associazione sportiva, il testo fondamentale che disciplina l’attività dell’associazione stessa, uno dei documenti più importanti è il libro soci dell’associazione sportiva. Si tratta di un documento nel quale vengono citati tutti i soci passati e presenti che hanno fatto e fanno parte dell’ente. Ma come si redige il libro soci, e come si gestisce in modo efficace nel tempo, anche dopo anni dalla fondazione della ASD? Ne parliamo in questo articolo.
Cos’è il libro soci di un’associazione sportiva e perché è obbligatorio
Prima di parlare della gestione efficace del libro soci di un’associazione sportiva, diamo una semplice definizione di questo albo. Il libro soci di una ASD può essere definito come l’elenco completo di tutti gli associati, iscritti attualmente e nel passato.
Va detto che non si tratta certo di un mero elenco di nominativi. Per ogni iscritto, il libro soci deve riportare una serie di informazioni: solo in questo modo, infatti, tale documento potrà risultare utile per facilitare la gestione della vita associativa. Senza di esso potrebbe risultare difficile monitorare il comportamento dei vari soci, dal pagamento delle quote associative alla presenza alle assemblee.
Essere iscritti a questo albo vuol dire, da una parte, poter esercitare tutti i diritti elencati nello statuto e, dall’altra, rispettare tutti gli obblighi che questo prevede.
La gestione del libro soci di un’associazione sportiva non è facoltativa. Si tratta infatti di un documento obbligatorio per legge, che deve essere quindi presente e aggiornato regolarmente, per poter essere consultato in caso di controlli per mostrare la regolarità della gestione dell’associazione.
Quali informazioni sono presenti nel libro soci di un’associazione sportiva
Come si è detto, il libro soci è un dettagliato registro degli iscritti. Ma quali informazioni deve contenere?
In realtà non esiste una normativa che impone delle voci obbligatorie, ma, per avere un libro soci dell’associazione sportiva completo e utile, è necessario raccogliere per ogni iscritto almeno le seguenti informazioni di base:
- Dati anagrafici dell’iscritto, a partire da nome e cognome
- Ruolo o carica all’interno dell’associazione
- Informazioni di contatto del socio (quali: indirizzo di posta elettronica, numero di telefono e indirizzo di domicilio)
- Numero di tessera del socio
- Data di iscrizione
- Eventuale data di uscita dall’associazione
Una peculiarità del libro dei soci di un’associazione sportiva è quello di riportare per ogni iscritto anche un numero progressivo di iscrizione, il quale resterà sempre lo stesso: il socio numero 15 è quindi il quindicesimo iscritto, e quel numero resterà sempre legato a quel socio. In casi eccezionali un socio potrebbe ricevere un numero di iscrizione diverso: si parla però unicamente di quei soci che, dopo aver perso la qualifica di iscritto, tornino a far parte dell’associazione, questa volta con un numero progressivo differente.
Quelle di cui abbiamo parlato sino ad ora sono soltanto le voci fondamentali.
Le schede socio, però, possono essere arricchite con altre informazioni integrative, ad esempio relative ai versamenti delle quote associative, alla delibera di ammissione, all’esercizio di voto e via dicendo.
Risulta evidente che il libro soci di un’associazione sportiva rappresenta un documento cruciale, da utilizzare in combinazione con altri documenti associativi, come il libro dei verbali delle assemblee e il libro di prima nota.
Come gestire il libro soci di un’associazione sportiva
Per anni la forma tipica di questo tipo di documento è stata cartacea. Tuttavia negli ultimi anni è sempre più comune la gestione del libro soci in formato elettronico.
Si possono trovare libri soci in semplice formato Excel oppure documenti gestiti in modo decisamente più efficiente, veloce e sicuro, mediante software gestionali per associazioni sportive. Il vantaggio di questa seconda soluzione è molto semplice da comprendere.
Abbiamo detto che il libro soci di un’associazione sportiva deve essere sempre disponibile per la consultazione – anche in caso di controlli – presso la sede dell’associazione, e deve essere completo e aggiornato: questo vuol dire che non si crea ex-novo ogni anno ma, al contrario, si sviluppa di anno in anno, a partire dalla fondazione dell’associazione. Si tratta quindi di un documento unico, che cresce e muta insieme al crescere e al mutare della ASD, divenendo sempre più complesso e ricco di informazioni.
Proprio per far fronte allo sviluppo continuo di un unico documento e al costante incremento di dati, risulta molto utile poter fare affidamento su un software gestionale pensato appositamente per Associazioni e Società Sportive come Sportivi in Cloud. La gestione diventa più facile e veloce, si elimina il costo della stampa e lo spazio occupato dai faldoni, l’accesso al libro soci diventa disponibile in qualsiasi momento e in qualunque luogo e si riduce drasticamente la possibilità di incorrere in errori o nella perdita accidentale di informazioni. Inoltre, utilizzando un software, i dati contenuti nel libro soci dell’associazione sportiva possono essere facilmente incrociati con le informazioni contenute negli altri documenti associativi presenti nello stesso gestionale.
